Blogs

Hoeveel tijd besteed je dagelijks aan het handmatig verwerken van e-mails in je inkoopprocessen? Offertes kopiëren naar Excel, leveranciersinformatie doorsturen naar collega's, of factuurgegevens invoeren in je ERP-systeem. Voor de gemiddelde inkoper is dit een dagelijkse realiteit die kostbare tijd opslokt.

Als inkoopmanager ken je het probleem maar al te goed: je zoekt 1,8 uur per dag naar informatie. Dat ene contract, die leveranciersanalyse van vorig jaar, of de beslissing waarom jullie voor leverancier X hebben gekozen. Het staat ergens in een e-mail, een SharePoint-folder, of in het hoofd van een collega die net met vakantie is.

Het proces van contracteren tot en met betalen kan veel gebruiksvriendelijker en efficienter worden ingericht! Met name door de inzet van de nieuwe mogelijkheden die Generatieve AI biedt. Contract-to-Pay (C2P) omvat het proces van registreren en contracteren van leveranciers, het aanvraag- en bestelproces tot de betaling van de leverancier.  

Dit proces is natuurlijk niet nieuw. Wat wel nieuw is, zijn de mogelijkheden die (generatieve) AI biedt om dit proces nog beter vorm te geven en te ondersteunen. Dit alles ten behoeve van een betere 'buying experience' en een fijnere 'supplier journey'!

Deze blog neemt je mee in deze stappen in het C2P proces en hoe deze inmiddels ondersteund kunnen worden door (generatieve) AI.

Een kanalenstrategie voor Inkoop: waarom één generiek bestelproces niet genoeg is

Op dit moment is er een behoorlijk aantal aanbieders van P2P software op de markt. Deze leveranciers bieden een verscheidenheid aan functionaliteiten en er zijn grote verschillen tussen deze softwarepakketten wat betreft licentiemodel en -kosten. Hoe kom je nu tot de selectie van de juiste leverancier en het juiste pakket, passend bij je organisatie? Dit gaat verder dan alleen functionaliteiten vergelijken. Hier moet gekeken worden naar de doelstellingen van de organisatie en de daarbij behorende (financiële) kaders, maar zeker ook naar de wijze waarop de processen op dit moment verlopen. Waar liggen de knelpunten en waar is winst te behalen? De keuze voor een nieuw P2P systeem maak je vaak voor langere tijd, meestal voor een tijdsbestek van minimaal 7 tot 15 jaar. Het is dus essentieel dat er een weloverwogen besluit wordt genomen voor de keuze van de software en de softwareleverancier. In deze blog zullen we onze aanpak voor de selectie van P2P software stapsgewijs toelichten.

Zoals genoemd in een eerdere blog bestaat er geen one-size-fits-all bestelproces. Elke inkoopcategorie kent zijn eigen specifieke kenmerken, waardoor het P2P proces anders zal verlopen; het bestellen van een laptop is wezenlijk anders dan het bestellen van servicemedewerker voor de reparatie van een machine. Veel organisaties zien dit over het hoofd en gieten alle bestellingen in één of twee inkoopkanalen, wat leidt tot een lage adoptie van het bestel proces. Het wordt door de eindgebruiker soms als eenvoudiger ervaren om de factuur binnen te laten komen en deze goed te keuren. Om het proces van het inleggen van een order zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en daarmee goed in te bedden in de organisatie zal er daarom voor elke inkoopcategorie een strategie bedacht moeten worden. Dit wordt de kanalenstrategie genoemd. In deze blog zal hier verder op ingegaan worden. 

Alvorens in te gaan op wat het Purchase-to-Pay (hierna afgekort tot P2P) proces precies inhoudt is het natuurlijk van belang om te weten waarom er aandacht nodig is voor het P2P proces, het ondersteunende systeem en wat dit voor een organisatie op kan leveren.

In het proces van een Purchase-to-Pay-implementatie (P2P) zijn er veel kansen voor optimalisatie. Deze blog geeft je zes tips voor een betere implementatie van P2P-software; deze best practices zijn verzameld door onze consultants tijdens de implementatie van nieuwe P2P-software.

Nieuwe technologieën als Artificial Intelligence en Blockchain hebben naar verwachting een grote impact voor de invulling van de inkoopfunctie in de nabije toekomst. Tegelijkertijd hebben we in ons inkoopvak nog altijd te maken met voortslepende pijnpunten zoals een gebrek aan tijd en middelen en ook het ontbreken van standaardisatie in processen. Wat betekent dat voor de toekomst van het inkoopvak? Hoe zien de komende 5 jaar eruit?

Deze blog geeft een antwoord op deze vragen en gebruikt hiervoor informatie vanuit het Zycus Pulse of Procurement-onderzoek 2018. Wereldwijd hebben meer dan 400 inkoopprofessionals hieraan deelgenomen.

Click here for the English version

Een soepel proces voor supplier onboarding bij een Purchase-to-Pay-implementatie (P2P) is cruciaal voor het succes van nieuwe P2P-software. Ook het aantal leveranciers en haar geüploade catalogi draagt direct bij aan de ervaren kwaliteit van nieuwe P2P-software door gebruikers. Het standaard stappenplan voor supplier onboarding is vaak wel aanwezig, maar hoe zorg je voor de juiste toepassing?

Deze blog geeft je inzicht in een aantal succes- en faalfactoren in het supplier onboarding proces die onze consultants in de praktijk hebben opgedaan tijdens implementaties van nieuwe P2P-software.