Blogs

"AI gaat ons inkoopteam de komende twee jaar 30% productiever maken."

Zo klinkt het in de bestuurskamer. Op de werkvloer klinkt het inmiddels toch echt anders. En sinds eind augustus hebben we daar cijfers over.

Glassdoor-econoom Chris Martin analyseerde Amerikaanse medewerkersreviews waarin AI wordt genoemd. Het aantal vermeldingen groeide van mei 2025 tot mei 2026 met 240%. In 2019 was 81% van die reviews positief. In 2026 is dat nog 43%, en 53% is negatief.

De modellen worden elk kwartaal beter. Het oordeel van de mensen die ermee moeten werken wordt elk jaar slechter. Die twee lijnen lopen al zeven jaar uit elkaar.

Ja je hebt gelijk, dit zijn Amerikaanse data, geen Nederlandse. Maar ik train jaarlijks honderden inkopers en andere kenniswerkers en het patroon onder deze cijfers herken ik uit vrijwel elke groep. Daarover straks meer. Eerst: wat kunnen we leren van dit onderzoek?

• Inleiding
  Het einde van onze jubileumaflevering van “AI for Procurement” stond in het teken van praktische tools die je als inkoper direct kunt inzetten. Vooral de tweede besproken tool van de week – de Claude plug-in voor Word – trok onze aandacht door de veelbelovende mogelijkheden voor het optimaliseren van schrijf- en reviewprocessen in de inkooppraktijk. In deze blog delen we de inzichten en ervaringen uit de podcast, inclusief wat kanttekeningen. Nieuwsgierig geworden naar de besproken toepassingen? Luister dan zeker de volledige aflevering voor verdiepende praktijkvoorbeelden en kritische reflectie!

• Claude-integratie in Microsoft Word: veelbelovend voor de inkoper
  Dat AI steeds verder het dagelijkse inkoopwerk insluipt, blijkt wel uit de Claude plug-in voor Word. Waar AI-ondersteuning tot voor kort vaak buiten je workflow viel – bijvoorbeeld copy-paste naar een chatbot en weer terug – zit Claude nu rechtstreeks in je tekstverwerker. Dit betekent bijvoorbeeld dat je direct binnen Word een offerte, leveranciersbrief of beleidsstuk kunt laten samenvatten, ontvlechten of verbeteren. Ook kun je eenvoudig de toon aanpassen aan je doelgroep zonder de originele opmaak kwijt te raken. De track-changes functionaliteit is een slimme toevoeging: alle suggesties worden als bewerkingsvoorstellen getoond, wat in lijn ligt met bestaande reviewprocessen in teams. Daardoor houd je als inkoper altijd zelf de regie, en voorkom je dat AI onbedoeld hele stukken tekst overschrijft.

• Praktische use cases en gebruikerservaringen
  De podcast noemt ontzettend veel herkenbare situaties waarin deze Word-integratie waarde toevoegt. Denk aan het inkorten van rapporten die te lang zijn voor het management, het ombouwen van een informele leveranciersmail naar een formele afwijzingsbrief, of het snel structureren van losse notities tot een coherent voorstel. Vooral voor inkopers die veel moeten schrijven en reviewen – zoals bij contractbeoordelingen of leverancierscommunicatie – biedt de tool uitkomst. Ook voor niet-native Engels sprekenden biedt Claude hulp bij het opschonen en structureren van Engelstalige documenten, iets waar veel internationale inkopers baat bij zullen hebben.

• Kanttekeningen: niet blind vertrouwen op AI
  Toch waarschuwt de podcast, en terecht, dat de integratie van AI in je workflow niet enkel positieve kanten kent. AI-tools zijn nog niet infallible: soms kunnen ze essentiële details verkeerd interpreteren of geven ze tekstuele feedback die niet altijd aansluit bij jouw specifieke eisen als inkoper. Zeker bij juridische, beleidsmatige of vertrouwelijke documenten blijft waakzaamheid geboden. Het advies uit de podcast: “Blijf altijd zelf eindredacteur.” Het is dan ook zaak om elke AI-suggestie kritisch te beoordelen en te voorkomen dat vertrouwelijke informatie op plekken terechtkomt waar je het niet wilt hebben. AI in Word maakt taken sneller en efficiënter, maar vereist juist daarom een scherpe blik en duidelijke governance binnen je organisatie.

