Blogs

Tijdens het Pinksterweekend had ik wat meer tijd om nog eens naar The A.I. Dilemma, een interessante presentatie van Aza Raskin en Tristan Harris, ja die van The Social Dilemma te kijken.

 Allereerst: denk je dat ik deze blog zelf geschreven heb?

Op 21 en 22 september 2022 vond Digital Procurement World plaats in de Beurs van Berlage in Amsterdam. Ook een afvaardiging van Qando heeft zich hier met dank aan YPP twee dagen ondergedompeld in de wondere wereld van Digital Procurement. Twee dagen vol inspirerende sprekers, leerzame break-out sessies en digital procurement startups die zich aan het publiek presenteerden.

Hi, welkom bij mijn tweede blog over mijn tijd bij Qando! Inmiddels is het alweer 3 maanden geleden dat ik hier als net afgestudeerde begonnen ben als Digital Procurement Consultant. Ook de afgelopen weken zijn weer voorbijgevlogen. De leercurve is nog steeds erg stijl en zal dat voorlopig ook nog wel blijven. Juist dat zorgt ervoor dat elke week er weer anders uitziet en net zo leerzaam is als de voorgaande.

Hi, mijn naam is Sjors Peters en ik ben in januari gestart als junior consultant bij Qando. In een serie blogs neem ik jullie mee in mijn eerste maanden bij Qando! 

De afgelopen vier weken heb ik mijn eerste praktijkervaring binnen inkoopdigitalisering opgedaan. Een grote, spannende maar vooral leuke stap. Helaas hebben we nog steeds te maken met corona, en dat betekent veel thuiswerken. Desondanks kan ik terugkijken op een hele leuke en leerzame maand.

De geselecteerde softwareoplossing kan nog zo goed zijn, wanneer de implementatie niet goed uitgevoerd wordt, zal de gekozen oplossing geen succes worden voor uw organisatie. Het is daarom van groot belang dat de implementatie goed wordt uitgevoerd. Een goede implementatie zorgt voor een hoge adoptie graad: in onze optiek een van de belangrijkste graadmeters voor het succes van een implementatie. In deze blog geven we een overzicht van onze top 8 kritische succesfactoren bij een implementatie van P2P software. 

Op dit moment is er een behoorlijk aantal aanbieders van P2P software op de markt. Deze leveranciers bieden een verscheidenheid aan functionaliteiten en er zijn grote verschillen tussen deze softwarepakketten wat betreft licentiemodel en -kosten. Hoe kom je nu tot de selectie van de juiste leverancier en het juiste pakket, passend bij je organisatie? Dit gaat verder dan alleen functionaliteiten vergelijken. Hier moet gekeken worden naar de doelstellingen van de organisatie en de daarbij behorende (financiële) kaders, maar zeker ook naar de wijze waarop de processen op dit moment verlopen. Waar liggen de knelpunten en waar is winst te behalen? De keuze voor een nieuw P2P systeem maak je vaak voor langere tijd, meestal voor een tijdsbestek van minimaal 7 tot 15 jaar. Het is dus essentieel dat er een weloverwogen besluit wordt genomen voor de keuze van de software en de softwareleverancier. In deze blog zullen we onze aanpak voor de selectie van P2P software stapsgewijs toelichten.

Zoals genoemd in een eerdere blog bestaat er geen one-size-fits-all bestelproces. Elke inkoopcategorie kent zijn eigen specifieke kenmerken, waardoor het P2P proces anders zal verlopen; het bestellen van een laptop is wezenlijk anders dan het bestellen van servicemedewerker voor de reparatie van een machine. Veel organisaties zien dit over het hoofd en gieten alle bestellingen in één of twee inkoopkanalen, wat leidt tot een lage adoptie van het bestel proces. Het wordt door de eindgebruiker soms als eenvoudiger ervaren om de factuur binnen te laten komen en deze goed te keuren. Om het proces van het inleggen van een order zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en daarmee goed in te bedden in de organisatie zal er daarom voor elke inkoopcategorie een strategie bedacht moeten worden. Dit wordt de kanalenstrategie genoemd. In deze blog zal hier verder op ingegaan worden. 

