Het inkopen en contracteren van AI

Veel organisaties gebruiken inmiddels Copilot. Daar is vaak niet echt een inkooptraject aan vooraf gegaan. Toch zal de komende tijd het inkopen en contracteren van AI op de agenda staan van veel inkoopprofessionals.

We verwachten dat organisaties veel bewuster een keuze gaan maken voor de betaalde versie van Copilot, ChatGPT, Gemini of Claude. Hiervoor is een professioneel inkooptraject een must.

Daarnaast is AI inmiddels in vrijwel elke inkoopsoftwareselectie traject ook een belangrijk onderwerp. Niet als optie die je kunt overslaan, maar als functie die je meeneemt bij een SaaS-verlenging, bij de keuze voor een nieuw Source-to-Pay of contractmanagement systeem.

Daarnaast kan een inkooptraject nodig zijn als andere afdelingen in je organisatie behoefte hebben aan een AI tool, een LLM of als AI agent die straks zelfstandig taken uitvoert. De meeste inkopers pakken dat aan als een standaard SaaS inkooptraject.

Maar AI werkt anders: het product verandert met elke taalmodelupdate zonder jouw goedkeuring, de prijs hangt af van gebruik in tokens naast de standaard user licenties, en een SLA voor een (LLM)-systeem dat probabilistisch werkt vraagt andere afspraken dan een uptime-garantie.

Deze training legt de basis voor een AI-inkoopproces. Je leert een Programma van Eisen opstellen dat AI-specifieke eisen afdekt. Daarnaast gaan we in op hoe je leveranciers beoordeelt op criteria die bij AI tellen en contractuele afspraken maken over datagebruik, modelwijzigingen en aansprakelijkheid.

Compliance met de EU AI Act is een belangrijk onderdeel van dit AI-inkoopproces, niet een bijzaak.

Tot slot leer je ook hoe je AI als instrument inzet om dit inkoopproces zelf sneller en scherper te doorlopen.

De training is een praktische dagtraining opgebouwd rond concrete inkoopscenario's. Je vertrekt met een inkoopkader dat direct toepasbaar is, zonder dat je technische of juridische specialist hoeft te zijn.

"Wie AI inkoopt als standaard SaaS oplossing, koopt de verkeerde zekerheid. Wie het aanpakt als een specifieke subcategorie, is in control."

Opgesteld voor jou

De training is voor inkopers die AI inkopen, bewust of niet. Ingebouwde AI in een SaaS-verlenging, een losstaand AI-platform dat je organisatie aanschaft, of een AI-agent die straks zelfstandig taken uitvoert: elk scenario stelt andere inkoopvragen. Wat ze gemeen hebben, zijn de uitdagingen: variabele kosten, updates zonder jouw goedkeuring, en compliance-verplichtingen die bij standaard SaaS nooit speelden.
Je leert wat AI-inkoop fundamenteel anders maakt dan SaaS-inkoop. Tokengebaseerde prijsmodellen, modelupdateclausules, dataverwerking in AI-services, EU AI Act-compliance: je weet wat het is, waarom het telt, en hoe je het terugbrengt in je Programma van Eisen en contractuele afspraken.
Je bouwt een inkoopproces op dat werkt voor alle drie de AI-vormen, van behoefteanalyse en evaluatie tot contractering en governance. Het resultaat is een inkoopkader dat je direct meeneemt.
Basiskennis van AI-tools is handig maar geen vereiste. Geen technische achtergrond nodig. De training vertrekt vanuit het inkoopperspectief en bouwt stap voor stap op, van achtergrond tot toepassing in je eigen inkoopproces.

Optimaal AI inkopen

Concreet AI inkopen begint met helder weten wat je nodig hebt. In deze training leer je hoe je AI-oplossingen en toevoegingen evalueert en selecteert; van voorbereiding tot contractering. Naarmate je dieper ingaat op specificaties, commerciele voorwaarde en compliance, groeit ook je onderhandelingspostitie. Hoe beter je weet wat je wil, hoe sterker je staat.

Je start met het bepalen van je behoefteprofiel: welk probleem wil je met AI oplossen, welke data is daarvoor nodig, en welke eisen stelt dat aan verwerking en beveiliging. Dit voorkomt dat je inkoopt op basis van wat leveranciers aanbieden in plaats van wat jouw organisatie nodig heeft.
Je leert evalueren op wat bij AI telt, niet op de kenmerken die leveranciers benadrukken. Tokengebaseerde prijzen, private versus gedeelde modellen, update-frequentie, vendor lock-in: je weet wat het inhoudt en hoe je het weegt.
Je stelt een Programma van Eisen op met AI-specifieke requirements, maakt contractuele afspraken over dataverwerking, modelwijzigingen en aansprakelijkheid, en richt governance in als doorlopend beheerproces.

Zet AI in voor het inkopen van AI

AI-kopen en AI-inzetten zijn twee verschillende dingen, maar ze sluiten elkaar niet uit. Na de theorie en de inkoop-frameworks laat de training je zien hoe AI je bij dit specifieke inkoopproces kan ondersteunen. Niet als verdieping in AI-gebruik: je krijgt kant-en-klare prompt-frameworks die je meeneemt en direct toepast.

