Blogs

De geselecteerde softwareoplossing kan nog zo goed zijn, wanneer de implementatie niet goed uitgevoerd wordt, zal de gekozen oplossing geen succes worden voor uw organisatie. Het is daarom van groot belang dat de implementatie goed wordt uitgevoerd. Een goede implementatie zorgt voor een hoge adoptie graad: in onze optiek een van de belangrijkste graadmeters voor het succes van een implementatie. In deze blog geven we een overzicht van onze top 8 kritische succesfactoren bij een implementatie van P2P software. 

1. Masterdata kwaliteit & processen

Zorg voor goede masterdata. Dit klinkt eenvoudig, want hoe moeilijk kan het bijvoorbeeld zijn om een leverancier toe te voegen aan een systeem. In de praktijk blijkt dit een grote uitdaging. Leveranciers staan, door onder andere het samenvoegen van ERP-systemen of slecht masterdatabeheer, op vele verschillende wijzen in het systeem. De slechte kwaliteit van deze data zorgt voor verstoringen in het proces en slechte rapportages. Er dient daarom goed nagedacht te worden over de datastrategie. Denk hierbij aan de processen rondom het aanmaken, wijzigen maar ook het opschonen van de data. Hoe goed de gekozen software ook is, wanneer de data niet juist is, zullen de processen niet naar wens gaan verlopen. Naast leveranciersdata betreffen dit de volgende data objecten; goederengroep codes, grootboekrekeningen, kostenplaatsen, interne orders, gebruikers en bijbehorende rollen, unit of measures, betaalvoorwaarden & btw-codes.

2. Heldere en meetbare project doelen

Iedereen zal het erover eens zijn dat het belangrijk is om heldere projectdoelen te definiëren. In de praktijk zien we echter dat men deze projectdoelen niet uitwerkt in de vorm van KPI’s. In sommige gevallen zien we dat deze KPI’s uitgedacht zijn, maar vervolgens niet gemeten worden. Om daadwerkelijk succes te behalen in een implementatie is het daarom van belang de gewenste resultaten te definiëren en vervolgens te gaan meten en hierop te gaan sturen. Inzicht in het daadwerkelijke verloop van het P2P proces zou gecreëerd kunnen worden middels de inzet van Process Mining tooling. Het is daarom verstandig om een 0-meting uit te voeren (op het oude systeem), om vervolgens na een nieuwe meeting te kunnen meten of het proces daadwerkelijk is verbeterd.

3. Goed uitgedachte change management strategie

Draag zorg voor een goede change managementstrategie, wat o.a. bestaat uit een goed implementatieplan, communicatieplan en een goede trainingsaanpak.

Implementatie plan

Er dient een goed implementatieplan aanwezig te zijn; deze dient opgezet te worden alvorens de implementatie start. Dit bepaalt namelijk welke stakeholders geïnterviewd dienen te worden, wie bij welke design sessies aanwezig zal moeten zijn en wat de verschillende gebruikersgroepen zullen zijn. Wij zien twee soorten implementatiestrategieën: big-bang livegang en een gefaseerde livegang. Wij adviseren een gefaseerde livegang. Hierbij kan gedacht worden aan livegang per locatie, per business unit, of per land. Een andere gedachte kan zijn om eerst het basisproces goed neer te zetten en dit vervolgens per categorie verder uit te bouwen. Een gefaseerde livegang werkt beter, omdat een P2P implementatie vaak heel veel processen raakt in de gehele organisatie. Het is vaak te groot en complex om het oude systeem in één keer uit te faseren. Het belangrijkste en meest vergeten onderdeel is om in het implementatieplan naar hoge adoptie van het systeem te streven. Alle activiteiten en milestones dienen daarop gericht en afgestemd te zijn.

