In het proces van een Purchase-to-Pay-implementatie (P2P) zijn er veel kansen voor optimalisatie. Deze blog geeft je zes tips voor een betere implementatie van P2P-software; deze best practices zijn verzameld door onze consultants tijdens de implementatie van nieuwe P2P-software.
1. Bulk catalogus
Je kan beter kiezen voor het uploaden van één ‘bulk catalogus’ in het nieuwe P2P-systeem in plaats van een catalogus per leverancier uploaden. Een bulk catalogus is eigenlijk een uitdraai uit je huidige ERP-systeem van alle producten van alle leveranciers, deze uitdraai zet je vervolgens in één catalogus in het nieuwe P2P-systeem.
Vervolgens kan je een export maken per leverancier en aan de betreffende leverancier vragen om deze te reviewen óf een nieuwe catalogus aan te leveren in een vooraf bepaald template.
Ons advies is om dit gefaseerd te doen (niet alle leveranciers tegelijk) zodat je het P2P-project beter kan managen, dit geldt voor zowel de resources van je eigen organisatie als voor de leveranciers.
2. Periodieke meetings met softwareleverancier
Plan periodieke meetings met de contactpersonen vanuit de softwareleverancier om fouten en issues te overleggen. Zorg er ook voor dat de contactpersonen van de leverancier geïnformeerd zijn over de interne processen binnen jouw organisatie. Stel ze tijdig op de hoogte bij eventuele wijzigingen in het implementatieproces.
3. Afstemming met reguliere werkzaamheden
Het is belangrijk dat de reguliere inkoopwerkzaamheden worden afgestemd met alle nieuwe P2P-processen en dit geldt zeker voor het supplier onboardingproces. Als er op de vertrouwde wijze een artikel wordt toegevoegd door het inkoopteam, zal deze ook moeten worden toegevoegd aan de catalogus in het nieuwe P2P-systeem.
4. Betrekken lijnorganisatie
Wanneer je met een P2P-projectteam werkt, is het van belang de lijnorganisatie bij (belangrijke) keuzes mee te nemen. Zij zullen er later mee gaan werken en het is dan ook van belang dat zij het systeem en de processen vanaf het begin goed adopteren.
5. Escalaties
Maak een escalatie-matrix zodat je tijdens het implementatieproces snel issues kan afvangen en daadwerkelijk kan oplossen.
6. Gestructureerd werken
Werk altijd met de juiste versie van een catalogus. Bij het controleren van een catalogus zijn er veel controleslagen nodig waardoor meerdere versies van een catalogus ontstaan. Werk daarom altijd met een consistente bestandsnaam en benaming van de versie.
Meer informatie
Meer weten over de implementatie van inkoopsoftware en P2P-software in het bijzonder? Kijk ook eens op onze informatiepagina.
