Hoeveel tijd besteed je dagelijks aan het handmatig verwerken van e-mails in je inkoopprocessen? Offertes kopiëren naar Excel, leveranciersinformatie doorsturen naar collega's, of factuurgegevens invoeren in je ERP-systeem. Voor de gemiddelde inkoper is dit een dagelijkse realiteit die kostbare tijd opslokt.
Dropflow biedt een elegante oplossing voor dit probleem door e-mails automatisch om te zetten in bruikbare acties. In plaats van eindeloos copy-pasten, forward je simpelweg een e-mail en laat je de AI het werk doen.
Van e-mail naar actie in één klik
Het concept achter Dropflow is briljant in zijn eenvoud. Je stelt een 'flow' in die specificeert welke informatie uit inkomende e-mails moet worden gehaald en waar deze naartoe moet. Voor inkoopteams betekent dit bijvoorbeeld:
- Offerte-informatie automatisch extraheren en doorsturen naar je vergelijkingstool
- Leveranciersgegevens uit introductie-e-mails direct in je leveranciersdatabase plaatsen
- Factuurdata automatisch naar je financiële systemen sturen
- Contractwijzigingen doorsturen naar je juridische team in Slack
Je stuurt de e-mail door naar je persoonlijke Dropflow-adres, en de tool analyseert de inhoud en voert de door jou gedefinieerde acties uit.
Praktische toepassingen in de inkoop
Stel je voor: je ontvangt dagelijks tientallen e-mails van leveranciers. Met Dropflow kun je automatisch:
- Offerteverwerking stroomlijnen: Nieuwe offertes worden automatisch geanalyseerd en de relevante prijsinformatie, leveringsdata en specificaties worden direct in je vergelijkingssheet gezet. Geen handmatig invoeren meer.
- Leverancierscommunicatie centraliseren: Belangrijke updates van leveranciers worden automatisch doorgestuurd naar je team in Slack, zodat iedereen op de hoogte blijft zonder dat jij als doorgeefluik hoeft te fungeren.
- Factuurverwerking versnellen: Inkomende facturen worden automatisch geanalyseerd en de belangrijkste gegevens worden naar je financiële systemen gestuurd, wat de goedkeuringscyclus aanzienlijk verkort.
- Contractbeheer verbeteren: Contractwijzigingen en -verlengingen worden automatisch geregistreerd in je contractbeheersysteem, zodat je nooit meer deadlines mist.
Flexibiliteit zonder technische complexiteit
Wat Dropflow onderscheidt van traditionele automatiseringstools is de gebruiksvriendelijkheid. Je hoeft geen developer te zijn om geavanceerde workflows op te zetten. De tool werkt als een slimme e-mail-API voor niet-techneuten.
Je kunt flows maken voor vrijwel elke situatie: van het extraheren van CV-data bij recruitment tot het verwerken van nieuwsbriefsamenvattingen. Voor inkoopteams betekent dit dat je maatwerk kunt creëren dat perfect aansluit bij jouw specifieke processen.
Integratie met bestaande tools
Dropflow integreert naadloos met de tools die je al gebruikt: Slack voor communicatie, Google Sheets voor analyses, Trello voor projectbeheer, Notion voor documentatie, en nog veel meer. Dit betekent dat je geen nieuwe systemen hoeft te leren of bestaande workflows drastisch hoeft aan te passen.
Kosteneffectieve automatisering
Met een gratis tier voor 5 e-mails per maand en één flow kun je direct experimenteren. Voor €4 per maand krijg je toegang tot meerdere flows en bestemmingen - een fractie van wat je normaal besteedt aan tijdrovende e-mailverwerking.
Voor inkoopteams die dagelijks met grote volumes aan leverancierscommunicatie werken, is dit een investering die zichzelf binnen dagen terugverdient.
Waar je op moet letten bij implementatie
Dropflow werkt het beste bij gestructureerde, eenduidige e-mails. Complexe onderhandelingse-mails of berichten met veel impliciete context vereisen soms handmatige controle om ervoor te zorgen dat de juiste informatie wordt geëxtraheerd. Dit is geen dealbreaker, maar wel iets om rekening mee te houden bij je verwachtingen.
Voor organisaties met strikte compliance-eisen is het belangrijk om te evalueren hoe het doorsturen van e-mails via Dropflow past binnen je beveiligingsbeleid. De tool biedt goede beveiligingsstandaarden, maar zoals bij elke cloud-service moet je afwegen of dit past bij je risk appetite.
De grootste waarde haal je uit Dropflow bij repetitieve, voorspelbare e-mailtypes. Voor eenmalige of zeer specifieke acties kan de tijd die je besteedt aan het opzetten van een flow soms meer zijn dan handmatig uitvoeren. Het is vooral krachtig voor workflows die je regelmatig herhaalt.
Ook belangrijk: begin klein en bouw geleidelijk op. De €4 per maand is een goede investering voor de meeste inkoopteams, maar bij zeer hoge volumes kan je tegen de limieten aanlopen en moet je naar een hoger plan.
Waarom nu beginnen?
E-mailautomatisering is geen luxe meer, maar een noodzaak voor efficiënte inkoopprocessen. Dropflow democratiseert deze technologie door het toegankelijk te maken voor iedereen, ongeacht technische achtergrond.
Begin klein met één flow - bijvoorbeeld het automatisch verwerken van offertes - en bouw geleidelijk uit naar een volledig geautomatiseerde e-mailworkflow.
Nieuwsgierig naar meer AI tools voor inkoop? Luister naar onze aflevering van AI4Procurement over data security, waarin Jacob en Achraf onder andere dieper ingaan op Dropflow en Needle.
Wil je weten hoe AI jouw inkoopprocessen kan optimaliseren? Neem contact op met info@qando.nl voor een vrijblijvend persoonlijk adviesgesprek.
