In de vorige blog hebben we aangegeven dat het Purchase-to-Pay (P2P) proces bestaat uit 6 verschillende stappen; aanvragen, goedkeuren, bestellen, ontvangst registratie, facturatie en betaling. Op het eerste gezicht een eenvoudig en overzichtelijk proces. Op bol.com lukt het ook (nagenoeg) iedereen om een bestelling te plaatsen, de goederen te ontvangen en te betalen. Waarom is het P2P proces dan vaak toch een grote uitdaging binnen organisaties?
Het belangrijkste antwoord op bovenstaande vraag is dat er veel verschillende afdelingen en stakeholders betrokken zijn in de gehele keten. Dit zijn vaak de business, inkoop, logistiek, finance en natuurlijk de leverancier. Daarnaast zitten er in een organisatie altijd processen achter elke aanvraag. Waar je bij bol.com direct betaalt en er geen verdere handelingen nodig zijn, dient een aanvraag binnen een organisatie eerst goedgekeurd te worden alvorens deze omgezet kan worden naar een inkooporder. Voordat er betaald kan worden, dient er eerst een ontvangst registratie uitgevoerd te worden en dient de factuur gematcht te worden met de order. Daarbij willen de inkoopafdeling en finance inzicht in deze uitgave, zij willen weten waar het geld aan wordt uitgeven en door wie, zodat hier weer van geleerd kan worden voor in de toekomst te nemen besluiten en bepaald kan worden waar inkoop en finance de meeste toegevoegde waarde kunnen leveren.
Om met bovenstaande complexiteit om te gaan zijn er diverse softwareoplossingen ontwikkeld. Deze specifieke P2P softwareoplossingen zorgen ervoor dat de eerdergenoemde 6 stappen naadloos in elkaar overlopen. Kortom, de software zorgt ervoor dat het proces zo verloopt dat de juiste persoon, op het juiste moment, met de juiste data, de juiste beslissing kan nemen en/of de bijbehorende handeling kan uitvoeren. Per stap in het proces krijgt een organisatie ook te maken met diverse uitdagingen. Diverse softwaretoepassingen op de markt bieden een oplossing om deze uitdagingen het hoofd te bieden. Beide aspecten zullen hierna per stap in het P2P proces besproken worden.
1. Aanvraag
Uitdagingen
Wat we vaak zien is dat de aanvrager (vaak de eindgebruiker) het maken van een aanvraag niet belangrijk of te ingewikkeld vindt. Het wordt beschouwd als administratief “gedoe”. Uitnutting van een contract of inkopen tegen de best mogelijke voorwaarden is voor de eindgebruiker vaak van ondergeschikt belang. De aanvrager moet zijn goederen/diensten tijdig hebben om de taken waarvoor hij/zij verantwoordelijk is uit te voeren. Als het systeem en assortiment niet voldoet aan de wensen en/of het proces te ingewikkeld of te traag is resulteert dit in Maverick spend (aanschaffen van producten diensten buiten het inkoopsysteem bij niet gecontracteerde leveranciers). De gebruiker ervaart het als eenvoudiger om een factuur handmatig goed te laten keuren dan het gehele proces te doorlopen. Hierdoor krijgt de organisatie het product vaak niet met de beste voorwaarden, de juiste kwaliteit en wordt niet ingekocht conform de inkoopvoorwaarden van de organisatie. Bovenstaande verschilt per organisatie, wanneer er een streng "No-PO No-Pay beleid" wordt gevoerd is het lastig een factuur betaald te krijgen zonder PO.
Daarnaast is de aanvrager zich vaak niet bewust van het gehele proces. Wanneer er in stap 1, het aanvragen, iets fout gaat, of deze stap in zijn geheel overgeslagen wordt, heeft dit verstrekkende gevolgen voor de rest van de keten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het extra werk i.v.m. coderen van facturen of het rondsturen van facturen in de organisatie omdat niet bekend is wie de factuur zou moeten accorderen. Het kost hen persoonlijk weliswaar minder tijd, maar de organisatie in zijn geheel veel meer tijd. Kortom, men is zich niet bewust van de administratieve kosten die dit met zich mee brengt.
