Het proces van contracteren tot en met betalen kan veel gebruiksvriendelijker en efficienter worden ingericht! Met name door de inzet van de nieuwe mogelijkheden die Generatieve AI biedt. Contract-to-Pay (C2P) omvat het proces van registreren en contracteren van leveranciers, het aanvraag- en bestelproces tot de betaling van de leverancier.
Dit proces is natuurlijk niet nieuw. Wat wel nieuw is, zijn de mogelijkheden die (generatieve) AI biedt om dit proces nog beter vorm te geven en te ondersteunen. Dit alles ten behoeve van een betere 'buying experience' en een fijnere 'supplier journey'!
Deze blog neemt je mee in deze stappen in het C2P proces en hoe deze inmiddels ondersteund kunnen worden door (generatieve) AI.
We onderscheiden in dit C2P-proces zes hoofdfasen. Deze hoofdfasen zijn schematisch weergegeven in onderstaande afbeelding.
Processtappen C2P
Vaak begint het proces bij het vastleggen van leveranciersinformatie, contractcreatie en -ondertekening, contractvastlegging en -beheer aan de ene kant en vervolgens de stappen aanvragen, goedkeuren, bestellen, ontvangstregistratie, facturatie en betaling.
Geïntegreerde C2P software kan dit proces ondersteunen en optimaliseren, wat leidt tot beter uitgenutte contracten, kostenbesparingen, betere stuurgegevens, meer proces compliance, risicobeperking en sneller inzicht in kosten.
Laten we per stap kijken wat de rol van software is en de impact van AI kan zijn.
1. Leveranciers Informatie Management: In deze processtap organiseer je als organisatie het aan boord halen van nieuwe leveranciers en het bijhouden/aanvullen van informatie van je bestaande leveranciers. Tegenwoordig kan dit, mede door gebruik te maken van een leveranciersportaal al veel eenvoudiger en gebruiksvriendelijker dan 'vroeger'. In zo'n selfservice portaal kan een leverancier eenvoudig een voorregistratie te doen en de gevraagde (financiële) documentatie en certificaten uploaden. Het portaal kan ook snel inzicht bieden in (financiële) stamdata van een leverancier, mits het portaal goed gekoppeld is aan een C2P of ERP systeem. De leverancier heeft hierbij tevens de mogelijkheid om de organisatie te ondersteunen en inzicht te geven in productinformatie, levertijden, facturatiegegevens en overige informatie. Doordat bij het gebruik van een leveranciersportaal de leverancier al geregistreerd staat is verdere uitrol snel en makkelijk.
AI gedreven: Om het hele proces slimmer en makkelijker te maken is het mogelijk om chatbots en intelligente webformulieren in te zetten die de informatie-uitwisseling tussen de organisatie en leveranciers eenvoudiger maakt. Leveranciers worden door het systeem proactief door jouw organisatie benaderd om bepaalde informatie aan te leveren. Het invullen gaat via het AI gebaseerde webformulier en documenten kunnen door de leverancier bijgevoegd worden. Het AI-systeem valideert dan zelf bijvoorbeeld of het geüploade ISO-certificaat nog geldig is en registreert zelf de metadata in het systeem. Dit scheelt mensen enorm veel werk, zowel bij leveranciers als bij jouw organisatie.
Leveranciers op hun beurt kunnen vragen hebben. Deze kunnen ze dan stellen via de speciaal getrainde AI Chatbot. Hierdoor zijn mensen zelf minder tijd kwijt met het beantwoorden van leveranciersvragen.
2. Contract creëren & reviewen: Zodra je zaken wil gaan doen met een bepaalde leverancier moeten er documenten en contracten worden opgesteld. Slimme C2P systemen voorzien hierin. Met behulp van een contractclausule- en templatebibliotheek kan er eenvoudig en snel een contract opgebouwd worden. Als vanuit beide contractpartijen via het systeem/portaal aan contractwijzigingen en reviews gewerkt wordt, is ook het nakijken en reviewen van contractdocumenten eenvoudig uit te voeren met ingebouwde review- en goedkeuringsflows. Tot slot zijn er voldoende mogelijkheden voor het digitaal ondertekenen van contractdocumenten.
AI gedreven functionaliteiten: er zijn inmiddels ook toepassingen waarmee je via een AI-conversatie met je contractensysteem een nieuw contract opgesteld/gegenereerd kan worden. Hier kunnen ook al gegevens van de contract entiteit toegevoegd worden vanuit andere informatie uit je systeem of vanuit het ingediende tijdens het RfP-traject. Daarnaast kun je het AI-systeem ook vragen om het contract te reviewen of te vergelijken met de inkoopvoorwaarden en/of een ander document. Ook het toevoegen van deze AI-functionaliteiten zal voor een gebruiksvriendelijker en efficiënter contractcreatie en -review proces zorgen.
