Nieuwe technologieën als Artificial Intelligence en Blockchain hebben naar verwachting een grote impact voor de invulling van de inkoopfunctie in de nabije toekomst. Tegelijkertijd hebben we in ons inkoopvak nog altijd te maken met voortslepende pijnpunten zoals een gebrek aan tijd en middelen en ook het ontbreken van standaardisatie in processen. Wat betekent dat voor de toekomst van het inkoopvak? Hoe zien de komende 5 jaar eruit?
Deze blog geeft een antwoord op deze vragen en gebruikt hiervoor informatie vanuit het Zycus Pulse of Procurement-onderzoek 2018. Wereldwijd hebben meer dan 400 inkoopprofessionals hieraan deelgenomen.
Technologische ontwikkelingen
#1 Artificial Intelligence
Hoewel deze technologie niet nieuw is - denk aan classificatie van spend data - zal kunstmatige intelligentie in de nabije toekomst ingezet worden bij meer inkoopprocessen. Goede voorbeelden hiervan zijn de ondersteuning bij sourcing events, hulp bij contractonderhandeling, verifiëren van transacties en verwerken van facturen.
#2 Internet of Things
Het concept van Internet of Things is ongetwijfeld bekend: een wereld waarin apparaten en machines zelfstandig data verzamelen en versturen naar hun omgeving. Inkoopprofessionals zien met name voordelen voor optimalisatie van voorraadbeheer, onderhoud van machines en risicomanagement. Hierbij moet wel opgemerkt worden dat er ook sprake kan zijn van extra kosten, bijvoorbeeld voor de beveiliging van data en netwerken.
#3 Blockchain
Aan Blockchain-technologie wordt een immens potentieel toegekend (zie ook onze reader) en inkoopprofessionals zien deze technologie als bijzonder invloedrijk. De technologie wordt ondermeer ingezet voor het automatiseren van facturering en betalingen, het tegengaan van fraude en het versnellen van distributie - waarmee nieuwe kansen voor global sourcing beschikbaar komen.
#4 Robotisering | Automatisering | 3D printen
Deze technologieën zijn met name aanwezig in fabrieken maar ze hebben substantiële effecten op inkoop. Denk bijvoorbeeld aan de keuze tussen het inkopen van onderdelen voor een nieuwe product en deze op te slaan in het magazijn óf het inkopen van de licentie om de onderdelen zelf te printen/ op locatie bij de distributeur. De kostenstructuur van een leverancier zal veranderen en daarmee ook de onderhandelingen die je als inkoper voert met deze leverancier.
#5 Duurzame energie en geavanceerde materialen
Klimaatverandering speelt zeer zeker een rol binnen inkoop gezien strengere wet- en regelgeving en eisen voor compliance. Het is baanbrekend voor oude aannames rondom de energie-industrie, heeft een flinke impact op de prijs, verandert vraag en aanbod en heeft invloed op de kostenstructuur van leveranciers.
Ook de opkomst van geavanceerde materialen - grafeen, nanotechnologie, OLEDs etcetera - worden gezien als invloedrijk, vooral de inkoopprofessionals werkzaam in de industrie van ontwikkeling van nieuwe producten en designprocessen.
Pijnpunten
Hoewel we uitkijken naar deze technologische ontwikkelingen, hebben we in de dagelijkse praktijk te maken met een aantal voortslepende pijnpunten. De top-3 in 2018 ziet er als volgt uit:
- Gebrek aan tijd en middelen
- Slecht inzicht in leveranciersprestaties
- Geen standaardisatie van processen.
Opvallend is het zeer beperkte inzicht in leveranciersprestaties, deze had in 2017 nog een vierde plek. Dit komt mogelijk voort uit risico's geassocieerd met een krappere leveranciersmarkt en versnelde inflatie.
Niet zichtbaar in de top-3 maar wel goed om te benoemen is het pijnpunt van data verspreid over verschillende, gescheiden bronnen - gestegen van plek 6 in 2017 naar plek 4 in 2018. Nieuwe pijnpunten benoemd door inkoopprofessionals zijn het tekort aan ervaren mensen en talent (plek 8) en politieke en economische onzekerheid - resulterend in risico's voor militaire of handelsoorlogen (plek 12).