Verder is het een uitdaging om de inkopen op juiste wijze te categoriseren, ten behoeve van spend rapportage, jaarverslaggeving en verantwoording van deze kosten. In veel gevallen moet er uit zoveel codes gekozen worden dat het onoverzichtelijk wordt. Daarnaast heeft elke gebruiker een andere interpretatie wat de juiste productclassificatie is, met als gevolg dat de kwaliteit van de rapportages en daarmee het inzicht verslechterd.
Oplossingen
Een goed ontworpen P2P systeem brengt eenvoud voor de gebruiker. Dit zou een intuïtief systeem moeten zijn waarin iedereen in staat is een aanvraag te plaatsen. De aanvrager zou middels een bol.com-achtige omgeving begeleid moeten worden naar de juiste categorie en de daarbij behorende leveranciers. Resultaat hiervan is dat er altijd besteld wordt bij de juiste leveranciers, middels het juiste inkoopkanaal, op het juiste moment, met de juiste kwaliteit, prijzen en voorwaarden (conform contract). Hierbij spreekt het voor zich dat functionaliteiten zoals het markeren van favorieten producten, het opslaan van veel gebruikte winkelmandjes, het filteren op zaken als duurzaamheid of andere belangrijke eigenschappen van producten beschikbaar zijn. Mocht het aanbod niet toereikend zijn, zou de business ook in staat moeten zijn zelf een uitvraag te doen. Dit kan middels het integreren van “Quick source” functionaliteit in de P2P oplossing waardoor de aanvrager direct vanuit zijn aanvraag een mini-competitie kan opzetten. Dit maakt het voor de aanvrager heel eenvoudig om een uitvraag te doen bij verschillende leveranciers middels het systeem. Het grote voordeel is dat de benodigde data wordt vastgelegd en de aanvraag direct ingelegd kan worden bij de ‘winnende’ leverancier. 
Naast het feit dat dit proces zo efficiënt mogelijk hoort te verlopen, dient er ook een bepaalde mate van controle te zijn. Zo dienen kosten niet alleen op juiste wijze gecategoriseerd te worden ten behoeve van bijvoorbeeld compliance rapportage, spend rapportage en jaarverslaggeving, maar dienen ze ten behoeve van budgetverantwoording ook aan de juiste kostenplaats en projecten toegewezen te worden. Het categoriseren van deze kosten kan middels software automatisch plaats vinden.
Wat betreft de verantwoording rondom kosten voor budget dient dit zo intuïtief mogelijk vormgegeven te worden zodat dit eenvoudig te selecteren is door de eindgebruiker. Daarnaast dient de aanvrager inzicht te hebben in de budgetruimte op het betreffende project. Tot slot, zou dit alles multichannel aangeboden moeten worden aan de gebruiker, de content zou dus ook beschikbaar moeten zijn middels een app.
2. Goedkeuren
Uitdagingen
Lange doorlooptijden van het aanvraag tot order proces is in veel organisaties een probleem. Er wordt een aanvraag ingediend en deze verdwijnt in een “Black box”. Er is geen inzicht in de status en bij wie de aanvraag ter goedkeuring ligt. Daarnaast komt het ook voor dat de goedkeurflow bestaat uit veel goedkeurders. Dit kan als ongewenst neveneffect hebben dat de orders niet meer inhoudelijk beoordeeld worden, maar deze blindelings worden goedgekeurd met de gedachte “daar heeft hij/zij voor mij al wel naar gekeken, het zal wel goed zijn”.
Oplossingen
De status van de aanvraag dient ten alle tijden op intuïtieve wijze inzichtelijk te zijn voor de eindgebruiker, dat wil zeggen: deze moet altijd in staat zijn te achterhalen waar de aanvraag zich bevindt in de goedkeurflow. Daarnaast is de workflow flexibel te configureren op basis van verschillende parameters. Dit stelt de organisatie in staat op basis van het organisatiebeleid de juiste goedkeurders te selecteren voor elke aanvraag. Parameters waarbij hieraan gedacht dient te worden zijn soort aanvraag, categorie of aard van de aanvraag (OPEX/CAPEX).
Indien een aanvraag te lang (bijvoorbeeld 2 werkdagen) bij een bepaalde goedkeurder ligt, is het daarnaast mogelijk deze automatisch naar de leidinggevende van deze persoon door te sturen. Dit zorgt er niet alleen voor dat de betreffende aanvraag sneller is afgehandeld maar ook dat de betreffende goedkeurder kan worden aangesproken. Tot slot is het mogelijk om mensen toe te voegen als “watcher”. Zo ligt het proces niet stil, maar is deze persoon wel op de hoogte van de aanvraag.
