Hoe (be)stuurt u een inkooporganisatie?

juli 26, 2017

In vijf stappen naar succes!

Continu verbeteren is iets waar iedere inkooporganisatie naar streeft. De vraag is hoe u dit realiseert? Hoe zorgt u voor heldere doelstellingen die breed gedragen worden onder de medewerkers? Welke afspraken maakt u en op welke wijze bespreekt u deze in het team? Aan welke knoppen kan u gedurende het jaar draaien om de doelstellingen te behalen? In dit artikel wordt beschreven hoe u in vijf stappen invulling geeft aan continue verbetering middels inkoop performance management.

1. Strategie

Er dient helderheid te zijn over de doelen van de organisatie en daaruit voortvloeiend de doelen van inkoop. Kortom, wat is de missie en de visie van inkoop en hoe sluit deze aan bij de doelen van het bedrijf? Deze doelen dienen vervolgens vertaald te worden naar de verschillende inkoop/category teams, zodat er een duidelijk beeld is wat er van hen verwacht wordt.

2. Sturingsmodel

Een veelgebruikt sturingsmodel om de missie en visie te operationaliseren is de Balanced Scorecard (BSC) welke is ontwikkeld door Kaplan en Norton (1992). De kracht van de BSC is dat het de essentie van de onderneming/afdeling samenbrengt in één scorecard. In de BSC wordt gesproken over vier perspectieven; Financieel perspectief, Afnemersperspectief, Interne processenperspectief en Leer- en groeiperspectief.

Gezien vanuit een inkoopafdeling is het belangrijk hieraan één perspectief toe te voegen, namelijk het leveranciersperspectief. Dit is namelijk een van de voornaamste zaken waar een inkoopafdeling zich dagelijks mee bezig houdt. Voor het afnemersperspectief wordt hier voor de inkoopafdeling de interne klant bedoeld. Het is daarnaast belangrijk om te kijken naar de relaties tussen deze perspectieven.

Voorbeelddashboard

 

Afbeelding 1: Voorbeeld dashboard (fictieve data)

Deze relaties kunnen inzichtelijk gemaakt worden middels input, throughput en output in een inkoopproces. In onderstaand figuur is bovenstaande relatie uitgewerkt voor het financiële perspectief. Input is in dit voorbeeld de ‘spend under management’, troughput zijn de initiatieven die worden geïnitieerd na analyse van de spend, deze initiatieven leiden uiteindelijk tot output in de vorm van besparingen.

Andere voorbeelden van input zijn: capaciteit van inkoopmedewerkers, kwaliteit van het leveranciersbestand, spend under management. Bij throughput gaat het om zaken als: Source2Contract, Purchase2Pay en initiatieven management. Output is in dit geval: waarde creatie, klanttevredenheid en goede leveranciersrelaties. Door de relaties inzichtelijk te maken, wordt duidelijk aan welke knoppen gedurende het jaar gedraaid kan worden om de uiteindelijke doelstellingen te realiseren.

3. Targetsetting

Het is gebruikelijk om Key Performance Indicators (KPI’s) te verbinden aan de genoemde voorbeelden; aan deze KPI’s dienen targets verbonden te worden. Deze doelen dienen realistisch en ambitieus te zijn. Idealiter komen de inkoopprofessionals zelf met een voorstel voor deze targets, deze dienen vervolgens door de MT leden te worden gechallenged. Dit proces dient vroegtijdig gestart te worden zodat bij de start van het nieuwe jaar de targets bekend zijn. Deze targets kunnen als input fungeren voor de jaarplannen van de inkoper.

4. Procurement Intelligence – het brein van inkoop

Middels de juiste business intelligence tool zullen de performance indicatoren (idealiter) met realtime data inzichtelijk moeten zijn voor alle medewerkers van de Inkoopafdeling. Hierbij is het van groot belang dat de data betrouwbaar is en op een goede wijze visueel wordt weergegeven. Dan kan de discussie gevoerd worden over de relevante zaken, de zaken die er echt toe doen en toegevoegde waarde leveren.

5. Prestatiedialoog

Ook al staat er nog zo’n goede informatievoorziening, het zijn uiteindelijk wel de teamleiders en inkopers die er daadwerkelijk mee aan de slag moeten gaan. Om de doelen van een inkooporganisatie te verwezenlijken, dient er daarom een goede dialoog gevoerd te worden.

Aan de hand van het sturingsmodel en de KPI’s dient er op teamniveau een maandelijks gesprek gevoerd te worden; dit betreft de prestatiedialoog. De prestatiedialoog is een gestructureerd gesprek met het team over resultaten, doelstellingen en hoe deze bereikt worden. Het doel hiervan is verbetering van de prestaties door:

  • Te leren van prestaties uit het verleden;
  • Ervaringen en suggesties voor verbeteringen te delen met collega’s;
  • Afspraken te maken over welke verbeteracties door wie genomen worden;
  • Proactief te zijn door samen vooruit te kijken en eigenaarschap te versterken.

De intentie van de prestatiedialoog is om focus te creëren, met elkaar in gesprek te zijn over prestaties, de opvolging van ideeën en acties te faciliteren, te leren van elkaars ervaringen, oorzaken van problemen herkennen, hulp te kunnen vragen en ondersteuning te bieden in het realiseren van klantwaarde. Dit alles in een korte en dynamische setting.

Lessons learned

In samenwerking met één van de klanten van Qando is het bovenstaande stappenplan doorlopen. Hieruit komen de volgende lessons learned:

  • Betrek de inkopers tijdig bij het definiëren van de KPI’s en de bijbehorende targets; wanneer ze zich niet herkennen in de KPI’s en targets zullen ze ook geen effort in steken om deze te realiseren
  • Wees zeker dat de data 100% betrouwbaar is en laat anders niets zien. Dit voorkomt onnodige tijdrovende discussies.
  • Management moet uitdragen dat ze het belangrijk vinden, anders zal er geen focus liggen op performance management.
  • Start tijdig (november) met het formuleren van de doelstellingen voor het nieuwe jaar. Zo is aan het begin van het jaar duidelijk wat er van iedereen binnen de inkooporganisatie verwacht wordt.
  • Zorg dat er niet te veel KPI’s zijn. Hierdoor verliest men de focus.
  • Pas data niet handmatig aan; naast dat dit onnodige fouten veroorzaakt, ziet niemand wat er echt fout gaat en zal het lerende effect achterwege blijven.
  • Zorg dat er altijd iemand verantwoordelijk is voor een KPI. Dit vergroot het eigenaarschap binnen het inkoopteam.
  • Zorg dat de inkoper altijd kan beschikken over de onderliggende data; op deze wijze snapt de inkoper hoe de KPI is opgebouwd en kan hier beter op gestuurd worden.
  • Iedereen die deelneemt aan de prestatiedialoog dient goed voorbereid te zijn, zo kan er een kort en effectief overleg gevoerd worden.

Heeft u hulp nodig bij het inrichten of verbeteren van inkoop performance management binnen uw organisatie? Neemt u dan gerust, en geheel vrijblijvend, contact op met Qando.

Chris Voorburg

Geschreven door Chris Voorburg

Qando | Medior Consultant