3 projecten, één doel!
Voor een toekomstbestendig Procurement technologie landschap en inkoopresultaat
Van opstellen C2P specificaties tot begeleiding EU aanbesteding
RET: De digitale strategie voor Source-to-Pay 2025 tot 2028.
Hoe Qando met RET de digitale ambitie, het toekomstige technologielandschap en de business case voor een nieuw C2P-systeem vaststelde: fundament voor de S/4HANA-transitie en de Europese aanbesteding.
- OpdrachtgeverRET N.V., Rotterdam
- BrancheOpenbaar Vervoer
- DomeinSource-to-Pay / C2P
- AanleidingTransitie SAP R3 naar S/4HANA
- UitkomstStrategie, roadmap & business case
RET N.V.: hét dynamische openbaarvervoerbedrijf van de regio Rotterdam
RET verzorgt zorgeloos openbaar vervoer met metro, tram, bus en fast ferry, én is als geïntegreerd OV-bedrijf verantwoordelijk voor beheer en onderhoud van voertuigen en infrastructuur. Een organisatie met een groot maatschappelijk belang en een complexe leveranciersbasis.
Bij de overgang van SAP R3 naar SAP S/4HANA greep de SCM-afdeling het moment om breder te kijken: is S/4HANA toereikend voor het huidige Source-to-Pay-proces, welke alternatieven passen beter, en welke optimalisatieslagen zijn nu al mogelijk? Een fundamentele vraag die om een gefundeerd antwoord vroeg.
RET vroeg Qando om deze vraag om te zetten naar een concreet strategiedocument: van huidige digitale volwassenheid, via ambitie en roadmap, tot business case en shortlist van leveranciers voor een toekomstbestendig C2P-platform.
RET in cijfers
Zeven concrete knelpunten, één strategische vraag
Handmatige factuurverwerking, versnipperde informatie, geen zicht op contractuitnutting, geen leveranciersmanagement: de dagelijkse praktijk vroeg om een structurele upgrade, precies op het moment van de S/4HANA-migratie.
Strategiedocument digitalisering Inkoop
Van digitale ambitie tot business case, technologielandschap en shortlist. De basis voor besluitvorming én voor de latere Europese aanbesteding van een nieuw C2P-systeem.
- Scan huidige digitale maturiteit van Inkoop
- Digitale ambitie en strategie Source-to-Pay in lijn met SAP S/4HANA-programma
- Overview mogelijkheden in de markt plus opstellen functionele eisen
- Business case en advies voor selectie en aanschaf van een toekomstbestendig systeem
- Ondersteuning bij besluitvorming op directieniveau
- ESG- en duurzaamheidseisen meenemen als rapportagegrondslag
Identify · Improve · Innovate
Drie fasen die aansluiten op RET's beslispunten: eerst objectief kijken, dan gezamenlijk vormgeven, en tot slot vertalen naar concrete strategie en shortlist.
IDENTIFY
- As-is analyse van S2P-processen en tooling
- Volwassenheidsmeting op 6 building blocks
- Stakeholderinterviews (Inkoop, Finance, IT, Logistiek)
- Documentatie- en spendanalyse
IMPROVE
- To-be verkenning van RET-processen en -functionaliteiten
- Digitale ambitie en businessdoelen vaststellen
- Functionele en technische requirements
- Marktverkenning en leveranciers-matching
INNOVATE
- Match met nieuwste technologie en marktontwikkelingen
- Routekaart 2025 tot 2028 met C2P, GenAI en CSRD/ESG
- Shortlist leveranciers en scenario's
- Eindrapport plus directiepresentatie
Zes building blocks, gemiddeld 2,5 op 5
Objectief gemeten op een schaal van 5 niveaus: van 1 (transactiegericht) via 3 (gecoördineerd) tot 5 (extern geoptimaliseerd). Aanzienlijke ruimte voor digitale verbetering, met leveranciersmanagement als grootste hefboom.