3. Versturen inkooporder
Uitdagingen
Inkooporders worden in sommige gevallen nog ‘handmatig’ via de mail verzonden. Wanneer orders wel automatisch verzonden worden, wordt vaak voor elke aanvraag een separate order verstuurd waar het in sommige gevallen verstandiger is dit bijvoorbeeld éénmaal daags uit te sturen. Daarnaast is het wijzigingsproces van een order in sommige gevallen erg rigide. Dit zorgt voor veel frustratie bij zowel de aanvrager, de inkoopafdeling als de leverancier. Immers, een kleine fout is snel gemaakt en als er vervolgens een hele nieuwe order aangemaakt en gecommuniceerd dient te worden met de leverancier, kost dit onnodig veel tijd.
Als er veel transacties (500+) uitgevoerd worden met de leverancier zit daar vaak veel handmatig werk in. De order moet door de leverancier uit de mail gehaald worden en vervolgens in het eigen systeem worden overgenomen. Dit is niet alleen veel (onnodig) werk, het is ook nog eens erg foutgevoelig en kan vele malen efficiënter.
Oplossingen
Het omzetten van de aanvraag in een inkooporder kan, op basis van business rules, in zijn geheel geautomatiseerd worden. Daarnaast kunnen orders door goede inzet van software op slimme wijze geconsolideerd of waar nodig gesplitst worden. Ook kan het wijzigingsproces op een goede manier ondersteund worden, waarbij elke wijziging in een order weer de juiste goedkeurflow in gaat op basis van het totale bedrag van de inkooporder. State of the art software ondersteunt daarnaast verschillende soorten inkooporders, denk hierbij aan jaarorders en service orders.
Tevens zijn er mogelijkheden om te integreren met leveranciers middels een leveranciersnetwerk. Inkooporders worden met deze techniek direct gecommuniceerd met het ERP-systeem van de leverancier. Hierdoor is geen handmatige actie aan de leverancierskant meer verreist voor het verwerken van de inkooporder. Dit leveranciersnetwerk stelt je ook in staat om te communiceren met je leveranciers. Denk hierbij aan orderbevestigingen of extra communicatie inzake het verzenden van de goederen.
4. Ontvangstregistratie
Uitdagingen
Het uitvoeren van een prestatieverklaring voor diensten of een goederenontvangst is essentieel in het ‘automatisch’ afhandelen van facturen middels 3-way matching. Helaas ziet men hier vaak het belang niet van in, begrijpt niet goed waarom deze stap in het proces uitgevoerd dient te worden of vergeet dit. Dit leidt ertoe dat de factuur niet automatisch geboekt en betaald kan worden. De crediteurenafdeling kan namelijk niet weten of het goed of de dienst geleverd is en, belangrijker nog, of dit naar tevredenheid gebeurd is. Wat in deze stap ook regelmatig fout gaat, is dat bij een deellevering de complete order wordt binnen geboekt. Vervolgens worden hierdoor facturen zonder verdere controle geboekt en betaald. Als er dan zaken als prijs- of hoeveelheidsverschillen zijn, die binnen het bedrag vallen, worden deze zonder extra controle betaald.
Oplossingen
Een eenvoudige oplossing voor bovenstaande uitdaging is het instellen van een reminder op het moment dat de leverdatum afloopt conform de inkooporder. Tevens dient er een gebruikersvriendelijk overzicht te zijn zodat de gebruiker op persoonsniveau & teamniveau inzichtelijk heeft voor welke orders nog een prestatieverklaring uitgevoerd dient te worden. Het in één keer prestatie verklaren van de gehele inkooporder zou mogelijk moeten zijn, maar zou in de user interface niet de knop moeten zijn die als eerste in het oog springt. Degene die de prestatieverklaring moet uitvoeren zal dan namelijk ten onrechte vaak voor deze optie gaan. Daarnaast zou er in bepaalde categorieën voor gekozen kunnen worden de prestatieverklaring automatisch te laten verlopen. Dit is met name interessant voor laagwaardige producten waarbij de bedragen relatief laag zijn. 
