Blogs

Zoals genoemd in een eerdere blog bestaat er geen one-size-fits-all bestelproces. Elke inkoopcategorie kent zijn eigen specifieke kenmerken, waardoor het P2P proces anders zal verlopen; het bestellen van een laptop is wezenlijk anders dan het bestellen van servicemedewerker voor de reparatie van een machine. Veel organisaties zien dit over het hoofd en gieten alle bestellingen in één of twee inkoopkanalen, wat leidt tot een lage adoptie van het bestel proces. Het wordt door de eindgebruiker soms als eenvoudiger ervaren om de factuur binnen te laten komen en deze goed te keuren. Om het proces van het inleggen van een order zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en daarmee goed in te bedden in de organisatie zal er daarom voor elke inkoopcategorie een strategie bedacht moeten worden. Dit wordt de kanalenstrategie genoemd. In deze blog zal hier verder op ingegaan worden. 

1. Wat is een kanalenstrategie? 

Simpel gezegd is de kanalenstrategie het opstellen van een aanpak voor de verschillende manieren waarop goederen en diensten ingekocht kunnen worden. Deze aanpak wordt gebaseerd op basis van de specifieke kenmerken van een inkoopcategorie zoals mate van standaardisatie van producten (kantoorartikelen zijn standaard, marketing events zijn dit niet) of de mate van extra informatie die nodig is gedurende de aanvraag (bijvoorbeeld werknemer gegevens zijn nodig bij het boeken van een vliegticket, of een training). Dit levert uiteindelijk voor elke inkoopcategorie een gestandaardiseerd kanaal op vanaf het moment van het zoeken van goederen en diensten door de eindgebruiker tot en met het verwerken van de betaling. 

2. Doel van een kanalenstrategie? 

Met de implementatie van de kanalenstrategie worden verschillende doelen bereikt: 

1. Het voor de aanvragers zo intuïtief mogelijk maken hoe iets in te kopen en de factuur van de leverancier betaald te krijgen binnen de daarvoor gestelde kaders 
2. De efficiëntie van transactionele processen verhogen door middel van een proces dat is afgestemd op de complexiteit van de inkoopcategorie 
3. Verhoogde mate van controle en compliance (proces en contracten) 
4. Daadwerkelijk realiseren van besparingen op inkoop door verbeterde uitnutting van contracten 
5. Verbeterde inzichten in de inkoopuitgave (spend) 

Deze doelen worden gerealiseerd doordat de gebruiker wordt verleid gebruik te maken van het systeem. Dit systeem dient niet alleen intuïtief te zijn voor de eenvoudige inkoopcategorieën die via een catalogus lopen, maar dat ook voor de complexere inkoop categorieën, zoals het inhuren van een specialist. Ook hiervoor moet duidelijk zijn welke stappen de eindgebruiker dient te doorlopen. 

3. Afwegingen kanalenstrategie 

Binnen de gekozen kanalen dient continu een afweging gemaakt te worden tussen het gebruikersgemak, de proces efficiency, benodigde inzichten (transparantie), de mate van compliance (word er op een contract afgeroepen conform de juiste prijs) en de effort die geleverd dient te worden om het kanaal op te zetten en in stand te houden.  

Het opzetten en onderhouden van een catalogus kosten zowel de leverancier als de inkopende organisatie tijd en dus geld. Per kanaal worden de verschillende variabelen beoordeeld op een schaal van 1 tot 5. Hierbij is 5 positief en 1 negatief. Bij setup & maintenance staat 5 voor een lage tijdsinvestering en bij gebruikersgemak staat 5 voor veel gebruikersgemak. Hieronder twee voorbeelden van afwegingen voor een bepaald kanaal. 

Uiteraard dienen hier ook variabelen als aantallen bestellingen, aantallen facturen, inkoopvolume & aantallen bestellers meegenomen te worden in de overweging. Je gaat natuurlijk niet voor één eenmalige inkoop een geheel kanaal inrichten. Er dient een continue afweging gemaakt te worden of het ook financieel aantrekkelijk is een bepaald kanaal in te richten, dit kost natuurlijk ook de nodige effort. 

4. Wat zijn de mogelijke bestelkanalen? 

In onderstaande afbeelding zijn de zes processtappen weer terug te vinden. Onder processtap 1: “aanvragen” zijn verschillende mogelijke inkoopkanalen benoemd, maar daarmee ben je er nog niet. Er zal ook nagedacht moeten worden over de wijze van ontvangen en het registreren van de ontvangst. Voor elke inkoopcategorie zal dus voor elke processtap o.b.v. de afwegingen zoals zojuist toegelicht besloten worden wat de meest effectieve en efficiënte keuze is.  

Het hoeft niet altijd zo te zijn dat elke stap doorlopen dient te worden. Zo kan het in sommige gevallen het meest effectief zijn om alleen gebruik te maken van een betaalkanaal d.m.v. een P-card voor bijvoorbeeld een eenmalige specifieke custom made aankoop met een laagwaardig bedrag. Of het toestaan van facturen zonder order voor bepaalde categorieën waarbij het vooraf niet mogelijk is om de uitgave met voldoende detail te voorspellen, zonder dat daar een inkooporder tegenover staat. Het aanmaken van een order zorgt in dat geval voor onnodige extra complexiteit en daardoor extra kosten en onnodige frustratie.  

5.Software en de kanalenstrategie 

Voor het inrichten van een kanalenstrategie dien je wel de juiste technologie in huis te hebben. De software die het P2P proces ondersteunt moet wel de functionaliteit hebben om bijvoorbeeld een bestelformulier in te richten, een module te hebben voor inhuur van externe medewerkers of OCR ondersteunen voor het scannen van facturen. 

6. Conclusie 

Elk P2P proces zou ingericht moeten worden conform een kanalenstrategie, waarbij voor elke inkoopcategorie het meest optimale kanaal ingericht dient te worden op basis van de doelen van de betreffende organisatie. Hulp nodig bij het inrichten, neem dan contact op met Chris Voorburg.