Purchase to Pay in de zorg

De impact van software

In het proces van order tot factuur is er sprake van een flinke hoeveelheid papieren, handtekeningen en e-mails die zich door de organisatie heen verplaatsen richting de leverancier en weer terug. Software maakt het mogelijk om dit proces volledig te digitaliseren om daarmee de doorlooptijd te verkorten, meer grip te krijgen en efficiënter te werken. Ook kan er met software meer inzicht worden verkregen in gedane én toekomstige handelingen en actoren in dit proces. Uiteraard kan je met behulp van deze Purchase-to-Pay-software (P2P-software) ook gemakkelijk overzichten genereren van verplichtingen en openstaande facturen. 

Voor een ziekenhuis (of soortgelijke zorgorganisaties) is dit niet anders. Een gemiddeld ziekenhuis heeft naar schatting te maken met 25.000 facturen per jaar, afkomstig van zo'n 2000 crediteuren en een inkoopvolume van € 50 miljoen. Bij elke bestelling is er sprake van communicatie en documentatie tussen bestellers, budgethouders, inkopers, crediteurenadministratie en leveranciers. Vaak is een deel van deze communicatie al digitaal door het gebruik van één of meerdere oplossingen, echter bemerkt Qando in de praktijk enige schroom om de stap naar een volledig, geïntegreerd P2P-softwarepakket te zetten. Gebrek aan kennis, budget of visie van het ziekenhuis zijn vaak redenen hiervoor. Dat betekent tegelijkertijd dat er een grote kans is op issues zoals: 

• Onduidelijkheid over wat het assortiment is en wie waar/wat mag bestellen;
• Hoge afhandelingskosten van orders (verspilling in het inkoopproces);
• Geen inzicht in voorraad, status bestelling en afleverdatum;
• Contractuele en juridische risico's;
• Te laat uitbetalen van leveranciers;
• Gebruikers ervaren het systeem als ouderwets, het is geen 'bol.com ervaring' (lage adoptie).

Terugblik kennissessie

Samen met Bert Kruisdijk, inkoopdirecteur Isala Ziekenhuis, hebben wij op 16 april 2019 in een kennissessie bij ons op kantoor beargumenteerd welke voordelen de inzet van een volledig, geïntegreerd P2P-softwarepakket kan bieden (ongeacht welke leverancier deze software levert) met inachtneming van het huidige ERP-systeem. Het betrof een besloten sessie met 12 inkoopmanagers van ziekenhuizen/ zorggroepen zodat er sprake was van sterk inhoudelijke discussies. We behandelden ondermeer de volgende vragen:

• Hoe maak ik een business case voor een P2P systeem in de zorg?
• Hoe selecteer ik het juiste software pakket?
• Wat zijn de kritische succesfactoren en valkuilen bij de implementatie?
• Welke resultaten kunnen bereikt worden?

Terugblik deelsessie NEVI Zorgcongres

Op 7 en 8 februari 2019 verzorgden wij op het NEVI Zorgcongres een gezamenlijke sessie met het Isala Ziekenhuis over het thema 'Digitale transformatie Roadmap - Inkoop in de zorg'. Bekijk hieronder een impressie van deze sessie. 

Wij combineren onze kennis met ervaring in het proces van strategie, selectie en implementatie van P2P-software bij ziekenhuizen. Deze houden wij up-to-date door onze consultancy-opdrachten (zie onder) en ook door actief te blijven praten met ons netwerk van inkoopprofessionals werkzaam bij ziekenhuizen in Nederland. Ook meer weten? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak.