Supplier Relationship Management in de praktijk

oktober 31, 2017

Click here for English version

IT-leveranciers hebben vaak een sterke machtspositie ten opzichte van bedrijven. Het veranderen van IT-dienstverlener brengt vaak forse switchingkosten met zich mee, zoals bijvoorbeeld het veranderen van interfaces, het opnieuw inrichten van processen, opleiden van mensen en versnelde afschrijvingen. Naast de directe kosten zijn er risico’s verbonden aan het veranderen van een dienstverlener, want indien het mis gaat kan er verlies van productie, verkoop, data etc. optreden.

Dit heeft tot gevolg dat deze dienstverleners gezien kunnen worden als een strategische leverancier, die een hoge impact kan hebben op risico’s en kosten van organisaties (Kraljic, 1983). Kraljic geeft aan dat het sluiten van een partnership de meest geschikte strategie is om deze risico’s te mitigeren.

Veel literatuur richt zich de laatste jaren op Supplier Relation Management (SRM), wat kan worden gedefinieerd als “een proces waarin voorkeursleveranciers worden betrokken en gemanaged en nieuwe leveranciers worden gezocht, terwijl kosten worden verlaagd” (Choy et al., 2003, p.2). Artikelen bieden vele SRM-strategie tools aan, echter er mist in de literatuur een SRM-methodiek die zich op de praktijk richt. In dit artikel wordt het Qando Supplier Engagement en Communicatiemodel (SQEM-model) besproken en uitgelegd hoe je een SRM-strategie in jouw organisatie kan inzetten.

SRM

SRM maakt inkoop voorspelbaar, herhaalbaar en het extraheert de voordelen van leverancierspartnerschappen aangezien er gefocust wordt op het verbeteren en intensiveren van de relatie tussen de organisatie en leverancier. Hierdoor kunnen innovatie en operationele prestaties toenemen. Daarnaast worden risico’s en kosten beheerd en beperk omdat de relaties worden geïntensiveerd en strakkere afspraken kunnen worden gemaakt. Tenslotte leidt dit ook tot verbetering van communicatie, wat weer kan zorgen voor een betere afstemming van activiteiten. Wanneer de relatie tussen de leverancier en organisatie beter is, zullen activiteiten maar ook issues eerder met elkaar worden besproken.

Volgens het SRM-principe is het van belang om je als organisatie te focussen op interacties en relaties met leveranciers welke een grote waarde leveren. Daarnaast moet niet alleen de waarde, maar moet ook de mate van kritiekheid meegenomen worden voor het definiëren van strategische leveranciers. Dit wordt ook wel SSR, Strategic Supplier Relation-management, genoemd. Qando heeft voor SSR een model ontwikkeld:het QSEC-model.

QSEC-Model

Het Qando Supplier Engagement en Communicatiemodel heeft als doel om de toegevoegde waarde van leveranciers te verhogen en om de relatie en daarbij horende communicatie tussen de organisatie en leveranciers te verbeteren.

 QSEC.png

Afbeelding: Qando Supplier Engagement & Communicatiemodel

Het QSEC-model bestaat uit drie niveaus van engagement en communicatie met leveranciers, namelijk strategisch, tactisch en operationeel. Hierbij is het belangrijk dat het Engagement & Communicatiemodel op alle drie de niveaus actief geïmplementeerd wordt vanwege hun onderlinge afhankelijkheid.

1. Strategisch niveau

Het strategische niveau bestaat uit onderdeel S, dit betreft Strategische afstemming. Deze afstemming zal doorgaans in een formele strategische vergadering moeten worden besproken, welke periodiek, maar normaliter twee keer per jaar plaats moet vinden. Deze vergadering hoort te bestaan uit tenminste de volgende onderwerpen:

  • Langetermijnvisie
  • Product en serviceontwikkeling
  • Innovatie
  • Financiën
  • Inkoop
  • Performance en trends
  • Portfolio en programma management
  • Tactisch dashboard review

2. Tactisch niveau

Het tactisch niveau bestaat uit de onderdelen S, C, E, P en K. Deze onderdelen zullen als onderwerpen terugkomen in twee vergaderingen;

Commerciële afstemming

  • S= Sourcing
  • C = Contractmanagement
  • E = Escalaties en geschillenbeslechting
  • P = Performancemanagement

Kennisuitwisseling

  • K = Knowledge exchange

3. Operationeel niveau

Het operationele niveau bestaat uit de onderdelen P, I, P en S. Deze onderdelen worden als onderwerpen besproken in wekelijkse/maandelijkse meetings en staan voor:

  • P = Planning Management
  • I = Invoices/Betalingen
  • P = Purchase to Pay (P2P)
  • S = Service & Support

Alle onderwerpen hebben minimaal één Business Relatie-eigenaar en een Executive Sponsor vanuit de organisatie én de leverancier. Voor de strategische afstemming, commerciële afstemming, kennisuitwisseling en operationele afstemming wordt een vergaderagenda met bijbehorende onderwerpen opgesteld. De agenda wordt aangevuld met o.a. aankomende evenementen, besluiten en acties. Van tevoren wordt met de leverancier afgesproken hoe vaak welke vergadering zal plaatsvinden, wie de voorzitter en notulist is en de deelnemers. In het overzicht van de aanwezige personen zal hun naam met contactgegevens en positie worden weergegeven. Hierdoor is de afstemming en contact tussen beide sneller gelegd, wanneer elke partij weet wie de contactpersoon is en voor welk onderwerp.

Uiteraard kunnen relevante topics die betrekking hebben bij uw organisatie, branche of sector nog toegevoegd worden.

Andere factoren

In deze blog beperken we ons tot het formeel vastleggen van een communicatiestructuur ten behoeve van SRM. In welke mate de samenwerking succesvol is, wordt uiteraard ook bepaald door andere factoren zoals de mate van vertrouwen en openheid tussen de beide partijen, de kennis en kunde van de medewerkers en hoe belangrijk vinden de partijen elkaar.

Afsluiting

Heeft u hulp nodig bij het opstellen en invullen van een SRM-model om zo uw processen te verbeteren? Of heeft u verdere vragen over het QSEC-model? Neemt u dan gerust, en geheel vrijblijvend, contact op met Qando.

Topics: inkoop SRM

Lisa Somers

Geschreven door Lisa Somers

Qando | Medior consultant