Blogs

Hi, welkom bij mijn tweede blog over mijn tijd bij Qando! Inmiddels is het alweer 3 maanden geleden dat ik hier als net afgestudeerde begonnen ben als Digital Procurement Consultant. Ook de afgelopen weken zijn weer voorbijgevlogen. De leercurve is nog steeds erg stijl en zal dat voorlopig ook nog wel blijven. Juist dat zorgt ervoor dat elke week er weer anders uitziet en net zo leerzaam is als de voorgaande.

Hi, mijn naam is Sjors Peters en ik ben in januari gestart als junior consultant bij Qando. In een serie blogs neem ik jullie mee in mijn eerste maanden bij Qando! 

De afgelopen vier weken heb ik mijn eerste praktijkervaring binnen inkoopdigitalisering opgedaan. Een grote, spannende maar vooral leuke stap. Helaas hebben we nog steeds te maken met corona, en dat betekent veel thuiswerken. Desondanks kan ik terugkijken op een hele leuke en leerzame maand.

De geselecteerde softwareoplossing kan nog zo goed zijn, wanneer de implementatie niet goed uitgevoerd wordt, zal de gekozen oplossing geen succes worden voor uw organisatie. Het is daarom van groot belang dat de implementatie goed wordt uitgevoerd. Een goede implementatie zorgt voor een hoge adoptie graad: in onze optiek een van de belangrijkste graadmeters voor het succes van een implementatie. In deze blog geven we een overzicht van onze top 8 kritische succesfactoren bij een implementatie van P2P software. 

Op dit moment is er een behoorlijk aantal aanbieders van P2P software op de markt. Deze leveranciers bieden een verscheidenheid aan functionaliteiten en er zijn grote verschillen tussen deze softwarepakketten wat betreft licentiemodel en -kosten. Hoe kom je nu tot de selectie van de juiste leverancier en het juiste pakket, passend bij je organisatie? Dit gaat verder dan alleen functionaliteiten vergelijken. Hier moet gekeken worden naar de doelstellingen van de organisatie en de daarbij behorende (financiële) kaders, maar zeker ook naar de wijze waarop de processen op dit moment verlopen. Waar liggen de knelpunten en waar is winst te behalen? De keuze voor een nieuw P2P systeem maak je vaak voor langere tijd, meestal voor een tijdsbestek van minimaal 7 tot 15 jaar. Het is dus essentieel dat er een weloverwogen besluit wordt genomen voor de keuze van de software en de softwareleverancier. In deze blog zullen we onze aanpak voor de selectie van P2P software stapsgewijs toelichten.

Zoals genoemd in een eerdere blog bestaat er geen one-size-fits-all bestelproces. Elke inkoopcategorie kent zijn eigen specifieke kenmerken, waardoor het P2P proces anders zal verlopen; het bestellen van een laptop is wezenlijk anders dan het bestellen van servicemedewerker voor de reparatie van een machine. Veel organisaties zien dit over het hoofd en gieten alle bestellingen in één of twee inkoopkanalen, wat leidt tot een lage adoptie van het bestel proces. Het wordt door de eindgebruiker soms als eenvoudiger ervaren om de factuur binnen te laten komen en deze goed te keuren. Om het proces van het inleggen van een order zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en daarmee goed in te bedden in de organisatie zal er daarom voor elke inkoopcategorie een strategie bedacht moeten worden. Dit wordt de kanalenstrategie genoemd. In deze blog zal hier verder op ingegaan worden. 

In de vorige blog hebben we aangegeven dat het Purchase-to-Pay (P2P) proces bestaat uit 6 verschillende stappen; aanvragen, goedkeuren, bestellen, ontvangst registratie, facturatie en betaling. Op het eerste gezicht een eenvoudig en overzichtelijk proces. Op bol.com lukt het ook (nagenoeg) iedereen om een bestelling te plaatsen, de goederen te ontvangen en te betalen. Waarom is het P2P proces dan vaak toch een grote uitdaging binnen organisaties?

Purchase-to-Pay (P2P) behelst het gehele proces van aanvragen tot betalen binnen een organisatie. Dit proces bestaat uit verschillende stappen; aanvragen, goedkeuren, bestellen, ontvangst registratie, facturatie en betaling. Dit proces kan ondersteund worden middels P2P software. Geïntegreerde P2P softwareoplossingen kunnen ondersteunen bij het optimaliseren van het inkoopproces, wat resulteert in kostenbesparing (of kostenvermijding), verbeterde financiële controles, verhoogde proces compliance en het mitigeren van risico’s. In deze blog zal ingegaan worden op de stappen in P2P proces.

Alvorens in te gaan op wat het Purchase-to-Pay (hierna afgekort tot P2P) proces precies inhoudt is het natuurlijk van belang om te weten waarom er aandacht nodig is voor het P2P proces, het ondersteunende systeem en wat dit voor een organisatie op kan leveren.

De huidige en komende generaties zijn opgegroeid als digital natives. Voor hen is het aanschaffen van goederen en/of diensten via het internet de normaalste zaak van de wereld. Ze zijn dan ook gewend aan de “bol.com ervaring” en verwachten dit ook van bedrijfssoftware. Wanneer gekeken wordt naar de huidige status van het aanvraag tot betalingsproces (ook wel Purchase-to-Pay, hierna P2P genoemd) en bijbehorende P2P software binnen bedrijven, blijkt dit niet te voldoen aan de verwachtingen van de eindgebruikers. Zo heeft men te maken met een verouderde user interface en is de software die ingezet wordt om dit proces te ondersteunen vaak niet intuïtief genoeg (AT Kearney, 2019)*, NITO (Qando, 2019). Dit is opvallend, gezien het P2P proces dwars door veel bedrijfsprocessen heen loopt en hierdoor veel gebruikers heeft binnen organisaties. Immers, bijna iedereen doet zaken met leveranciers en deze willen uiteindelijk uiteraard betaald worden voor door hen geleverde goederen en/of diensten.

Click here for English version

Op 28 maart hebben we met 20 inkoopmanagers gedineerd in het majestueuze Kasteel Maurick te Vught. Het authentieke bouwwerk dateert van ± 1400 en werd pas in 1914 voorzien van elektriciteit, iets wat na ruim 100 jaar niet meer weg te denken is in onze maatschappij van mobile devices en Internet of Things. Zou hetzelfde gelden voor Artificial Intelligence (AI) over 100 jaar?