Communicatieplan

Gezien het feit dat het P2P proces en de aanstaande verandering veel mensen in de organisatie raakt, is een goed communicatieplan van essentieel belang. Het is hierbij belangrijk dat dit geen “one-size fits all” communicatieplan is: dit dient toegespitst te worden op de specifieke gebruikersgroepen. Zorg er hierbij vooral voor dat uitgelegd wordt waarom deze verandering nodig is en wat de toegevoegde waarde is van een goed georganiseerd P2P proces voor de betreffende gebruiker en de gehele organisatie. Besteed daarnaast voldoende aandacht aan het uitdragen van het beleid; denk bijvoorbeeld aan wanneer wel en wanneer geen inkooporder? Dit dient natuurlijk ook terug te komen in de training.

Trainingsplan

Daarnaast is het trainen van zowel de heavy users (inkoop-/besteldesk, afdeling crediteuren en eventueel logistiek) als de eindgebruikers van groot belang. Al beweren veel softwareleveranciers dat het systeem zo intuïtief is dat training niet nodig is, blijkt dit uit onze ervaring in de praktijk niet altijd het geval te zijn. Deze training dient niet alleen een “knoppen” training te zijn waarin uitgelegd wordt op welke knop gedrukt moet worden, maar dient juist in te gaan op het gehele proces en het resultaat van het gebruik door de user. Het is van groot belang dat de eindgebruiker weet welke stappen er in het proces doorlopen dienen te worden en waarom dit dient te gebeuren.

Identificeer daarnaast een aantal key users zodat zij, wanneer er vragen zijn vanuit de organisatie, als eerste aanspreekpunt kunnen fungeren om de simpelere vragen van collega’s te beantwoorden. Tot slot raden wij altijd aan om een e-learning omgeving te ontwikkelen; dit helpt zowel om kennis en vaardigheden op te frissen van bestaande gebruikers als ook om ook nieuwe eindgebruikers op te leiden. 

4. Team

De samenstelling van het team is essentieel voor een goede implementatie. Het team dient zo samengesteld te zijn dat alle belanghebbende voldoende vertegenwoordigd zijn. Minimale vereiste is dat de processpecialisten vanuit inkoop, finance, IT, logistiek & de business betrokken te zijn in het core projectteam. Zo wordt voorkomen dat het alleen een “IT feestje”, een “Finance feestje” of een “inkoop feestje” wordt. Een manier om een brede gebruikersgroep vanuit de business te betrekken is het opzetten van toets groepen bestaande uit een aantal key-users van verschillende afdelingen, locaties of landen. Met deze toets groepen kunnen gemaakte keuzes gevalideerd worden en showcase sessies georganiseerd worden om zo te komen door een passende en gedragen oplossing te komen. Daarnaast is het van belang om goede implementatie consultants te onboarden voor het project. Deze implementatie consultants dienen, naast het hebben van diepgaande kennis van de gekozen softwareoplossing, ook de business processen te begrijpen. Zij zijn degene die de vertaling van business naar IT-oplossing moeten maken.

5. Governance

Naast een goed team is het natuurlijk van groot belang dat er executive support is op het juiste niveau en dat de governance structuur goed is opgezet. Hierbij zien we vaak discussie ontstaan met betrekking tot het eigenaarschap voor het gehele P2P proces. Dit eigenaarschap kan liggen bij finance, inkoop of er kan een gedeeld eigenaarschap zijn. Hier is het advies om altijd één besluitvormer te hebben die het laatste woord heeft: het P2P proces is in sommige gevallen namelijk een trade-off tussen inkoop en finance. Bij gedeeld eigenaarschap kan dit leiden tot besluiteloosheid met als resultaat frustratie en vertraging van de implementatie. Daarnaast dienen er vanuit de stuurgroep voldoende bevoegdheden gegeven te worden aan het projectteam. De stuurgroep is er voor besluitvorming bij belangrijke mijlpalen en houdt toezicht of de projectdoelen gerealiseerd worden.