Prioriteiten
Met inachtneming van de opkomst van nieuwe technologieën en de bestaande pijnpunten, is meer dan de helft (53%) van de inkoopprofessionals bezig met de omschakeling van tactisch naar strategisch inkopen. Met strategisch inkopen bedoelen we activiteiten als het begrijpen van de markt en proactief managen van leveranciersrisico's, optimaliseren van de supply chain om beter te zijn dan de competitie en het spotten van belangrijke nieuwe technologie en werken aan een voordelige toepassing daarvan.
Daarnaast benoemen inkoopprofessionals specifiek dat ze aan de slag zijn om zoveel mogelijk inzichten te halen uit Big Data/ analytics en dat ze werken aan een betere samenwerking met leveranciers.
Uiteraard blijven kostenbesparingen ook relevant, net als het doorvoeren van verbeteringen voor meer efficiëntie in processen. Daarnaast wordt de samenwerking met stakeholders en het verbeteren van leveranciersprestaties als belangrijke doelen gezien voor de komende 5 jaar.
Een aantal KPI's onder de loep
Kostenbesparingen - gemiddeld behalen inkopers 12% aan kostenbesparingen. De grootste groep inkopers (42%) geeft echter aan besparingen tussen de 5% en 10% te realiseren.
Spend under Management (SUM) - gemiddeld heeft een inkoopteam 54% van de totale spend onder direct beheer. Dit gemiddelde valt in de grootste groep van inkopers (33%) die een SUM rapporteren tussen de 40 en 60%.
Contract compliance - gemiddeld zien inkoopprofessionals een score van 55% voor het nakomen (uitnutten) van afspraken in contracten. De meeste inkopers (27%) geven aan dat de contract compliance tussen de 40 en 60% ligt.
De inzet van inkooptechnologie
Zo'n 70% van alle inkoopteams wereldwijd gebruikt een vorm van inkooptechnologie ter ondersteuning van hun inkoopprocessen. Er is veel aandacht voor de inzet van de juiste inkooptechnologie, gemiddeld 44% is niet tevreden met hun huidige tooling en van deze groep geeft ruim 21% aan te willen upgraden. Hieronder worden de verschillende types en het gebruik verder toegelicht.
Spend analyse - 71% van de bedrijven gebruikt een vorm van spend analyse, vaak is deze binnen het bedrijf ontwikkeld en gegroeid. De waarde ligt met name in het identificeren en prioritiseren van kansen voor kostenbesparingen en strategisch met leveranciers omgaan voor kostenefficiency.
Contractmanagement - 70% van de bedrijven gebruikt software voor contractmanagement. Het stelt een inkoopafdeling in staat om contracten - en alle bijbehorende documenten - op een centrale plek te bewaren en te controleren. Ook de samenwerking met de juridische afdeling in dezelfde software wordt gezien als waardevol. Uiteraard biedt het ook voordelen voor analyse en rapportage, bewaken van contract compliance en het reduceren van doorlooptijden.
eSourcing - 55% van de bedrijven heeft tooling voor sourcing. Met behulp van de software kunnen er makkelijk meerdere stakeholders samenwerken in het schrijven en analyseren van RfX's en wordt er transparantie gecreëerd in het gehele proces van inschrijven, analyse en toewijzing van een opdracht.
Procure-to-pay - 65% van de bedrijven gebruikt software voor het procure-to-pay proces, deze zijn overwegend gebouwd op een ERP-systeem. Procure-to-pay software draagt bij aan zichtbaarheid en transparantie voor alle transacties en biedt grote voordelen voor zowel de gebruiker (shoppen á la Bol.com) en de leveranciers met veel self-service mogelijkheden.
Projectmanagement - 58% gebruikt een tool voor projectmanagement binnen het werkveld van inkoop. Deze tool is vaak zelf ontwikkeld en benut kansen voor het managen van doelen voor kostenbesparingen, draagt zorgt voor het volgen van de juiste stappen in strategische sourcing processen en identificeert daarbij bottlenecks.