In de vorige blog hebben we aangegeven dat het Purchase-to-Pay (P2P) proces bestaat uit 6 verschillende stappen; aanvragen, goedkeuren, bestellen, ontvangst registratie, facturatie en betaling. Op het eerste gezicht een eenvoudig en overzichtelijk proces. Op bol.com lukt het ook (nagenoeg) iedereen om een bestelling te plaatsen, de goederen te ontvangen en te betalen. Waarom is het P2P proces dan vaak toch een grote uitdaging binnen organisaties?

Purchase-to-Pay (P2P) behelst het gehele proces van aanvragen tot betalen binnen een organisatie. Dit proces bestaat uit verschillende stappen; aanvragen, goedkeuren, bestellen, ontvangst registratie, facturatie en betaling. Dit proces kan ondersteund worden middels P2P software. Geïntegreerde P2P softwareoplossingen kunnen ondersteunen bij het optimaliseren van het inkoopproces, wat resulteert in kostenbesparing (of kostenvermijding), verbeterde financiële controles, verhoogde proces compliance en het mitigeren van risico’s. In deze blog zal ingegaan worden op de stappen in P2P proces.

Alvorens in te gaan op wat het Purchase-to-Pay (hierna afgekort tot P2P) proces precies inhoudt is het natuurlijk van belang om te weten waarom er aandacht nodig is voor het P2P proces, het ondersteunende systeem en wat dit voor een organisatie op kan leveren.

De huidige en komende generaties zijn opgegroeid als digital natives. Voor hen is het aanschaffen van goederen en/of diensten via het internet de normaalste zaak van de wereld. Ze zijn dan ook gewend aan de “bol.com ervaring” en verwachten dit ook van bedrijfssoftware. Wanneer gekeken wordt naar de huidige status van het aanvraag tot betalingsproces (ook wel Purchase-to-Pay, hierna P2P genoemd) en bijbehorende P2P software binnen bedrijven, blijkt dit niet te voldoen aan de verwachtingen van de eindgebruikers. Zo heeft men te maken met een verouderde user interface en is de software die ingezet wordt om dit proces te ondersteunen vaak niet intuïtief genoeg (AT Kearney, 2019)*, NITO (Qando, 2019). Dit is opvallend, gezien het P2P proces dwars door veel bedrijfsprocessen heen loopt en hierdoor veel gebruikers heeft binnen organisaties. Immers, bijna iedereen doet zaken met leveranciers en deze willen uiteindelijk uiteraard betaald worden voor door hen geleverde goederen en/of diensten.

Click here for English version

Op 28 maart hebben we met 20 inkoopmanagers gedineerd in het majestueuze Kasteel Maurick te Vught. Het authentieke bouwwerk dateert van ± 1400 en werd pas in 1914 voorzien van elektriciteit, iets wat na ruim 100 jaar niet meer weg te denken is in onze maatschappij van mobile devices en Internet of Things. Zou hetzelfde gelden voor Artificial Intelligence (AI) over 100 jaar?

Click here for the English version

Strategic Category Management als tool of methode is jaren geleden al geïntroduceerd in de Retail en B2C-markten, als middel om meer rendement uit een product of productgroep te genereren. In Category Management in de Retail- en B2C markten komen inkoop, verkoop, marketing, winkelformules en logistiek als specialismen bij elkaar om ‘winners’ te creëren in de winkelschappen.

Ook in de B2B-markten is het begrip ‘category manager’ in plaats van ‘inkoper’ voor een product of productgroep meer en meer in opkomst met als doel om aan te geven dat een inkoper zich specialiseert in een product of productgroep om zo optimaal te kunnen bijdragen aan de bedrijfs-en inkoopdoelstellingen. Het verschil met de B2C-markt is echter dat de B2B-category manager zich minder/niet met marketing en sales zal bemoeien, omdat deze persoon doorgaans geen eindproducten inkoopt.

Click here for the English version

Bij het definiëren van een project wordt de keuze gemaakt om te sturen op lage kosten of op de kortste doorlooptijd, waarbij de variabelen scope en kwaliteit gelijk blijven. In de huidige hoogconjunctuur wordt time to market vaak gezien als belangrijkste driver en daarmee wordt een project tijd gedreven. Gevolg hiervan is dat een project niet tegen de laagste kosten zal worden uitgevoerd.

