De inkoopprocessen groeiden gaandeweg binnen de organisatie, het inkoopteam evolueerde tot een volwassen eenheid en met enige regelmaat werd er een nieuwe tool geïntroduceerd die het leven van de inkopers makkelijker moest maken. Hiermee werd de noodzaak van verhoogde contract compliance of de wens voor een snellere doorlooptijd van het sourcingproces ingevuld.
Klinkt bekend, nietwaar?
Vanaf het moment dat de nieuwe software live gaat, zijn complexe, zelfgebouwde Excelbestanden niet meer nodig, is er altijd één systeem met alle up-to-date contract- en leveranciersgegevens; de processen voor o.a. sourcing en spend analyse gaan vlotter dan ooit tevoren. De software is erg gebruiksvriendelijk en alle inkopers kunnen inloggen op computer & mobiele app om vervolgens direct aan de slag met zijn/haar taken.
Te mooi om waar zijn, toch?
De realiteit
De praktijk bij het gebruik van nieuwe inkoopsoftware is heel wat weerbarstiger; het beloofde sprookje blijkt vaak een moeizame worsteling om nieuwe software draaiend te krijgen, te koppelen met bestaande systemen en te zorgen dat collega’s het met enige tevredenheid gebruiken in dagelijkse inkoopprocessen.
In een recent afstudeeronderzoek (2018) bij Qando zijn tien vertegenwoordigers van Nederlandse inkooporganisaties geïnterviewd over hun ervaringen met de adoptie van inkoopsoftware. Naast positieve ervaringen zijn er ook duidelijke drempels waar te nemen. Hieronder staan drie quotes die tot de verbeelding spreken.
“Er wordt niet voldoende geluisterd naar de behoefte van de gebruiker. Dus dan geef je ze iets wat ze niet willen.”
“Het veranderproces wordt niet voldoende begeleid. Verandering is altijd eng, en daar moet je mensen in meenemen en daar kan je het beste zo vroeg mogelijk mee beginnen. Want hoe korter dat veranderproces, hoe hoger de weerstand.”
“Het niet duidelijk inzien van voordeel wordt als excuus gebruikt om het niet te gebruiken.”
Werken aan een betere adoptie
Een aantal relevante zaken willen we graag benoemen1. Allereerst is het belangrijk om gebruikers met weerstand vooraf te identificeren en te betrekken bij het opstellen van het eisen- en wensenpakket en de selectie van leverancier(-s). Een actieplan voor het documenteren en communicatie rondom de verwachte toegevoegde waarde van de software is van grote waarde.
Bijzonder handig, en met een flinke invloed op de adoptie, is het hebben van een expliciet plan voor een optimaal gebruik van het implementatie- en supportteam van de leverancier van het inkoopplatform. Zorg ook dat eventuele onvolkomenheden in het werkproces per uitgerolde module zijn opgelost, voordat een volgende inkoopmodule wordt uitgerold.
Power users vervullen een invloedrijke rol ten opzichte van minder intensieve gebruikers; het is dan ook relevant om deze power users uitgebreid te coachen en trainingen te geven voor een optimaal gebruik van het systeem zodat zij hun kennis goed door kunnen geven aan andere gebruikers in de organisatie en met hun kunde de overige gebruikers bij kunnen staan. Het doorgeven van kennis en ervaringen kan slim ingevuld worden, bijvoorbeeld tijdens gebruikelijke sociale activiteiten, zoals het delen van succesverhalen tijdens de maandelijkse werklunch.
1 Gebaseerd op Zycus Pulse of Procurement 2017
Waar beginnen
Voor een hogere adoptie van inkoopsoftware, is het essentieel om de juiste inzichten op tafel te krijgen waarom het op een eerder moment niet (goed genoeg) is gelukt de software te verankeren in uw organisatie. Wanneer u overweegt om voor het eerst te starten met een inkooptool, kunt u veel leren van actuele faalfactoren en succesfactoren bij andere Nederlandse bedrijven, en is het leerzaam om deze te bestuderen alvorens te beginnen aan het adoptietraject.
Het jaarlijkse inkoopsoftware-onderzoek van Qando verschaft u deze belangrijke inzichten voor uw eigen organisatie en is tegelijkertijd een benchmark met de andere deelnemende organisaties. We meten het gebruik van inkoopsoftware, tevredenheid, de impact van inkooptools op uw inkoopdoelen en de uiteindelijke de mate van adoptie; deze adoptie wordt versterkt door aanwezige succes- en faalfactoren, alsook de toekomstverwachtingen bij de doorontwikkeling van inkoopsoftware.
Uitnodiging
We nodigen u en uw inkoopcollega’s van harte uit om deel te nemen in het onderzoek. Na deelname ontvangt u een gratis benchmark-rapportage voor uw organisatie; het kost u maximaal 15 minuten om de vragenlijst in te vullen. Als beloning voor uw tijdsinvestering, verloten we een dinerbon t.w.v. € 100 onder alle complete ingevulde vragenlijsten, te besteden bij een restaurant naar keuze.