Management van inkoopaanvragen - 62% van de bedrijven heeft een systeem om alle inkomende - eenmalige/ ad hoc - inkoopaanvragen in te managen. Hiermee is controle mogelijk over aanvragen die anders niet passen in inkoopprocessen en kan er een betere service (= hogere tevredenheid) worden gerealiseerd richting interne stakeholders. Het is mogelijk om alle details - o.a. volumes en types - te volgen en de resources van een inkoopafdeling hiervoor slim in te zetten.
Tracken van besparingen - 65% maakt gebruik van een systeem voor het tracken van besparingen, het overgrote deel gebruikt daar een zelfgemaakt programma voor. Het stelt ze in staat om de verwachte, actuele en gerealiseerde besparingen in kaart te brengen en hiervoor verschillende classificaties toe te passen (onderhandeling, marktontwikkeling etcetera). Ook is het vaak mogelijk om een workflow te gebruiken voor het goedkeuren van besparingsprojecten en de behaalde prestaties.
Leveranciersmanagement - 61% geeft aan dat ze tooling hebben voor supplier management, verrassend vaak zelf ontwikkeld. Een goed werkend systeem heeft schone, up-to-date informatie over leverancierscapaciteiten, certificaten, de mate waaraan ze voldoen aan specifieke wet- en regelgeving etcetera. Ook stelt het inkoopprofessionals in staat om risico's op tijd te identificeren, beter samen te werken en goed presterende leveranciers te identificeren voor een vorm van lange termijn-samenwerking.
Supplier network - 55% maakt gebruik van een supplier network. Dit is een platform waarop leveranciers zich kunnen aanmelden, hun aanbod van producten en diensten kunnen invoeren en vervolgens de mogelijkheid hebben om zich in te schrijven voor sourcing events bij een groot aantal bedrijven wereldwijd; eenmaal gekozen als nieuwe leverancier, is een snelle supplier onboarding mogelijk doordat bedrijven alle relevante informatie automatisch kunnen uitlezen. Bedrijven zijn hierdoor in staat om snel nieuwe leveranciers te vinden, ook voor eenmalige of unieke uitvragen.
Adoptie van inkooptechnologie
Een succesvolle inzet van inkooptechnologie vereist een hoge adoptie door gebruikers. Gemiddeld gebruiken inkoopprofessionals 53% van de beschikbare inkooptechnologie in hun organisatie. Om dit percentage te verhogen, dan zijn de volgende tips absoluut relevant:
- Zorg dat problemen in het inkoopproces zijn opgelost vóórdat er inkooptechnologie wordt geïmplementeerd om het betreffende proces te automatiseren.
- Identificeer waarschijnlijke power users (veelgebruikers, voorlopers) en benoem deze personen als mentors voor andere gebruikers.
- Maak trainingen en sessies voor het delen van successen integraal onderdeel van de interne samenwerking en de bedrijfscultuur.
Toekomst - de komende 5 jaar
De beschreven technologieën - zoals Artificial Intelligence en Blockchain - gaan bijzonder veel impact hebben in het werkveld van inkoop. Daarnaast zorgt de verdergaande automatisering van inkoop er voor dat inkoopprofessionals zich steeds meer bewust worden dat hun functie gaat veranderen en het opent daarom ook deuren om hun eigen rol te verfijnen door nieuwe vaardigheden en capaciteiten te ontwikkelen. Een goed voorbeeld is het onder de knie krijgen van de overweldigende mogelijkheden van Big Data/ analytics.
Opvallend genoeg is er nog een substantieel gebrek aan een technologische integraties tussen inkoopfuncties en andere bedrijfsfuncties. Ook binnen de inkoopfunctie zelf is er een tekort aan koppelingen tussen de verschillende inkoopsystemen die elke dag intensief worden gebruikt. Het geloof is er echter zeker dat dit in de komende vijf jaar sterk gaat veranderen waarbij er steeds meer gebruik gemaakt gaat worden van 24/7 beschikbare cloud-technologie.
Downloaden als pdf
Deze blog is een verkorte weergave van alle informatie uit Zycus Pulse of Procurement 2018. We geven hieronder de directe download links om de twee bijbehorende white papers te kunnen downloaden.
