Click here for the English version
Een soepel proces voor supplier onboarding bij een Purchase-to-Pay-implementatie (P2P) is cruciaal voor het succes van nieuwe P2P-software. Ook het aantal leveranciers en haar geüploade catalogi draagt direct bij aan de ervaren kwaliteit van nieuwe P2P-software door gebruikers. Het standaard stappenplan voor supplier onboarding is vaak wel aanwezig, maar hoe zorg je voor de juiste toepassing?
Deze blog geeft je inzicht in een aantal succes- en faalfactoren in het supplier onboarding proces die onze consultants in de praktijk hebben opgedaan tijdens implementaties van nieuwe P2P-software.
Stappenplan
In onderstaand overzicht is het proces van supplier onboarding schematisch weergeven. Deze kan op onderdelen op maat gemaakt worden voor elke organisatie. Zo kan het zijn dat er sprake is van herhaalverkeer als een leverancier een foutmelding krijgt bij het uploaden van haar catalogus in de nieuwe P2P-software, waardoor er opnieuw gekeken moet worden naar de catalogus voor het identificeren van de reden voor de foutmelding.
Figuur: Basisproces supplier onboarding
Succes- en faalfactoren
Bij het stappenplan zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten te noemen die relevant zijn voor elke belanghebbende in een P2P-implementatie. Dit zijn de inzichten die onze consultants vanuit de praktijk hebben opgedaan.
Inventarisatie bij de leverancier
Inventariseer vóór de start van het supplier onboarding proces bij de leveranciers hoe zij tegenover de voorgenomen P2P-implementatie staan. Stel vragen over wie de operationele en tactische/strategische contactpersonen zijn, de kosten, de interne planning etc.
Het belang van duidelijkheid rondom de contactpersonen willen we graag benadrukken. Het kan zijn dat het uploaden van de catalogus door de leveranciers wordt uitbesteed aan een externe partij of dat er sprake is van het invullen van de catalogus door een interne supportmedewerker. De externe partij die eerder te maken heeft gehad met P2P-implementaties heeft waarschijnlijk een sneller begrip en hogere werksnelheid. In het geval van de interne supportmedewerker zal je juist meer tijd en aandacht moeten besteden aan de uitleg van het gestuurde catalogus template.
Duidelijkheid en consistentie
Het is van belang dat je duidelijkheid en consistentie uitstraalt naar leveranciers. Wanneer je als organisatie contact hebt met een leverancier, vraag je naar harde datums wanneer zij bepaalde zaken gaan aanleveren. Je kunt hierop sturen en de leverancier contacteren wanneer zij zich hier niet aan houdt. Bespreek daarnaast goed binnen de organisatie en met de leverancier welke velden verplicht moeten worden ingevuld, must haves, en welke velden nice to have zijn. Uiteraard zal de leverancier deze laatste categorie minder snel invullen maar het is belangrijk de leverancier mee te nemen in wat voor de organisatie prioriteit heeft. Zo zal de leverancier je beter begrijpen en de vereiste zaken sneller aanleveren.
Werk standaardiseren en borgen
Zorg ervoor dat je e-mail templates aanmaakt voor de punten waarop je bijvoorbeeld een catalogus nakijkt. Dit scheelt veel tijd en betekent ook een kortere reactietijd richting leveranciers. Het is dan ook gemakkelijker om fouten die bij leveranciers voorkomen te borgen inclusief de oplossing. Met het borgen bedoelen we het verzamelen van de casussen (en de bijbehorende e-mail templates) in een gedeelde map en het regelmatig bespreken hiervan – bijvoorbeeld in een dagelijkse stand-up meeting. Het implementatieteam kan hier direct van leren en daarmee hoeft het proces van fout-naar-oplossing niet telkens opnieuw te worden uitgevoerd door de individuele medewerkers.
Houding naar leveranciers
Het is goed om de leverancier mee te nemen in het gehele proces van supplier onboarding. In de gepresenteerde stappen zitten veel controleslagen en dit is natuurlijk tijdrovend. Leg daarom uit hoeveel controleslagen er zijn en door welke collega’s de catalogus moet worden gecheckt.
De leverancier besteedt veel tijd in het opstellen en uploaden van de catalogus. Het is daarom beter om de catalogus goed te checken dan (opnieuw) terug te moeten naar de leverancier. Mocht een leverancier tegen foutmeldingen aanlopen tijdens het uploaden van een nieuwe catalogus, laat dan merken dat je dit vervelend vindt en ziet dat de leverancier haar best doet.
Ten slotte kan je controleslagen inbouwen om te controleren of een leverancier een test order ook daadwerkelijk heeft ontvangen. Door het actief benaderen van leveranciers laat je weten dat ze waardevol zijn en tegelijkertijd wordt het duidelijk of ze de notificaties vanuit de software begrijpen. Dit is relevant in zowel de test omgeving als de productie omgeving.
Communicatie na go-live
Zodra de nieuwe P2P-software live is, is het belangrijk om in contact te blijven met de leverancier over eventuele vervolgstappen. Zorg dat het duidelijk is of de contactpersonen van de leveranciers tijdens de P2P-implementatie ook de contactpersonen blijven na afronding van de implementatie. Andersom is het ook belangrijk om te laten weten wie de leverancier kan contacteren als er vragen zijn in de toekomst.
Meer informatie
Meer weten over de implementatie van inkoopsoftware en P2P-software in het bijzonder? Kijk ook eens op onze informatiepagina.
