Blogs

Mensen krijgen toegang tot Copilot, maar dan.....

Een Copilot-licentie verstrekken is geen uitrol: 5 fouten die ik bijna altijd zie terugkomen

De afgelopen 18 maanden heb ik tientallen organisaties mogen trainen in generatieve AI. In het begin ging dat vooral over ChatGPT en de vraag of je het wel mocht gebruiken.

Inmiddels hebben veel organisaties Copilot ter beschikking gesteld op de laptops van de kenniswerkers. Vaak nog de gratis variant of de betaalde licentie (Copilot Premium). Dat is winst. Maar de manier waarop Copilot in organisaties wordt uitgerold.....Ja hoe moet ik dat nou netjes zeggen. Daar gaat het in ieder geval vaak mis!

1. Over de schutting

Herken je dit? IT vinkt de licenties aan en stuurt een mail met een link naar de Microsoft-pagina. Daarmee is het project voor IT afgerond. Voor de business is het nooit begonnen. Niemand is eigenaar van de vraag wat inkoop, finance of juridische zaken er morgen anders mee gaan doen.

2. Uitrollen zonder begeleiding

Als ik in een training vraag wat er na de uitrol is georganiseerd, blijft het vaak stil. Het maximale dat ik tot nu toe heb gehoord: enkele vrijwillige Teams-bijeenkomsten over Copilot waar tientallen mensen tijdens het lunchuurtje vragen kunnen stellen. Vrijwillig betekent in de praktijk dat de mensen komen die het al leuk vonden. De collega met de volle agenda, die er het meeste tijd mee kan winnen, was er niet bij. Keer op keer.

3. De basis ontbreekt

Dit is het punt dat mij het meest verbaast. Deelnemers met maanden Copilot-toegang weten niet waar ze een goede prompt kunnen opslaan en/of waar ze een opgeslagen prompt kunnen terugvinden. Ze weten niet dat er een promptbibliotheek is waarin je prompts met je team kunt delen. Ze weten niet wanneer ze WorkIQ nou wel of niet aan moeten zetten. Ze weten niet wanneer ze Copilot ín Excel moeten gebruiken, of wanneer ze het Excelbestand moeten uploaden in de Copilot Chat. Ze weten niet dat je tegen Copilot kunt praten, wat onderweg of bij het uitdenken van een onderhandelstrategie veel sneller werkt dan typen. En zo kan ik echt nog even doorgaan!

Het zijn niet eens de geavanceerde functies. Het is de basisuitleg die ontbreekt. En dus pakken we dit op in onze training. 

4. Niemand weet welke Copilot hij heeft

Copilot Chat met je werkaccount is iets anders dan de betaalde Microsoft 365 Copilot-licentie. De eerste kan niet bij je mail, Teams en SharePoint, de tweede wel. In veel groepen zitten beide varianten door elkaar en weet niemand wie wat heeft. Dan krijg je teleurstelling ("bij mij doet hij dat niet") en verkeerde conclusies over wat Copilot kan.

5. Geen voorbeeld van boven

Als de leidinggevende Copilot zelf niet gebruikt, leest het team dat als signaal. Dan blijft het iets voor erbij.

Wat onderzoek zegt

Mijn observaties staan niet op zichzelf.

Microsoft publiceerde in mei de Work Trend Index 2026, op basis van 20.000 kenniswerkers in tien landen, waaronder Nederland. De kernconclusie: medewerkers zijn er klaar voor, de organisatie om hen heen niet. Organisatiefactoren (cultuur, steun van de manager, hoe je mensen beoordeelt en ontwikkelt) verklaren 67% van de impact van AI, tegen 32% voor de houding en het gedrag van het individu. Slechts 26% van de AI-gebruikers zegt dat hun leiding duidelijk en consistent op één lijn zit over AI. En teams van de koplopers delen veel vaker tips en lessen met elkaar: 61% tegen 36%.

De Australische overheid liet haar Copilot-proef onafhankelijk evalueren. Van de deelnemers die drie of meer vormen van training kregen, voelde 75% zich zeker in het gebruik van Copilot. Dat is 28 procentpunten meer dan bij deelnemers met één vorm van training. Training werkte het best als die was toegesneden op de eigen context. Toch gebruikte maar een derde van de deelnemers Copilot dagelijks.

Het Britse ministerie voor Business and Trade kwam in zijn evaluatie op gemiddeld 1,14 Copilot-acties per gebruiker per werkdag en vond geen aantoonbare productiviteitswinst over de hele linie. E-mails en vergaderverslagen gingen sneller. Excel-analyses gingen langzamer en werden slechter.

En Gartner zag in zijn Copilot-enquête van 2025 dat maar 5% van de organisaties die een pilot hadden afgerond, doorging naar een grotere uitrol.

De rode draad: de tool werkt voor wie weet wat hij ermee moet. De rest krijgt een knop erbij.

Wat wel werkt

Uit mijn trainingen en uit onderstaande bronnen heb ik een vijftal zaken gehaald die het verschil kunnen maken:

1. Maak iemand uit de business eigenaar, naast IT. Iemand die per team kan zeggen welke drie taken Copilot gaat overnemen.
2. Regel de basis vóór de eerste trainingsdag. Welke variant heeft iedereen, waar staan je opgeslagen prompts, hoe werkt voice. Dat kan in een uur. Dan gaat de trainingsdag over de vakinhoudelijke use cases.
3. Train in meerdere vormen en met de eigen context. Een klassikale dag, daarna korte sessies op eigen casuïstiek en een vraagbaak. Voor inkoop betekent dat oefenen met  je eigen contracten en templates, offerteaanvragen en marktverkenningen.
4. Begin bij de leidinggevenden. In trainingen waar de leidinggevende van de mensen erbij zit, wordt er meer resultaat bereikt op de dag en in de weken daarna!
5. Leg een promptbibliotheek aan per team. Zorg dat mensen hun tips delen, maar zeker ook hun bloopers!

13 oktober staat de volgende Copilot voor Inkoop training weer op het programma. Ik heb er zin in! Ben je erbij?

Bronnen

• Microsoft, Work Trend Index 2026 (5 mei 2026): https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/agents-human-agency-and-the-opportunity-for-every-organization
• Australian Government / DTA, evaluatie Microsoft 365 Copilot-proef: https://www.digital.gov.au/initiatives/copilot-trial/microsoft-365-copilot-evaluation-report-full/executive-summary-glossary
• The Register over de evaluatie van het Britse Department for Business and Trade (4 sep 2025): https://www.theregister.com/2025/09/04/m365_copilot_uk_government/
• Gartner 2025 Microsoft 365 and Copilot Survey, via techpartner.news: https://www.techpartner.news/news/gartner-microsoft-copilot-hype-offset-by-roi-and-readiness-realities-618118
• Microsoft Support, prompts opslaan en terugvinden: https://support.microsoft.com/en-us/microsoft-365-copilot/save-your-favorite-prompts-to-use-again
• Microsoft Support, voice in Microsoft 365 Copilot: https://support.microsoft.com/en-us/topic/get-started-with-voice-features-in-microsoft-365-copilot-9262968d-565e-470c-a04b-991eb8e0d1ea