Behoefteanalyse en Programma van Eisen
Voordat je een AI-product evalueert, moet je scherp hebben wat je organisatie nodig heeft. De bijgeleverde prompt-frameworks helpen je behoefteanalyse te structureren, de juiste vragen aan stakeholders te stellen, en dat te vertalen naar AI-specifieke eisen in je Programma van Eisen.
Vendorevaluatie
Bij het vergelijken van AI-leveranciers spelen criteria een rol die bij SaaS nooit speelden. De AI-hulpmiddelen ondersteunen je in het opbouwen van een evaluatiematrix op basis van jouw eisen, en helpen je offertes objectief naast elkaar te leggen.
Contractcheck en compliance
AI kan een contract systematisch doorlopen op volledigheid: zijn de afspraken over dataverwerking, modelupdates en aansprakelijkheid geborgd? Voldoet het aan de relevante EU AI Act-vereisten? De bijgeleverde frameworks geven je een startpunt voor deze review, ook zonder juridische achtergrond.

Inhoud van de training

Waarom AI-inkoop fundamenteel verschilt van SaaS-inkoop: de drie scenario's en wat ze van je vragen
Ingebouwde AI en losstaande tools: hoe je evalueert, vergelijkt en een pilotaanpak opzet
Programma van Eisen voor AI: Hoe verschilt dit met SaaS-inkopen
Commercieel en contractueel: tokengebaseerde prijsmodellen, SLA's, modelupdateclausules en databepalingen
Risico en compliance: EU AI Act, beveiliging, vendor lock-in en wat dit vraagt van jouw inkoopproces
Jouw AI-inkoopkader: je bouwt een werkend kader en oefent met AI-ondersteunde tools voor elke fase. Direct toepasbaar.

Verschil tussen inkopen van AI en SaaS

Je herkent de drie vormen van AI in je inkoopportfolio: Ingebouwde AI in SaaS, losstaande tools en Agents. Je weet elk wat elk scenario en laat je niet meer verassen door de leveranciers.
Een Programma van Eisen opstellen dat AI meeneemt

Je bouwt een PvE op met AI-specifieke vereisten die bij standaard SaaS nooit speelden: tokengebasseerde prijsmodellen, data-handling, modelupdate-impact, private versus gedeelde modellen. Zo koop je in op basis van jouw behoefte, niet op wat de leveranciers aanbieden.
AI-leveranciers objectief evalueren

Je weet op welke criteria AI-leveranciers écht van elkaar verschillen en hoe je offertes naast elkaar legt op die criteria, zoals tokenprijs, update-frequentie, vendor lock-in, beveiligingscertificering. Je weegt wat telt in plaats van de leveranciers benadrukken.

Contractuele afspraken maken die bij AI passen

Je stelt contractbepalingen op voor contractduur, datagebruik, modelwijzigingen en aansprakelijkheid. Je weet wat een SLA voor een probabilistisch systeem anders maakt dan standaard uptime-garantie en hoe je dit terugbrengt in de onderhandeling.
EU AI Act-compliance integreren in je inkoopproces

Je begrijpt wat de EU AI Act van je vraagt als inkoper, kunt risicocategorieën toepassen op de AI-systemen die je inkoopt, en borgt compliance als een vast onderdeel van je inkoopproces in plaats van als bijzaak achteraf.
AI-agents inkopen

Je begrijpt van Agentic AI is en wat het betekent als je een systeem inkoopt dat zelfstandig taken uitvoert. Je leert welke contractuele vragen dit opwerpt; taakomschrijving, aansprakelijkheid bij autonome acties en scopeafbakening, en hoe je dit terugbrengt in je PvE en inkoopproces.

Hoe zet je AI in bij het inkopen van AI?

Naast de inkoopkaders voor het inkopen van AI, leer je ook hoe je deze kaders met interview-prompt frameworks inzet bij elke fase van je inkoopproces. De frameworks zijn opgezet als gestructureerde interviews: je geeft AI het inkoopkader als context mee, AI stelt jou gerichte vragen om jouw situatie te doorgronden, en levert op basis van jouw antwoorden de output. Niet als vervanging van je oordeel, maar als hulpmiddel dat het werk grondig en consistent maakt. Deze prompts zijn onderdeel van het trainingsmateriaal je neemt ze mee en kan ze direct toepassen op je eigen inkoopvraagstukken.

Het inkopen en contracteren van AI

Wat kun je na deze training?

Verschil tussen inkopen van AI en SaaS

Een Programma van Eisen opstellen dat AI meeneemt

AI-leveranciers objectief evalueren

Contractuele afspraken maken die bij AI passen

EU AI Act-compliance integreren in je inkoopproces

AI-agents inkopen

Hoe zet je AI in bij het inkopen van AI?

Behoefteanalyse structureren

Programma van Eisen opstellen AI

AI-leveranciers vergelijken

EU AI act compliance check

Neem contact op

Vragen over onze AI-trainingen of advies nodig over de beste keuze voor jouw team? We helpen je graag verder.