De impact van Artificial Intelligence op inkoop

april 30, 2019

Click here for English version

Op 28 maart hebben we met 20 inkoopmanagers gedineerd in het majestueuze Kasteel Maurick te Vught. Het authentieke bouwwerk dateert van ± 1400 en werd pas in 1914 voorzien van elektriciteit, iets wat na ruim 100 jaar niet meer weg te denken is in onze maatschappij van mobile devices en Internet of Things. Zou hetzelfde gelden voor Artificial Intelligence (AI) over 100 jaar?

kasteel-maurick-1024x683

 

Absoluut! We trappen deze open deur nog een stukje verder in: AI is niet nieuw, de technologie heeft al een ongekend aantal toepassingsgebieden en is naar verwachting mainstream technologie in 5 tot 10 jaar (Gartner, 2018). Inmiddels is een groot deel van het publiek al bekend met slimme chatbots – bijvoorbeeld bij online contact met KLM - waarbij Natural Language Processing (NLP) een grote rol speelt. Het veelgebruikte Spotify heeft een Machine Learning-algoritme om je ‘smaakprofiel’ af te leiden en nieuwe liedjes voor je te voorspellen. Ook is er veel bekend over zelfrijdende auto’s die Computer Vision gebruiken om bewegende beelden te analyseren en zo de rijweg te inspecteren. Dit zijn allemaal toepassingsgebieden van AI-technologie.

Hoe staat het dan met de toepassing van Artificial Intelligence voor inkoopprocessen? Ook voor de inkoopfunctie is het gebruik van AI namelijk niet nieuw. We kennen het van automatische spend classificatie (sinds 1998) en we zien groeiende toepassingen bij sourcing events, binnen contractmanagement, bij onderhandelingen en bij het verwerken van facturen.

Toch zien we nog weinig AI-toepassingen terugkomen in de dagelijkse praktijk van inkoopprofessionals. Er is nog een gebrek aan kennis en bewustwording over zowel de mogelijkheden als de uitdagingen bij de inzet van AI. Daarom hebben wij voor ons jaarlijkse Food4Thought-evenement het thema ‘De impact van Artificial Intelligence op inkoop’ gekozen en concreet de essentie, mogelijkheden en uitdagingen gepresenteerd aan de aanwezige inkoopmanagers. Ook hebben we use cases voor inkoop gedeeld. We zijn hierbij bijgestaan door Heroes, thought leader op het gebied van AI; hun team inspireert en begeleidt organisaties rondom innovatieve AI-toepassingen.

Qando Food4Thought 2019

 

De rol van inkoopprofessionals

Bij veel mensen heerst een angst dat AI en robots het werk van professionals overneemt. Niets is minder waar, dat geldt ook zeker voor de rol van inkoopprofessionals. AI zal de werkzaamheden van de inkoopprofessional wel wezenlijk veranderen. Mens en machine zullen elkaar complementeren en ervoor zorgen dat repetitieve taken worden overgenomen door machines/software, zodat de inkoopprofessional zich kan focussen op (strategische) taken die waarde toevoegen aan het proces.

Een belangrijk onderdeel van de implementatie van AI binnen de inkoopfunctie is het in huis hebben of halen van de benodigde skills. Inkoopprofessionals die de benodigde data science en logische vaardigheden missen, zullen het lastig vinden om kansen en beperkingen te herkennen van toepassing van AI binnen inkoop. Indien een organisatie niet de benodigde vaardigheden in huis heeft, zal deze rol moeten worden toegevoegd. Indien de grootte van de organisatie dit niet toelaat, is het van belang tijd en budget vrij te maken voor het trainen van het huidige team.

AI

 

Impact op inkoopprocessen

AI geeft je schone, genormaliseerde en juist geclassificeerde spend data; een verademing als je momenteel het tegenovergestelde ervaart. Daarnaast identificeert AI de beste sourcing kansen, maakt voor jou de analyse tussen on-contract en off-contract spend en – dit is een enorme kans voor de inkoopcommunity – de mogelijkheid om inkoopcategorieën te benchmarken met andere organisaties.

Je kan AI ook als je ‘buddy’ beschouwen bij sourcing processen. AI genereert een geschikte RfX en adviseert je over de inhoud, interpreteert interactie met leveranciers, kan simpele antwoorden geven en verzorgt analyses op basis van ingestelde selectiecriteria.

Voor contractmanagement geldt dat AI het risicomanagement automatiseert en waarde toevoegt tijdens de contracteringscyclus door rapportages en analyses met behulp van algoritmes waarbij vervolgacties automatisch geactiveerd kunnen worden. AI biedt ondersteuning bij het aanmaken van een contract, bijvoorbeeld bij het kiezen van de juiste voorwaarden. Ook beheert AI workflows om het voltooien van verplichtingen te vergemakkelijken en de huidige status te volgen. Hiermee worden risico’s en waardeverlies van contracten geminimaliseerd.

Fouten van leveranciers hebben verregaande vervolgen en soms is het moeilijk om alle informatie boven water te krijgen. AI heeft hiervoor een preventieve rol en maakt een betere leverancierskeuze mogelijk door snelle analyse van leverancier gerelateerde data; bijvoorbeeld het doorvertalen van de impact van een natuurramp als fabrieken van leveranciers in het rampgebied staan. Ook heeft AI de mogelijkheid om middels chatbots simpele gesprekken te voeren of eenvoudige vragen te beantwoorden van leveranciers.

Het Purchase to Pay-proces kan sterk worden geoptimaliseerd met AI. Denk aan het automatisch indelen van producten in catalogi, intelligente voorstellen doen voor het samenvoegen van orders, automatisch inkomende facturen valideren en het P2P-proces versnellen door de inzet van chatbots.

Virtuele inkoopassistent

Laatstgenoemde is één van de meest concrete mogelijkheden voor de toepassing van Artificial Intelligence, ook wel bekend onder de naam ‘virtuele inkoopassistent’. Door het bieden van slimme ondersteuning tijdens het bestelproces wordt de besteller snel en goed geholpen, is het aantal vragen op de inkoopdesk flink lager, de off-contract spend sterk gereduceerd, verloopt het factureringsproces volledig automatisch en voldoet het aan de gewenste compliancy eisen.

 

Bron: Procurious, 2018

AI Explore-sessie

Wil je meer weten over de inzet van een virtuele inkoopassistent? Wij organiseren op 9 mei een AI Explore-sessie en tijdens deze workshop zullen we gezamenlijk gaan onderzoeken of en op welke wijze de Virtual Procurement Assistant ingezet kan worden en welke inzichten en voordelen dit voor jouw organisatie kan opleveren. Kijk hiervoor op onze informatiepagina.

AI Explore

Reader

We hebben een reader geschreven die uitgebreid ingaat op de essentie van AI, de impact op inkoop, use cases voor inkoop presenteert en handvatten biedt als je zelf aan de slag wilt met het toepassen van AI binnen je eigen organisatie. Deze kan je hier downloaden.

IMG_0215-1

Topics: inkoop AI

Lucel Mulder

Geschreven door Lucel Mulder

Qando | Business Development Manager