Roadmap 2025 tot 2028: C2P, GenAI, CSRD en chatbots
Een gefaseerde route naar een future-proof technologielandschap, waarbij elke stap logisch voortbouwt op de vorige en aansluit op de S/4HANA-transitie.
1Contract-to-Pay systeem inclusief leveranciersportaal+
2Generatieve AI (Copilot) functionaliteit+
3CSRD en ESG voor Scope 3-rapportage+
4Tactische en operationele inkoop-chatbots+
5Verrijking met Category Management & Spend Analytics+
Vier strategische pijlers voor het nieuwe C2P-platform
Het toekomstige C2P-systeem levert waarde op vier assen: compliance, efficiency, doelmatigheid en risicobeheersing. Elke pijler koppelt aan concrete businessdoelen van RET.
Compliant contracten & PO's
Eenduidige templates en registratie van contracten, facturen en PO-data. Grip op naleving van contractafspraken.
Efficiënt en effectief
Systeem ondersteunt uniformiteit van processen op het S2P-gebied. Vereenvoudiging van het aanvraag-tot-bestelproces.
Doelmatig en doeltreffend
Strakke sturing op contractafspraken en leveranciersprestaties. Meer inzicht in spend en besparingen.
Monitoren en beheersen risico's
Monitoren van leveranciers- en contractrisico's. Sturen op uitgaven vooraf in plaats van achteraf.
Een gefundeerd besluit op vier assen
RET kon met dit strategiedocument zelfstandig én gedragen tot besluitvorming komen op de belangrijkste keuzes, zonder verrassingen tijdens de daaropvolgende aanbesteding.
Digitale ambitie en strategie voor Inkoop 2025 tot 2028, aansluitend op het SAP S/4HANA-programma.
Volwassenheidsmeting op 6 building blocks, met leveranciersmanagement (0,5) en Invoice Management (1,5) als lowest hanging fruit.
Toekomstig technologielandschap met C2P-platform, leveranciersportaal, GenAI, CSRD/ESG en inkoop-chatbots.
Business case: scope, verwachte waarde en investeringsadvies voor het nieuwe C2P-systeem.
Functionele en niet-functionele eisen voor het C2P-systeem, klaar voor de aanbesteding.
Shortlist van leveranciers plus high-level plan voor fase 2 met inschatting van tijd en kosten.
Wat vond onze opdrachtgever ervan?
Directieklaar besluitfundament in plaats van dik rapport.
Qando heeft ons bijgestaan bij het beantwoorden van het digitaliseringsvraagstuk en het besluitvormingsproces met enerzijds een ruime en gedetailleerde inhoudelijke expertise op het gebied van inkoop en digitalisering, en anderzijds een brede kennis van de markt van ERP-systemen, S2P, P2P en CLM inkoopsoftware en AI-functionaliteiten. Het resultaat: RET heeft een gefundeerde beslissing kunnen nemen over de digitale ambitie, de scope van het nieuwe systeem in verhouding tot de functionaliteiten in SAP S/4HANA, de business case en de functionele eisen van het toekomstige C2P-platform.DIRECTEUR SCM, RET N.V. Referentiegegevens op te vragen bij Qando (info@qando.nl)
Drie redenen om met ons te werken
Diepgaande inkoopkennis, actueel marktoverzicht en AI-focus in één team.
AI for Procurement adviesbureau
Qando is hét AI for Procurement adviesbureau van Nederland: passie voor AI-gedreven inkoopdigitalisering als kern van ons bestaan.
Bewezen DPS-methodiek
Toegepast bij 20+ organisaties, in publieke, financiële en zorgsector. Directieklare uitkomst in 6 tot 8 weken.
Onafhankelijk advies
Geen softwareleverancier: dus altijd het klantbelang centraal, in shortlist én in advies.
Herkent u deze uitdaging?
Staat u voor een S/4HANA-transitie, een S2P-strategie of een fundamentele keuze rondom C2P-systemen? Onze Digital Procurement Scan geeft u in 6 tot 8 weken een directieklaar strategiedocument met volwassenheidsmeting, roadmap, business case en shortlist.