Op dit moment is er een behoorlijk aantal aanbieders van P2P software op de markt. Deze leveranciers bieden een verscheidenheid aan functionaliteiten en er zijn grote verschillen tussen deze softwarepakketten wat betreft licentiemodel en -kosten. Hoe kom je nu tot de selectie van de juiste leverancier en het juiste pakket, passend bij je organisatie? Dit gaat verder dan alleen functionaliteiten vergelijken. Hier moet gekeken worden naar de doelstellingen van de organisatie en de daarbij behorende (financiële) kaders, maar zeker ook naar de wijze waarop de processen op dit moment verlopen. Waar liggen de knelpunten en waar is winst te behalen? De keuze voor een nieuw P2P systeem maak je vaak voor langere tijd, meestal voor een tijdsbestek van minimaal 7 tot 15 jaar. Het is dus essentieel dat er een weloverwogen besluit wordt genomen voor de keuze van de software en de softwareleverancier. In deze blog zullen we onze aanpak voor de selectie van P2P software stapsgewijs toelichten.
Aanpak Qando
Onze aanpak bestaat uit een zevental stappen.
Stap 1: Doelstellingen/ambities
Alvorens gestart wordt met een selectietraject is het van belang dat de ambities met betrekking tot het P2P proces helder zijn. Wat is het doel en binnen welke kaders dient dit doel gerealiseerd te worden? Zo wil natuurlijk iedereen een systeem met de meest geavanceerde functionaliteit, die het best past bij de processen zoals deze bestaan in de organisatie, maar hier zit natuurlijk een prijskaartje aan.
Daarnaast heb je te maken met kaders met betrekking tot het IT-landschap. Hoe past deze oplossing in het landschap? Cloud of on-premise, welke interfaces? Belangrijke factoren op basis waarvan een uiteindelijk besluit genomen dient te worden. Verder zorgen we er in deze fase voor dat alle partijen (Inkoop, Finance, Logistiek, IT & Business) aan tafel komen; het P2P proces vindt namelijk plaats in een keten. Het is daarom belangrijk dat de verantwoordelijke stakeholders uit de gehele keten betrokken zijn.
Stap 2: Business case
In stap 2 stellen we een high level business case op. De inzichten die verkregen worden uit de volgende stappen kunnen namelijk van grote invloed zijn op de investering die nodig is, zowel op het gebied van de implementatie (denk bijvoorbeeld aan opschoning masterdata) als de jaarlijks terugkerende licentiekosten (afhankelijk van de functionaliteit die men nodig acht). Dit heeft vervolgens weer impact op de te selecteren oplossing. Het opstellen van een business case doen we om een beeld te krijgen van de huidige software kosten, maar ook de proceskosten om een eerste raming te maken van de mogelijke kostenbesparingen op basis van best practices. Tevens geeft het inzicht in kengetallen zoals het aantal gebruikers, de doorlooptijden en het aantal orders en facturen die door het proces heen lopen. De business case zal in de volgende stappen telkens accurater worden, omdat steeds duidelijker wordt wat nodig is om de doelstellingen te realiseren. Dit zal met name duidelijk worden wanneer de quotes van de leveranciers geanalyseerd zijn.
Stap 3: Analyse inkoopprocessen | As is
Stap 3 bestaat uit het in kaart brengen van de huidige processen en ondersteunende software; deze informatie halen we op uit bestaande documentatie, interviews en workshops. Ook hierbij is het belangrijk dat alle stakeholders (Inkoop, Finance, IT, Logistiek & Business) betrokken zijn. Het is met name interessant om te zien hoe de eindgebruiker de software ervaart; het P2P proces staat of valt in onze optiek namelijk met de adoptie door deze eindgebruikers, ook wel de business genoemd. Omdat het onmogelijk is de gehele gebruikersgemeenschap te betrekken nodigen we hiervoor naast enkele eindgebruikers de key users uit. Het in kaart brengen van de processen voeren wij uit aan de hand van de Lean methodologie.