• Luistertip
  Wil je weten welke andere slimme tools op je radar moeten staan én meteen een praktijkgeluid horen over waar nog valkuilen liggen? In onze podcastaflevering behandelen we nog veel meer scenario’s en adviezen die direct toepasbaar zijn voor inkoopteams. Beluister de hele aflevering en blijf vooroplopen met een scherpe, maar realistische blik op AI in jouw inkoopproces.

Bij juridische afdelingen groeide het gebruik van AI-agents sinds februari met een factor 108. Sales en recruitment: 41x. Marketing: 26x. Inkoop komt helaas in dit rijtje niet voor.

Dat rijtje komt uit het Enterprise Signals-rapport dat OpenAI op 12 augustus bijwerkte, over het gebruik van zijn zakelijke klanten tussen januari en juni 2026. Het is niet het eerste rapport over AI-adoptie, en het zal niet het laatste zijn. Maar het is het eerste dat ik ken dat de kloof tussen koplopers en de rest maand voor maand meet, met dezelfde meetlat. En wat die meetlat laat zien, hoort op de agenda van elke directie die het afgelopen jaar AI-licenties heeft goedgekeurd.

Blabby.ai – omdat jij sneller praat dan dat je typt (werkt zelfs in Gmail, Outlook en ChatGPT!)

Optimaliseer je dag: Ontdek de kracht van Ambient.us, je AI Chief of Staff

Hoeveel tijd en energie besteed jij dagelijks aan het typen van e-mails, verslagen en notities? Veel kenniswerkers in het inkoop-& contractmanagementvak besteden uren per week aan het langzaam en handmatig omzetten van hun gedachten naar tekst. Alleen jij typt langzamer dan dat je praat, toch?

Hoeveel tijd besteed jij dagelijks aan het verzamelen, analyseren en presenteren van data uit de eigen organisatie, marktdata, leveranciersgegevens, offertes etc.? Teams chats, spreadsheets, mails en documenten handmatig combineren tot professionele presentaties of rapportages kost veel kostbare tijd.

Hoeveel tijd besteed je dagelijks aan het handmatig verwerken van e-mails in je inkoopprocessen? Offertes kopiëren naar Excel, leveranciersinformatie doorsturen naar collega's, of factuurgegevens invoeren in je ERP-systeem. Voor de gemiddelde inkoper is dit een dagelijkse realiteit die kostbare tijd opslokt.

Als inkoopmanager ken je het probleem maar al te goed: je zoekt 1,8 uur per dag naar informatie. Dat ene contract, die leveranciersanalyse van vorig jaar, of de beslissing waarom jullie voor leverancier X hebben gekozen. Het staat ergens in een e-mail, een SharePoint-folder, of in het hoofd van een collega die net met vakantie is.

Het proces van contracteren tot en met betalen kan veel gebruiksvriendelijker en efficienter worden ingericht! Met name door de inzet van de nieuwe mogelijkheden die Generatieve AI biedt. Contract-to-Pay (C2P) omvat het proces van registreren en contracteren van leveranciers, het aanvraag- en bestelproces tot de betaling van de leverancier.  

Dit proces is natuurlijk niet nieuw. Wat wel nieuw is, zijn de mogelijkheden die (generatieve) AI biedt om dit proces nog beter vorm te geven en te ondersteunen. Dit alles ten behoeve van een betere 'buying experience' en een fijnere 'supplier journey'!

Deze blog neemt je mee in deze stappen in het C2P proces en hoe deze inmiddels ondersteund kunnen worden door (generatieve) AI.

Een kanalenstrategie voor Inkoop: waarom één generiek bestelproces niet genoeg is

Tijdens het Pinksterweekend had ik wat meer tijd om nog eens naar The A.I. Dilemma, een interessante presentatie van Aza Raskin en Tristan Harris, ja die van The Social Dilemma te kijken.

 Allereerst: denk je dat ik deze blog zelf geschreven heb?

