Purchase-to-Pay (P2P) behelst het gehele proces van aanvragen tot betalen binnen een organisatie. Dit proces bestaat uit verschillende stappen; aanvragen, goedkeuren, bestellen, ontvangst registratie, facturatie en betaling. Dit proces kan ondersteund worden middels P2P software. Geïntegreerde P2P softwareoplossingen kunnen ondersteunen bij het optimaliseren van het inkoopproces, wat resulteert in kostenbesparing (of kostenvermijding), verbeterde financiële controles, verhoogde proces compliance en het mitigeren van risico’s. In deze blog zal ingegaan worden op de stappen in P2P proces.
Processtappen P2P
Wij geloven dat het P2P proces altijd bestaat uit zes hoofstappen. Deze hoofdstappen zijn schematisch weergegeven in onderstaande afbeelding.
- Aanvraag: in deze processtap formuleert de aanvrager zijn behoefte. Deze behoefte kan ingegeven worden door gebruik te maken van bijvoorbeeld een catalogus, bestelformulier of een vrije tekst aanvraag. De aanvrager kan een product kiezen uit een catalogus, terwijl bij een bestelformulier standaard informatie wordt opgevraagd die nodig is voor het aanmaken van een inkooporder. Bij een vrije tekst aanvraag kan free format aangegeven worden welke inkoop behoefte er is.
- Goedkeuren: nadat de aanvrager zijn behoefte heeft ingegeven dient dit goedgekeurd te worden door de verantwoordelijke budgethouder met de juiste procuratierechten en/of een productspecialist. Immers, men is van plan een verplichting aan te gaan met een leverancier en dit dient op het juiste niveau geautoriseerd te zijn door iemand met de juiste procuratiebevoegdheid. In veel gevallen zit hier ook een goedkeuringsstap in waarbij inkoop de aanvraag beoordeeld. Inkoop controleert dan bijvoorbeeld of de aanvraag conform inkoopbeleid is gedaan. Denk hierbij aan het uitvragen van offertes, de juiste inkoopvoorwaarden of het gebruik van gecontracteerde (voorkeurs) leveranciers.
- Versturen inkooporder: wanneer de aanvraag is goedgekeurd wordt deze (wanneer de goedkeurder in de voorgaande stap ook procuratiehouder is) al dan niet automatisch omgezet naar een inkooporder.
Deze wordt direct via de mail dan wel via een leveranciers netwerk gedeeld met de leverancier. Hiermee verstrekt men de opdracht aan de leverancier en worden de algemene inkoopvoorwaarden vermeld die van toepassing zijn op desbetreffende inkooporder. - Ontvangstregistratie: de ontvangstregistratie wordt uitgevoerd op het moment dat de goederen, dan wel de diensten zijn geleverd. Termen die hiervoor gehanteerd worden zijn goederen ontvangst boeking, binnen boeken of prestatie verklaren. Dit kan voor een deel van het orderbedrag of voor de gehele order uitgevoerd worden. Op het moment dat de ontvangstregistratie uitgevoerd wordt, geef je aan dat je akkoord bent met de levering van de bestelde goederen en/of diensten en dat wanneer de factuur binnen komt, deze betaald mag worden. O.b.v. de afweging risico vs. inspanning kan er gekozen worden deze stap over te slaan.
- Factuur: de factuur wordt door de leverancier verzonden, dit kan middels e-invoicing maar ook middels een pdf of zelfs nog een papieren factuur. Op deze factuur moet het inkooporder nummer vermeld zijn, waardoor de factuur automatisch gematcht kan worden met de inkooporder. Deze wordt vervolgens in het ERP-systeem geboekt met de juiste financiële data, denk hierbij aan btw-tarief en grootboekrekening.
- Betaling: wanneer er een match is tussen de inkooporder, de ontvangstregistratie en de factuur wordt deze automatisch betaalbaar gesteld. Hier is geen extra goedkeuring voor nodig, immers het akkoord door de budgethouder is reeds gegeven in de aanvraag en er is aangegeven dat het product/dienst naar tevredenheid geleverd is. Vervolgens wordt deze factuur conform de afgesproken betaaltermijn betaald aan de leverancier.
Kanalenstrategie
Deze zes “hoofdstappen” worden in (nagenoeg) elke inkopende organisatie doorlopen. Er zijn wel verschillende smaken binnen deze processen, denk hierbij bijvoorbeeld aan de verschillende manieren van aanvragen. Zo werkt het proces om een consultant in te huren anders dan het bestellen van goederen via een catalogus. Voor een optimale inrichting van het P2P proces dient daarom een kanalenstrategie gemaakt te worden. De kanalenstrategie is erop gericht het de eindgebruiker zo simpel mogelijk te maken, maar dat deze daarnaast ook begeleid wordt in het maken van een kwalitatief goede aanvraag. Kortom, de kanalenstrategie zorgt voor een gestandaardiseerd proces per inkoopcategorie. Hier zal in een van de volgende artikelen uitgebreid op ingegaan worden.