Stap 4: Analyse inkoopprocessen | To-be
In deze stap organiseren we design workshops om op basis van de eerdere stappen tot een high-level klant specifieke blauwdruk van het (gewenste) proces te komen.
De blauwdruk kan vertaald worden naar de onderliggende processen met procedures en de daarbij horende verantwoordelijkheden. Dit doen we in de vorm van procesplaten en het RASCI-model. Wanneer de softwareleverancier en oplossing zijn geselecteerd zullen deze processen gezamenlijk met de softwareleverancier op gedetailleerd niveau worden uitgewerkt, omdat hier per leverancier specifieke oplossingen voor zijn.
Bij het creëren van deze blauwdruk kijken we in een breder perspectief naar de mogelijke oplossing. Dit geldt met name voor de link tussen het P2P proces en de upstream inkoopprocessen. Denk hierbij aan de link tussen de oplossing voor contractmanagement en de P2P oplossing. Is er een integratie, of is dit een handmatige koppeling voldoende? Hoe willen we deze data koppelen en wat is hiervan de meerwaarde? Ook kan gedacht worden aan de wijze waarop de masterdata wordt geadministreerd in de verschillende systemen.
Wanneer dit high level to-be proces is vastgesteld kan er o.b.v. van het vergelijk met de as-is processen een GAP-analyse uitgevoerd worden. Dit wordt tevens meegenomen als input voor het opstellen van de requirements.
Stap 5: Requirements
In workshopvorm zal op basis van de onze best practices en tools gezamenlijk met de belanghebbende bepaald worden welke requirements nodig zijn voor de organisatie. Hierbij zal per requirement bepaald worden of het een ‘must have’, ‘should have’, ‘could have’ of ‘won’t have’ is. Hierbij nemen we de organisatie uitgebreid mee in de mogelijkheden en de nieuwe technologieën die op dit moment beschikbaar zijn op de markt.
Stap 6: Short list leveranciers
Op basis van de verzamelde informatie in de voorgaande stappen zal een shortlist van leveranciers opgesteld worden waarmee een RFP-traject gestart kan worden. Dit zal o.a. bepaald worden op basis van variabelen zoals de mate van beschikbare IT-capaciteit, de groeiverwachtingen, hoe tech-savvy de organisatie is en de grootte van de organisatie? Heeft de organisatie een global of een meer lokale footprint? Een andere mogelijke conclusie is dat de huidige softwareoplossing toch wel voldoet en dat vervanging niet veel gaat opleveren. Wanneer er niet wordt gekozen voor de huidige leverancier, zal doorgegaan worden met stap 7.
Stap 7: RFP
Op basis van stap 1 t/m 6 zal vastgesteld worden welke leveranciers uitgenodigd zullen worden voor de RFP. Tevens zal er een sourcing strategie uitgewerkt worden. Deze strategie zal na akkoord door de organisatie uitgevoerd worden. Daarnaast zal de business case worden aangescherpt doordat we, o.b.v. de verzamelde data en eisen & wensen, een betere inschatting kunnen maken van de kosten. Een belangrijk onderdeel van de RFP is de demonstratie van het systeem: hier krijgen de leveranciers de kans om a.d.h.v. use cases te laten zien hoe zij bepaalde uitdagingen van de betreffende organisatie op zouden lossen binnen hun systeem. Tot slot adviseren wij ook om een aantal gebruikers zelf door het systeem te laten klikken om ze zo te laten ervaren wat ze van de tooling vinden.
Op basis van de input (demo’s, antwoorden en visie) van de leveranciers zal een analyse van de aangeboden oplossingen uitgevoerd worden. Hierin zal geanalyseerd worden welke oplossing de beste match heeft met de doelstellingen van de organisatie met inachtneming van de gestelde kaders (financieel etc.). Met de beste twee leveranciers worden onderhandelingsgesprekken gevoerd. Dit zal uiteindelijk resulteren in een getekend contract. Vervolgens start de implementatie van het nieuwe systeem. De succesfactoren van zo’n implementatie zullen we bespreken in onze volgende blog.