Op 21 en 22 september 2022 vond Digital Procurement World plaats in de Beurs van Berlage in Amsterdam. Ook een afvaardiging van Qando heeft zich hier met dank aan YPP twee dagen ondergedompeld in de wondere wereld van Digital Procurement. Twee dagen vol inspirerende sprekers, leerzame break-out sessies en digital procurement startups die zich aan het publiek presenteerden.

Hi, welkom bij mijn tweede blog over mijn tijd bij Qando! Inmiddels is het alweer 3 maanden geleden dat ik hier als net afgestudeerde begonnen ben als Digital Procurement Consultant. Ook de afgelopen weken zijn weer voorbijgevlogen. De leercurve is nog steeds erg stijl en zal dat voorlopig ook nog wel blijven. Juist dat zorgt ervoor dat elke week er weer anders uitziet en net zo leerzaam is als de voorgaande.

Hi, mijn naam is Sjors Peters en ik ben in januari gestart als junior consultant bij Qando. In een serie blogs neem ik jullie mee in mijn eerste maanden bij Qando! 

De afgelopen vier weken heb ik mijn eerste praktijkervaring binnen inkoopdigitalisering opgedaan. Een grote, spannende maar vooral leuke stap. Helaas hebben we nog steeds te maken met corona, en dat betekent veel thuiswerken. Desondanks kan ik terugkijken op een hele leuke en leerzame maand.

De geselecteerde softwareoplossing kan nog zo goed zijn, wanneer de implementatie niet goed uitgevoerd wordt, zal de gekozen oplossing geen succes worden voor uw organisatie. Het is daarom van groot belang dat de implementatie goed wordt uitgevoerd. Een goede implementatie zorgt voor een hoge adoptie graad: in onze optiek een van de belangrijkste graadmeters voor het succes van een implementatie. In deze blog geven we een overzicht van onze top 8 kritische succesfactoren bij een implementatie van P2P software. 

Op dit moment is er een behoorlijk aantal aanbieders van P2P software op de markt. Deze leveranciers bieden een verscheidenheid aan functionaliteiten en er zijn grote verschillen tussen deze softwarepakketten wat betreft licentiemodel en -kosten. Hoe kom je nu tot de selectie van de juiste leverancier en het juiste pakket, passend bij je organisatie? Dit gaat verder dan alleen functionaliteiten vergelijken. Hier moet gekeken worden naar de doelstellingen van de organisatie en de daarbij behorende (financiële) kaders, maar zeker ook naar de wijze waarop de processen op dit moment verlopen. Waar liggen de knelpunten en waar is winst te behalen? De keuze voor een nieuw P2P systeem maak je vaak voor langere tijd, meestal voor een tijdsbestek van minimaal 7 tot 15 jaar. Het is dus essentieel dat er een weloverwogen besluit wordt genomen voor de keuze van de software en de softwareleverancier. In deze blog zullen we onze aanpak voor de selectie van P2P software stapsgewijs toelichten.

Zoals genoemd in een eerdere blog bestaat er geen one-size-fits-all bestelproces. Elke inkoopcategorie kent zijn eigen specifieke kenmerken, waardoor het P2P proces anders zal verlopen; het bestellen van een laptop is wezenlijk anders dan het bestellen van servicemedewerker voor de reparatie van een machine. Veel organisaties zien dit over het hoofd en gieten alle bestellingen in één of twee inkoopkanalen, wat leidt tot een lage adoptie van het bestel proces. Het wordt door de eindgebruiker soms als eenvoudiger ervaren om de factuur binnen te laten komen en deze goed te keuren. Om het proces van het inleggen van een order zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en daarmee goed in te bedden in de organisatie zal er daarom voor elke inkoopcategorie een strategie bedacht moeten worden. Dit wordt de kanalenstrategie genoemd. In deze blog zal hier verder op ingegaan worden. 

In de vorige blog hebben we aangegeven dat het Purchase-to-Pay (P2P) proces bestaat uit 6 verschillende stappen; aanvragen, goedkeuren, bestellen, ontvangst registratie, facturatie en betaling. Op het eerste gezicht een eenvoudig en overzichtelijk proces. Op bol.com lukt het ook (nagenoeg) iedereen om een bestelling te plaatsen, de goederen te ontvangen en te betalen. Waarom is het P2P proces dan vaak toch een grote uitdaging binnen organisaties?