6. Leveranciers onboarding strategie

Een P2P implementatie vraagt niet alleen veel van de eigen organisatie, maar ook van leveranciers. Zij krijgen namelijk vaak met een leveranciersportaal of een veranderde wijze van bestellen en/of factureren te maken. In veel implementaties zien wij dat de focus vooral ligt op de interne organisatie. Voor een succesvolle implementatie en het realiseren van de gestelde doelstellingen is een goede leveranciers onboarding strategie daarom van essentieel belang. De te behalen efficiency voordelen bij het verwerken van facturen worden namelijk veelal gerealiseerd middels het leveranciersportaal of integraties met leveranciers. De inspanning die dit vergt wordt door de meeste bedrijven onderschat.

Om zo snel mogelijk waarde te kunnen creëren dient daarom een leveranciers onboarding strategie opgesteld te worden. Hierbij worden de leveranciers gesegmenteerd op basis van een aantal variabelen zoals aantal PO’s en facturen, bestelkanalen, technische capaciteit van leveranciers etc.. Op deze wijze kan bepaald worden wat de toegevoegde waarde is om betreffende leverancier te onboarden op het leveranciersportaal en of een eventuele integratie efficiency voordelen kan opleveren. Op deze wijze kan snel waarde gecreëerd worden en kan de business case gerealiseerd worden.

7. Goede planning van integraties

Een ander belangrijk aandachtspunt voor een succesvolle P2P implementatie, is de integratie met andere softwareoplossingen. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de integratie met ERP-systemen, catalogi, inhuursystemen en logistieke systemen. De P2P softwareleveranciers zullen altijd beweren dat ze in staat zijn elke integratie te realiseren. Dit is natuurlijk vaak het geval maar tegen welke kosten? Is het een standaard integratie of is het een maatwerk integratie, betreft het een real-time integratie of is het een dagelijkse update? Dit zijn vragen die voorafgaand aan de implementatie, samen met de softwareleverancier, beantwoord dienen te worden. Hierbij dient de focus te liggen op de datapunten: welke data wil je waar registreren en hoe wil je hier uiteindelijk over kunnen rapporteren en in welk systeem? Voorbeelden hiervan zijn rapportages met betrekking tot het overzicht van de verplichtingen, timing met betrekking tot het verantwoorden van de kosten en overzichten van geboekte en betaalde facturen.

8. Geen onnodig maatwerk

Tot slot dient maatwerk, waar mogelijk, voorkomen te worden. Maatwerk betekent dat het systeem specifiek voor jouw organisatie wordt aangepast, vaak door aanpassingen in de programmacode. Dit betekent vaak dat je niet makkelijk mee kunt in standaard updates en upgrades. Het is vaak het resultaat van de eeuwige discussie: process follows system vs. System follows process.

In de oplossingen van de grote softwareleveranciers zijn de best-practices uit de markt opgenomen. Daarnaast worden er periodiek (elk half jaar of elk kwartaal) nieuwe features uitgebracht om de software op basis van de best-practices verder te ontwikkelen. Wil je dus een actueel en geüpdatet systeem hebben, dan moet er bij elke suggestie voor maatwerk kritisch gekeken worden waarom de standaardoplossing door de softwareleverancier niet werkt voor de organisatie. Hierin heeft de business consultant een belangrijke rol: deze moet identificeren waarom de gaps bestaan en hoe deze opgelost kunnen worden. In het geval dat de software echt niet voldoet aan de wensen/eisen van de klant omdat het betreffende proces zo uniek is, kan maatwerk nodig zijn. Hierbij is het belangrijk dat men zich goed beseft dat dit de nodige kosten met zich meebrengt, niet alleen in de ontwikkeling van maatwerk maar ook in het onderhoud.

Dit artikel is mede gebaseerd op de volgende artikelen:

• Nine tips for implementing Purchase-to-Pay Technology, Hacketgroup 2019
• The Top 10 Critical Success Factors for Source to Pay Implementations with Thierry Jaffry, Pure Procurement 2020