Het ontbreekt de klant (spend meer dan € 1 miljard) aan inzicht in de relatie tussen de budgetten per afdeling, de gecontracteerde waarde en de daadwerkelijke uitnutting van contracten. De focus lag op de IT-spend van > € 250 miljoen.

Qando heeft een inventarisatie van stakeholders gedaan en de benodigde gegevens opgehaald. Vervolgens zijn deze gestructureerd. Tot slot is er een methodiek inclusief dashboard ontwikkeld en geïmplementeerd.

Resultaten

• Kostenbesparing van 9% gerealiseerd;
• Scherp zijn op contractvoorwaarden, zowel commercieel als inhoudelijk;
• Realistischer contracteren én budgetteren;
• Geen werkkapitaal meer vast in “opgeblazen” budgetten.

Voor deze klant in de publieke sector heeft Qando een Europese aanbesteding begeleid en het contractmanagement opgezet voor het leverings- en onderhoudscontract, dat is afgesloten voor meer dan 10 jaar. Het zwaartepunt bij gunning lag op ontwikkeltijd en kwaliteit. Kwaliteitsissues hebben namelijk een direct effect op de dagelijkse operatie.

Qando heeft een aanbestedingsteam ingericht voor de betrokken stakeholders en heeft samen met hen duidelijke KPI’s voor het contract opgesteld. Alle verplichtingen vanuit het contract zijn zorgvuldig in kaart gebracht en Qando heeft vervolgens de monitoring hiervan verzorgd en bijgestuurd waar nodig.

Resultaten

• Het miljoenenproject is alsnog binnen tijd en budget opgeleverd;
• Goede samenwerking tussen de klant, hoofdaannemer en onderaannemer;
• Tevredenheid bij alle stakeholders inclusief de gebruikers.

Het contractmanagementsysteem bij de klant was slechts gedeeltelijk ingericht bij de oplevering door de leverancier. De inhoud en werkbaarheid waren verre van optimaal.

Qando heeft een analyse uitgevoerd van de gewenste contractmanagementmethodiek en heeft vervolgens het contractmanagementsysteem daarop aangepast. Daarnaast heeft Qando hands-on meegewerkt aan het vullen van het systeem door het opvoeren van nog niet gedigitaliseerde contracten.

Resultaten

• Een werkbaar en geadopteerd contractmanagementsysteem voor de gebruikers;
• 99% van alle contracten (meer dan 1700) is opgevoerd voor een compleet gedigitaliseerd overzicht;
• Systeem wordt nu bedrijfsbreed gebruikt door de contractmanagers en de inkoopcommunity.