Purchase-to-Pay (P2P) behelst het gehele proces van aanvragen tot betalen binnen een organisatie. Dit proces bestaat uit verschillende stappen; aanvragen, goedkeuren, bestellen, ontvangst registratie, facturatie en betaling. Dit proces kan ondersteund worden middels P2P software. Geïntegreerde P2P softwareoplossingen kunnen ondersteunen bij het optimaliseren van het inkoopproces, wat resulteert in kostenbesparing (of kostenvermijding), verbeterde financiële controles, verhoogde proces compliance en het mitigeren van risico’s. In deze blog zal ingegaan worden op de stappen in P2P proces.

Alvorens in te gaan op wat het Purchase-to-Pay (hierna afgekort tot P2P) proces precies inhoudt is het natuurlijk van belang om te weten waarom er aandacht nodig is voor het P2P proces, het ondersteunende systeem en wat dit voor een organisatie op kan leveren.

De huidige en komende generaties zijn opgegroeid als digital natives. Voor hen is het aanschaffen van goederen en/of diensten via het internet de normaalste zaak van de wereld. Ze zijn dan ook gewend aan de “bol.com ervaring” en verwachten dit ook van bedrijfssoftware. Wanneer gekeken wordt naar de huidige status van het aanvraag tot betalingsproces (ook wel Purchase-to-Pay, hierna P2P genoemd) en bijbehorende P2P software binnen bedrijven, blijkt dit niet te voldoen aan de verwachtingen van de eindgebruikers. Zo heeft men te maken met een verouderde user interface en is de software die ingezet wordt om dit proces te ondersteunen vaak niet intuïtief genoeg (AT Kearney, 2019)*, NITO (Qando, 2019). Dit is opvallend, gezien het P2P proces dwars door veel bedrijfsprocessen heen loopt en hierdoor veel gebruikers heeft binnen organisaties. Immers, bijna iedereen doet zaken met leveranciers en deze willen uiteindelijk uiteraard betaald worden voor door hen geleverde goederen en/of diensten.

Click here for English version

Op 28 maart hebben we met 20 inkoopmanagers gedineerd in het majestueuze Kasteel Maurick te Vught. Het authentieke bouwwerk dateert van ± 1400 en werd pas in 1914 voorzien van elektriciteit, iets wat na ruim 100 jaar niet meer weg te denken is in onze maatschappij van mobile devices en Internet of Things. Zou hetzelfde gelden voor Artificial Intelligence (AI) over 100 jaar?

Click here for the English version

Strategic Category Management als tool of methode is jaren geleden al geïntroduceerd in de Retail en B2C-markten, als middel om meer rendement uit een product of productgroep te genereren. In Category Management in de Retail- en B2C markten komen inkoop, verkoop, marketing, winkelformules en logistiek als specialismen bij elkaar om ‘winners’ te creëren in de winkelschappen.

Ook in de B2B-markten is het begrip ‘category manager’ in plaats van ‘inkoper’ voor een product of productgroep meer en meer in opkomst met als doel om aan te geven dat een inkoper zich specialiseert in een product of productgroep om zo optimaal te kunnen bijdragen aan de bedrijfs-en inkoopdoelstellingen. Het verschil met de B2C-markt is echter dat de B2B-category manager zich minder/niet met marketing en sales zal bemoeien, omdat deze persoon doorgaans geen eindproducten inkoopt.

Click here for the English version

Bij het definiëren van een project wordt de keuze gemaakt om te sturen op lage kosten of op de kortste doorlooptijd, waarbij de variabelen scope en kwaliteit gelijk blijven. In de huidige hoogconjunctuur wordt time to market vaak gezien als belangrijkste driver en daarmee wordt een project tijd gedreven. Gevolg hiervan is dat een project niet tegen de laagste kosten zal worden uitgevoerd.

Kosten en doorlooptijd kunnen namelijk niet los van elkaar gezien worden: een langere doorlooptijd beïnvloedt de kosten negatief door doorlopende teamkosten, bouwplaatskosten etc.. Een kortere doorlooptijd zorgt ervoor dat er minder tijd wordt geïnvesteerd in het ontwerp en er minder tijd uit wordt getrokken in het inkoopproces om leveranciers te onderzoeken en te onderhandelen over prijzen en condities. Hierdoor zullen de specificaties minder gedetailleerd zijn en nemen kosten en risico’s in het project toe.