Kosten en doorlooptijd kunnen namelijk niet los van elkaar gezien worden: een langere doorlooptijd beïnvloedt de kosten negatief door doorlopende teamkosten, bouwplaatskosten etc.. Een kortere doorlooptijd zorgt ervoor dat er minder tijd wordt geïnvesteerd in het ontwerp en er minder tijd uit wordt getrokken in het inkoopproces om leveranciers te onderzoeken en te onderhandelen over prijzen en condities. Hierdoor zullen de specificaties minder gedetailleerd zijn en nemen kosten en risico’s in het project toe.

In dit artikel zullen we aan de hand van de theorie van Williamson betogen dat er ook in een tijdgedreven project voldoende tijd genomen moet worden om een goede scope te schrijven en er voldoende tijd moet worden genomen om de juiste prijzen en condities af te spreken met leveranciers zodat de doelen van het project behaald kunnen worden.

In het proces van een Purchase-to-Pay-implementatie (P2P) zijn er veel kansen voor optimalisatie. Deze blog geeft je zes tips voor een betere implementatie van P2P-software; deze best practices zijn verzameld door onze consultants tijdens de implementatie van nieuwe P2P-software.

Dit is de eerste in een serie van blogs die ik de komende tijd ga schrijven over digitale technologie en de impact hiervan op inkoop. Het eerste onderwerp is Artificial Intelligence (AI), door Gartner genoemd als één van de meest veelbelovende digitale ontwikkelingen voor inkooptoepassingen. Deze digitale ontwikkelingen gaan zo snel dat de achterstand die inkoop al heeft op het gebied van inzet van IT in organisaties alleen maar groter wordt. Hierdoor wordt het steeds moeilijker om een strategische rol te kunnen vervullen, om waarde toe te voegen.

Nieuwe technologieën als Artificial Intelligence en Blockchain hebben naar verwachting een grote impact voor de invulling van de inkoopfunctie in de nabije toekomst. Tegelijkertijd hebben we in ons inkoopvak nog altijd te maken met voortslepende pijnpunten zoals een gebrek aan tijd en middelen en ook het ontbreken van standaardisatie in processen. Wat betekent dat voor de toekomst van het inkoopvak? Hoe zien de komende 5 jaar eruit?

Deze blog geeft een antwoord op deze vragen en gebruikt hiervoor informatie vanuit het Zycus Pulse of Procurement-onderzoek 2018. Wereldwijd hebben meer dan 400 inkoopprofessionals hieraan deelgenomen.

Click here for the English version

Een soepel proces voor supplier onboarding bij een Purchase-to-Pay-implementatie (P2P) is cruciaal voor het succes van nieuwe P2P-software. Ook het aantal leveranciers en haar geüploade catalogi draagt direct bij aan de ervaren kwaliteit van nieuwe P2P-software door gebruikers. Het standaard stappenplan voor supplier onboarding is vaak wel aanwezig, maar hoe zorg je voor de juiste toepassing?

Deze blog geeft je inzicht in een aantal succes- en faalfactoren in het supplier onboarding proces die onze consultants in de praktijk hebben opgedaan tijdens implementaties van nieuwe P2P-software.

Click here for English version

Het team van Qando heeft een bijzonder leuke en leerzame tijd gehad in Praag. De historie van de stad is indrukwekkend en we hebben een aantal bijzondere locaties bezocht, waaronder het Klementinum en Villa Richter.

Als Gold sponsor van het eerste Zycus-evenement in Europa heeft Qando een actieve bijdrage mogen leveren aan het succes van dit driedaagse congres. In het bijzonder is onze eigen break-out sessie goed geslaagd: Don’t Just buy and implement Procurement Software. Get it Adopted!

Zycus Horizon, het welbekende evenement bij inkoopprofessionals in de Verenigde Staten, komt dit jaar voor het eerst naar Europa. Het is een bewezen succesvol recept van meerdere dagen netwerken, inspirerende klantcases, paneldiscussies, break-out sessies en technologie-updates door o.a. Gartner, Forrester in een sfeervolle omgeving.

Click here for English version

De impact van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is eerder al beschreven door mijn collega Jos Doensen; de noodzaak van het evalueren van de consequenties ervan zijn door Jos uitvoerig toegelicht. Deze aanvullende blog diept een aantal aandachtspunten voor de contractmanager (maar ook de inkoper) uit.

Samenvatting van het afstudeeronderzoek van Jasper van de Veerdonk bij Qando. In januari 2018 is hij succesvol afgestudeerd met een 7,5 aan de Universiteit van Tilburg. Naast literatuuronderzoek, heeft hij input verzameld middels 10 interviews bij relaties van Qando.