5. Factuur
Uitdagingen
Ondanks dat het niet meer van deze tijd is, worden er nog steeds papieren facturen gestuurd door leveranciers. Inmiddels wordt het overgrote deel wel met een PDF of XML via email toegestuurd. Echter zijn hier, naast de uitdagingen met de OCR software, nog altijd verschillende uitdagingen voor de organisatie. Zo worden er onjuiste adressen gehanteerd, hebben organisaties te maken met verschillende bedrijfsnamen/vestigingen en vergeten leveranciers zaken als btw-nummer te vermelden op de factuur. Daarnaast komt het voor dat onjuiste prijzen en hoeveelheden gefactureerd worden of dat er een verzamelfactuur wordt verstuurd die betrekking heeft op meerdere ordernummers. Om nog maar niet te spreken over spookfacturen.
Tevens worden in het facturatieproces alle fouten zichtbaar die eerder in het P2P proces zijn gemaakt. Denk hierbij aan facturen zonder ordernummer of met het onjuiste ordernummer. Dit zorgt voor onduidelijkheid wie deze zouden moeten goedkeuren; het rondsturen van deze factuur is tijdrovend en zorgt voor frustratie. Tot slot zijn er natuurlijk de uitdagingen rondom wet & regelgeving. Denk hierbij aan de juiste belastingtarieven en de omgang met de WKR-regeling.
Oplossingen
Wanneer gebruik gemaakt wordt van het leveranciersnetwerk zoals eerdergenoemd bij het versturen van de orders, kunnen standaardregels ingesteld worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het vermelden van een BTW-nummer. Hierdoor kan de leverancier de factuur niet indienen als deze niet voldoet aan de regels zoals ingesteld op het netwerk. Dit vereist echter wel dat de leverancier de factuur handmatig upload in het netwerk of verstuurd naar het netwerk. Dit kan net als bij de orders ook geautomatiseerd worden middels een integratie met het ERP-systeem van de leverancier. Op deze wijze komt een factuur die wordt verstuurd door de leverancier direct in je eigen ERP-systeem en wordt deze na de automatische checks, automatisch geboekt. Ook hier kunnen vervolgens regels worden geconfigureerd, waardoor alleen de afwijkingen aangeboden worden ter beoordeling, terwijl de facturen die voldoen aan de gestelde regels automatisch worden geboekt. 
6. Betaling
Uitdagingen
Trage of te late betaling, mogelijke fraude, veel vragen van leveranciers waar de betaling blijft of zelfs conflicten met leveranciers omdat de betaling te lang duurt. Bovenstaande problemen komen in veel organisaties regelmatig voor, als het P2P proces niet optimaal is ingericht. Bekend staan als een “slechte betaler” kan je reputatie als bedrijf behoorlijk schaden en verregaande impact hebben.
Ook zijn er uitdagingen rondom het masterdata beheer; zo dient men zeker te zijn van de juistheid van het bankrekeningnummer. Hier vinden namelijk regelmatig wijzingen plaats. Daarnaast is er het risico op dubbele betalingen.
Oplossingen
Betalingen kunnen een geïntegreerde stap zijn binnen het P2P proces. Op deze wijze is het gehele proces inzichtelijk in één oplossing voor alle stakeholders. Zo moeten niet alleen de interne mensen inzage hebben in de betalingen, maar ook de leverancier zou binnen het netwerk moeten kunnen nagaan wat de status van de factuur is. Dit voorkomt veel vragen, en levert tijd op welke beter besteed kan worden. 
Dit alles dient ondersteund te worden middels goede reporting oplossingen, die niet alleen inzicht verschaffen, maar ook in staat stellen om analyse uit te voeren op (het voorkomen van) bijvoorbeeld dubbele betalingen.
Naast de softwarecomponent binnen het P2P proces zijn er natuurlijk ook vele andere belangrijke facetten. Denk hierbij aan vraagstukken als het trainen van medewerkers, welke medewerkers geef je toegang, hoe onderhoud je de masterdata. Deze onderwerpen zullen in een andere blog besproken worden.
Mocht je deze uitdagingen herkennen en heb je hulp nodig bij het oplossen van deze uitdagingen. Neem dan contact op met Chris Voorburg.