In dit artikel zullen we aan de hand van de theorie van Williamson betogen dat er ook in een tijdgedreven project voldoende tijd genomen moet worden om een goede scope te schrijven en er voldoende tijd moet worden genomen om de juiste prijzen en condities af te spreken met leveranciers zodat de doelen van het project behaald kunnen worden.

In het proces van een Purchase-to-Pay-implementatie (P2P) zijn er veel kansen voor optimalisatie. Deze blog geeft je zes tips voor een betere implementatie van P2P-software; deze best practices zijn verzameld door onze consultants tijdens de implementatie van nieuwe P2P-software.

Dit is de eerste in een serie van blogs die ik de komende tijd ga schrijven over digitale technologie en de impact hiervan op inkoop. Het eerste onderwerp is Artificial Intelligence (AI), door Gartner genoemd als één van de meest veelbelovende digitale ontwikkelingen voor inkooptoepassingen. Deze digitale ontwikkelingen gaan zo snel dat de achterstand die inkoop al heeft op het gebied van inzet van IT in organisaties alleen maar groter wordt. Hierdoor wordt het steeds moeilijker om een strategische rol te kunnen vervullen, om waarde toe te voegen.

Nieuwe technologieën als Artificial Intelligence en Blockchain hebben naar verwachting een grote impact voor de invulling van de inkoopfunctie in de nabije toekomst. Tegelijkertijd hebben we in ons inkoopvak nog altijd te maken met voortslepende pijnpunten zoals een gebrek aan tijd en middelen en ook het ontbreken van standaardisatie in processen. Wat betekent dat voor de toekomst van het inkoopvak? Hoe zien de komende 5 jaar eruit?

Deze blog geeft een antwoord op deze vragen en gebruikt hiervoor informatie vanuit het Zycus Pulse of Procurement-onderzoek 2018. Wereldwijd hebben meer dan 400 inkoopprofessionals hieraan deelgenomen.

Click here for the English version

Een soepel proces voor supplier onboarding bij een Purchase-to-Pay-implementatie (P2P) is cruciaal voor het succes van nieuwe P2P-software. Ook het aantal leveranciers en haar geüploade catalogi draagt direct bij aan de ervaren kwaliteit van nieuwe P2P-software door gebruikers. Het standaard stappenplan voor supplier onboarding is vaak wel aanwezig, maar hoe zorg je voor de juiste toepassing?

Deze blog geeft je inzicht in een aantal succes- en faalfactoren in het supplier onboarding proces die onze consultants in de praktijk hebben opgedaan tijdens implementaties van nieuwe P2P-software.

Click here for English version

Het team van Qando heeft een bijzonder leuke en leerzame tijd gehad in Praag. De historie van de stad is indrukwekkend en we hebben een aantal bijzondere locaties bezocht, waaronder het Klementinum en Villa Richter.

Als Gold sponsor van het eerste Zycus-evenement in Europa heeft Qando een actieve bijdrage mogen leveren aan het succes van dit driedaagse congres. In het bijzonder is onze eigen break-out sessie goed geslaagd: Don’t Just buy and implement Procurement Software. Get it Adopted!

Zycus Horizon, het welbekende evenement bij inkoopprofessionals in de Verenigde Staten, komt dit jaar voor het eerst naar Europa. Het is een bewezen succesvol recept van meerdere dagen netwerken, inspirerende klantcases, paneldiscussies, break-out sessies en technologie-updates door o.a. Gartner, Forrester in een sfeervolle omgeving.

Click here for English version

De impact van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is eerder al beschreven door mijn collega Jos Doensen; de noodzaak van het evalueren van de consequenties ervan zijn door Jos uitvoerig toegelicht. Deze aanvullende blog diept een aantal aandachtspunten voor de contractmanager (maar ook de inkoper) uit.

Samenvatting van het afstudeeronderzoek van Jasper van de Veerdonk bij Qando. In januari 2018 is hij succesvol afgestudeerd met een 7,5 aan de Universiteit van Tilburg. Naast literatuuronderzoek, heeft hij input verzameld middels 10 interviews bij relaties van Qando.