Het gebruik van inkoopsoftware is de toekomst voor elke professionele inkooporganisatie. Hierbij is een volledige adoptie gewenst omdat er sprake is van substantiële investerings- en onderhoudskosten; dan wil je ook een hoog rendement, toch?

Staat uw organisatie binnenkort voor de uitdaging om inkoopsoftware te implementeren? Of heeft u inkoopsoftware geïmplementeerd maar valt de adoptie tegen? Dan geeft deze blog relevante informatie om deze uitdaging voorbereid tegemoet te gaan.

De inkoopprocessen groeiden gaandeweg binnen de organisatie, het inkoopteam evolueerde tot een volwassen eenheid en met enige regelmaat werd er een nieuwe tool geïntroduceerd die het leven van de inkopers makkelijker moest maken. Hiermee werd de noodzaak van verhoogde contract compliance of de wens voor een snellere doorlooptijd van het sourcingproces ingevuld.

Klinkt bekend, nietwaar?

Vanaf het moment dat de nieuwe software live gaat, zijn complexe, zelfgebouwde Excelbestanden niet meer nodig, is er altijd één systeem met alle up-to-date contract- en leveranciersgegevens; de processen voor o.a. sourcing en spend analyse gaan vlotter dan ooit tevoren. De software is erg gebruiksvriendelijk en alle inkopers kunnen inloggen op computer & mobiele app om vervolgens direct aan de slag met zijn/haar taken.

Te mooi om waar zijn, toch?

Blockchain is inmiddels het stadium van hype voorbij. Aan deze technologie wordt al een tijdje een grote toekomst toegedicht. Het blijft echter vaak bij het tekenen van vergezichten en potentiële toepassingen in brede zin. De concrete kansen en mogelijkheden voor het ondersteunen van inkoop en supply chainmanagement processen ontbreken nog.

Click here for English version

Op 25 mei 2018 wordt de huidige ‘Wet bescherming persoonsgegevens’ (Wbp) buitenwerking gesteld en opgevolgd door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Een aantal zaken ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens zal veranderen, alsmede de gevolgen van overtreden van de nieuwe wetgeving. Deze blog beschrijft in het kort de wetgeving, de gevolgen van overtreding van de wet en het geeft tevens enkele handvatten om risico’s te beperken in contracten.

Click here for English version

IT-leveranciers hebben vaak een sterke machtspositie ten opzichte van bedrijven. Het veranderen van IT-dienstverlener brengt vaak forse switchingkosten met zich mee, zoals bijvoorbeeld het veranderen van interfaces, het opnieuw inrichten van processen, opleiden van mensen en versnelde afschrijvingen. Naast de directe kosten zijn er risico’s verbonden aan het veranderen van een dienstverlener, want indien het mis gaat kan er verlies van productie, verkoop, data etc. optreden.

Implementaties en de toekomst van inkoop

Click here for English version

De derde dag begon met met het delen van ervaringen door Paul Stasko van Curtiss-Wright die waren opgedaan tijdens en na de implementatie van Zycus. Ze zijn begonnen met de uitrol van Zycus iAnalyze en hebben daarmee met name kostenbesparingen gerealiseerd voor Non Product Related (NPR) spend. Vervolgens zijn ze gestart met het uitrollen van de andere modules.

Click here for English version

Afgelopen week was een drietal medewerkers van Qando aanwezig bij Horizon, het grootste jaarlijkse evenement van onze software-partner Zycus. Van over de hele wereld kwamen (potientiële) klanten, analisten, experts en partners af op dit driedaags inkoopcongres in het The Roosevelt Waldorf Astoria Hotel in New Orleans. Een mooi gezelschap van ongeveer 200 mensen. Het thema: Beyond savings, beyond value.

In vijf stappen naar succes!

Continu verbeteren is iets waar iedere inkooporganisatie naar streeft. De vraag is hoe u dit realiseert? Hoe zorgt u voor heldere doelstellingen die breed gedragen worden onder de medewerkers? Welke afspraken maakt u en op welke wijze bespreekt u deze in het team? Aan welke knoppen kan u gedurende het jaar draaien om de doelstellingen te behalen? In dit artikel wordt beschreven hoe u in vijf stappen invulling geeft aan continue verbetering middels inkoop performance management.