Vraagstuk: Digitalisering Contract- en Leveranciersmanagement (CLM)
Kostenbewust CLM-advies voor een grote Vlaamse netbeheerder tijdens de SAP S/4HANA-transitie. Van CATS CM basis en gefragmenteerd contractmanagement naar een gefundeerde pakket-keuze met business case binnen aanbestedingskader.
Onze opdrachtgever
Een grote Vlaamse netbeheerder (300 gemeenten) in de energiesector, verantwoordelijk voor de aanleg en het beheer van essentiële distributienetten. Een strategische, aanbestedingsplichtige organisatie met duizenden medewerkers, scherpe compliance-eisen en een strak budgetkader.
Middenin de transitie van SAP R3 naar S/4HANA greep de afdeling Aankoop het moment aan om Contract- en Leveranciersmanagement structureel op de kaart te zetten.
Van CATS CM-fragmentatie naar een kostenbewust CLM-fundament.
Hoe Qando een grote Vlaamse netbeheerder (alle 300 Vlaamse gemeenten) hielp met een Digital Procurement Scan gericht op Contract- en Leveranciersmanagement, aangevuld met een onafhankelijk pakket-advies binnen aanbestedings- en budgetkader.
- OpdrachtgeverGrote Vlaamse netbeheerder (Electriciteit, Aardgas, Riolering en stadswarmte)
- BrancheEnergie · Netbeheer
- DomeinContract- en Leveranciersmanagement
- AanleidingTransitie SAP R3 naar S/4HANA
- UitkomstStrategie, roadmap & kostenbewust pakket-advies
Grote Vlaamse netbeheerder in de energiesector
Verantwoordelijk voor de aanleg, het beheer en het onderhoud van essentiële distributienetten in Vlaanderen. Een strategische, kapitaalintensieve organisatie met scherpe eisen aan compliance, budget en governance, én publieke aanbestedingsplicht.
De afdeling Aankoop stond op een kantelpunt. Bij de overgang van SAP R3 naar SAP S/4HANA greep de organisatie het moment om verder te kijken: is S/4HANA toereikend voor de huidige processen, welke optimalisatieslagen zijn realistisch, en past de bestaande tooling nog bij de ambitie om meer in control te zijn?
De opdrachtgever vroeg Qando om deze vragen om te zetten naar een gefundeerd strategiedocument, plus een vervolganalyse over de vraag: kan S/4HANA verrijkt worden met een bestaande enterprise procurement-suite en/of een specialist CLM-oplossing, gelet op budget en aanbestedingskader?
Contextcijfers
CLM-fragmentatie op het moment van de S/4HANA-migratie
Meer in control willen zijn en meer sturing willen geven aan de Aankoopfunctie, terwijl CATS CM-informatie versnipperd is en Leveranciersmanagement nog geen volwaardige positie heeft. Precies de combinatie die om structuur vraagt.
Digital Procurement Scan met CLM-focus
Van digitale ambitie tot business case, technologielandschap en toekomstige inrichting van CLM (met CATS CM-methodiek), gericht op strategie 2025 tot 2030.
- Scan huidige digitale maturiteit van Inkoop, Contract- en Leveranciersmanagement
- Digitale ambitie en strategie Source-to-Pay in lijn met SAP S/4HANA-programma
- Overview mogelijkheden markt plus scherpstellen scope en functionele eisen
- Advies voor de selectie en aanschaf van een toekomstbestendig CLM-systeem
- Opstellen business case, ROI en ondersteuning bij besluitvorming
- ESG-, duurzaamheids- en Gen AI-requirements meenemen voor een modern CLM-systeem
Identify · Improve · Innovate
Een gestructureerde combinatie van deskresearch, workshops en interviews, waarin de opdrachtgever van objectief inzicht naar concrete keuzes werd geleid.