Het gebruik van inkoopsoftware is de toekomst voor elke professionele inkooporganisatie. Hierbij is een volledige adoptie gewenst omdat er sprake is van substantiële investerings- en onderhoudskosten; dan wil je ook een hoog rendement, toch?

Staat uw organisatie binnenkort voor de uitdaging om inkoopsoftware te implementeren? Of heeft u inkoopsoftware geïmplementeerd maar valt de adoptie tegen? Dan geeft deze blog relevante informatie om deze uitdaging voorbereid tegemoet te gaan.

De inkoopprocessen groeiden gaandeweg binnen de organisatie, het inkoopteam evolueerde tot een volwassen eenheid en met enige regelmaat werd er een nieuwe tool geïntroduceerd die het leven van de inkopers makkelijker moest maken. Hiermee werd de noodzaak van verhoogde contract compliance of de wens voor een snellere doorlooptijd van het sourcingproces ingevuld.

Klinkt bekend, nietwaar?

Vanaf het moment dat de nieuwe software live gaat, zijn complexe, zelfgebouwde Excelbestanden niet meer nodig, is er altijd één systeem met alle up-to-date contract- en leveranciersgegevens; de processen voor o.a. sourcing en spend analyse gaan vlotter dan ooit tevoren. De software is erg gebruiksvriendelijk en alle inkopers kunnen inloggen op computer & mobiele app om vervolgens direct aan de slag met zijn/haar taken.

Te mooi om waar zijn, toch?

Blockchain is inmiddels het stadium van hype voorbij. Aan deze technologie wordt al een tijdje een grote toekomst toegedicht. Het blijft echter vaak bij het tekenen van vergezichten en potentiële toepassingen in brede zin. De concrete kansen en mogelijkheden voor het ondersteunen van inkoop en supply chainmanagement processen ontbreken nog.

Click here for English version

Op 25 mei 2018 wordt de huidige ‘Wet bescherming persoonsgegevens’ (Wbp) buitenwerking gesteld en opgevolgd door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Een aantal zaken ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens zal veranderen, alsmede de gevolgen van overtreden van de nieuwe wetgeving. Deze blog beschrijft in het kort de wetgeving, de gevolgen van overtreding van de wet en het geeft tevens enkele handvatten om risico’s te beperken in contracten.

Click here for English version

IT-leveranciers hebben vaak een sterke machtspositie ten opzichte van bedrijven. Het veranderen van IT-dienstverlener brengt vaak forse switchingkosten met zich mee, zoals bijvoorbeeld het veranderen van interfaces, het opnieuw inrichten van processen, opleiden van mensen en versnelde afschrijvingen. Naast de directe kosten zijn er risico’s verbonden aan het veranderen van een dienstverlener, want indien het mis gaat kan er verlies van productie, verkoop, data etc. optreden.

Implementaties en de toekomst van inkoop

Click here for English version

De derde dag begon met met het delen van ervaringen door Paul Stasko van Curtiss-Wright die waren opgedaan tijdens en na de implementatie van Zycus. Ze zijn begonnen met de uitrol van Zycus iAnalyze en hebben daarmee met name kostenbesparingen gerealiseerd voor Non Product Related (NPR) spend. Vervolgens zijn ze gestart met het uitrollen van de andere modules.

Click here for English version

Afgelopen week was een drietal medewerkers van Qando aanwezig bij Horizon, het grootste jaarlijkse evenement van onze software-partner Zycus. Van over de hele wereld kwamen (potientiële) klanten, analisten, experts en partners af op dit driedaags inkoopcongres in het The Roosevelt Waldorf Astoria Hotel in New Orleans. Een mooi gezelschap van ongeveer 200 mensen. Het thema: Beyond savings, beyond value.

In vijf stappen naar succes!

Continu verbeteren is iets waar iedere inkooporganisatie naar streeft. De vraag is hoe u dit realiseert? Hoe zorgt u voor heldere doelstellingen die breed gedragen worden onder de medewerkers? Welke afspraken maakt u en op welke wijze bespreekt u deze in het team? Aan welke knoppen kan u gedurende het jaar draaien om de doelstellingen te behalen? In dit artikel wordt beschreven hoe u in vijf stappen invulling geeft aan continue verbetering middels inkoop performance management.