3. Contract registreren & managen: Na ondertekening treedt het contract in werking en kan men overgaan tot het registreren en managen van het contract en de prestaties van de leverancier. Bij de registratie gaat het om de basisgegevens zoals de leveranciersgegevens en de begin- en einddatum. Ook de afgesproken KPI's en andere parameters kunnen worden bijgehouden en er kan gestuurd worden op de leveranciersprestaties
AI-functionaliteiten: Ook in dit proces kan AI van nut zijn. Je kunt een AI- Agent op de achtergrond hebben draaien die bijvoorbeeld continu de einddata van je contracten monitort en indien een einddatum nadert automatisch een concept verlengings- en opzegbrief genereert. Daarnaast kan middels AI een contractsamenvatting of een uitnuttingsrapport opgesteld worden. De contractmanager kan zich meer concentreren op het interpreteren van informatie in plaats van het zoeken ernaar. Gesprekken met leveranciers kunnen op basis van accuratere rapportages. En de gespreksverslagen en actielijsten kunnen door je AI -systeem gemaakt en bijgehouden worden.
4. Aanvraag & ordermanagement: In een goed C2P systeem zitten het proces van aanvraag t/m order goed geborgd. Het idee hierachter is dat elke medewerker van de organisatie op een eenvoudige manier een aanvraag of bestelling moet kunnen doen. Vaak zien we dat een systeem de volgende inkoopkanalen hanteert; interne catalogus, OCI (Punchout catalogus) of een vrije tekst aanvraag. De keuze is aan de organisatie of de aanvraag direct wordt omgezet naar een order (na doorlopen van de workflow) of dat deze eerst naar afdeling Inkoop gaat. Vaak zien we dat standaardproducten als kantoorartikelen via een OCI-koppeling direct besteld worden. Complexere aanvragen voor producten en diensten met enige omvang gaan via Inkoop en zal of een offertetraject of aanbesteding voor doorlopen worden.
AI-functionaliteiten: Het aanvraag & orderproces leent zich ook zeker voor de inzet van AI, bijvoorbeeld middels een Chatbot, een AI-assistent met wie je het aanvraagproces doorloopt via een gesprek. Op basis van je chatbericht worden de juiste vragen teruggesteld in de chat door de assistent totdat de aanvraag compleet is. Diezelfde AI-assistent zou de aanvragers/bestellers ook naar het juiste contract of de juiste catalogus kunnen leiden. Daarnaast denken we dat AI-agents prima ingezet kunnen worden om bijvoorbeeld voor prijsgevoelige producten de actuele prijzen bij te houden en indien nodig een vervolgactie te nemen.
5. Facturatie tot betaling: Standaard wordt in dit proces de factuur door de leverancier verzonden, dit kan middels XML, pdf of zelfs nog een papieren factuur. De factuur wordt in eerste instantie door het systeem gematcht met order en ontvangstbon. Pas als deze 3-weg match niet gemaakt kan worden, wordt een mens ingeschakeld om te helpen de factuur te beoordelen en eventueel vervolgacties te nemen.
AI-functionaliteiten: AI wordt al veel ingezet om facturen uit een mailbox te halen, alle informatie erin te herkennen en deze in de juiste workflow te zetten. We zien op dit gebied nu ook AI-Agents ingezet worden die een pdf-bestand vertalen naar een XML-bestand. Bij een XML-bestand hoeft er geen OCR scan meer uitgevoerd te worden en is dit gewoon data op data, wat de foutmarge met herkenning als maar kleiner maakt. Dit maakt het proces van afwikkeling van de factuur weer veel eenvoudiger. Indien de AI-toepassing bepaalde informatie mist op de factuur, dan wordt er een email gegenereerd die naar de leverancier gestuurd kan worden.
6. Contract- & Prestatiemanagement: Wanneer het C2P-proces goed is ingericht kan men zich ook gaan richten om daadwerkelijk besparingen en prestaties op de juiste manier in een organisatie te beleggen en te monitoren. Denk hierbij naast standaard prestatiemonitoring op het gebied van levertijd en -kwaliteit ook aan het monitoren van de uitnutting van het contract en prestaties op het gebied van de verlaging van CO2 uitstoot.
AI-functionaliteiten: Generatieve AI kan in dit deel van het C2P proces worden ingezet om vragenlijsten te genereren om leveranciers te evalueren bijvoorbeeld. Tevens kun je met AI de ingevulde vragenlijsten laten analyseren en automatisch begrijpelijke rapporten laten genereren. Daarnaast kun je een AI-bot zo trainen dat deze de kortingsafspraken, kick back fees etc. monitort tegen de daadwerkelijke spend bij de leverancier.
Na het C2P proces komt de Inkoopkanalen strategie
Deze zes “hoofdstappen” worden in (nagenoeg) elke inkopende organisatie doorlopen. Er zijn wel verschillende smaken/varianten binnen deze processen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de verschillende manieren van aanvragen, bestellen en matchen van facturen bijvoorbeeld.. Zo werkt het proces om een consultant in te huren anders dan het bestellen van kantoorartikelen via een catalogus. Voor een optimale inrichting van het C2P proces dient daarom ook een inkoopkanalen strategie gemaakt te worden. Hoe je dat moet doen lees je hier!
Ga je dit jaar aan de slag hiermee? Neem dan vandaag nog contact op voor een gratis C2P quickscangesprek. Want een toekomstbestendig Contract-to-pay betekent ook het toepassen van de mogelijkheden van AI!
Neem contact op met Joost Vromans op 06-25268354 of via joost.vromans@qando.nl
Je kunt ook onderstaand formulier invullen, dan nemen we contact met je op. 