IDENTIFY
- As-is analyse van CLM-processen en tooling
- Deskresearch en documentatiestudie
- Workshops met Aankoop, IT en business
- Interviews met stakeholders per CLM-rol
IMPROVE
- Digitale ambitie en doelstellingen vaststellen
- Scope en functionele eisen scherpstellen
- ESG- en duurzaamheidseisen voor CLM verwerken
- Impact op processen en organisatie in kaart brengen
INNOVATE
- Match met nieuwste technologie en marktontwikkelingen
- Roadmap 2025 tot 2030 met CLM, GenAI en ESG
- Business case, ROI en advies over pakket- en leverancierskeuze
- Aanvullende analyse enterprise-suites vs Best-of-Breed
Kostenbewust advies in plaats van pad-afhankelijkheid
Na de scan stelde de opdrachtgever een vervolgvraag: kan S/4HANA worden verrijkt met een grote enterprise procurement-suite en/of een gespecialiseerde CLM-oplossing, gegeven het budget? Wij deden de analyse en voegden er zelf een vierde piste aan toe: een Best-of-Breed light-pakket onder de EU-aanbestedingsdrempel.
Relatieve investering: totaal 3-jaars-kostenniveau
Indicatieve orde van grootte, met Best-of-Breed light als basis (1x).
Verhoudingen op basis van vergelijkbare Qando-trajecten in de Benelux, indicatief. Concrete tarieven variëren per licentiemodel, integratiescope en implementatiepartner.
Wat het inhoudt
- Implementatie 9 tot 12 maanden
- Zware druk op budget en interne resources
- Meerdere broncodes en look & feel naast elkaar
- Aanbestedingscompliance kan wringen
Wat het inhoudt
- Contractwaarde onder EU-aanbestedingsdrempel
- Lage investering, korte implementatietijd
- Volledige CLM-scope plus ESG-rapportage
- Contracteren voor 3 jaar als overbrugging
Gefundeerde beslissing binnen budget
De opdrachtgever kreeg een strategiedocument én een concreet advies dat kostenbewust én toekomstgericht is, passend bij de organisatierealiteit van budgetdruk en S/4HANA-transitie.
Digitale ambitie en strategie voor Source-to-Pay 2025 tot 2030, aansluitend op het SAP S/4HANA-programma.
Volwassenheidsmeting van CLM: Inkoop, Contract- en Leveranciersmanagement objectief in beeld.
Toekomstig technologielandschap: CLM-scope, ESG-rapportage en Generatieve AI voor CLM.
Vergelijking van pakket-scenario's: enterprise-suites vs Best-of-Breed light, inclusief functionele match en integratie-impact.
Business case en ROI voor het gekozen CLM-scenario, klaar voor besluitvorming.
High-level plan fase 2: van business case-finalisatie tot aanbesteding en voorbereiding implementatie.
Wat vond onze opdrachtgever ervan?
Structuur brengen in een complex CLM-landschap tijdens de S/4HANA-transitie.
Qando heeft ervoor gezorgd dat we door de digitale bomen het digitale bos terug zagen. Samen met ons hebben zij op een gestructureerde manier de analyse gemaakt van onze toekomstige digitale behoeften: van CLM-scope tot business case en pakket-vergelijking. Zonder overhaaste keuzes en met oog voor onze budgetrealiteit.DIRECTIE AANKOOP · GROTE VLAAMSE NETBEHEERDER (300 gemeenten) (referentie op te vragen bij Qando)
Drie redenen om met ons te werken
Bewezen aanpak in Nederland én Vlaanderen, met diepgaande kennis van CLM-tooling én van aanbestedingsrealiteit.
Digital Procurement adviesbureau voor NL en Vlaanderen
We werken zowel in Nederland als in Vlaanderen en kennen beide aanbestedingskaders, met een Can-Do mentaliteit als handelsmerk.
Diepgaande CLM-marktkennis
Van grote enterprise-suites tot specialisten en Best-of-Breed spelers: wij kennen de sterkten, zwaktes en prijskaartjes van de belangrijkste CLM-oplossingen.
Onafhankelijk advies
Geen softwareleverancier: dus altijd het klantbelang centraal. Ook als dat betekent dat we voor het lichtere, goedkopere pakket adviseren.
Herkent u deze uitdaging?
Staat u voor een S/4HANA-transitie, een CLM-selectie of een keuze tussen enterprise-suites en Best-of-Breed? Onze Digital Procurement Scan geeft u in 6 tot 8 weken een directieklaar strategiedocument met kostenbewust advies, business case en shortlist.