Blogs

Samenvatting van het afstudeeronderzoek van Jasper van de Veerdonk bij Qando. In januari 2018 is hij succesvol afgestudeerd met een 7,5 aan de Universiteit van Tilburg. Naast literatuuronderzoek, heeft hij input verzameld middels 10 interviews bij relaties van Qando.

Het gebruik van inkoopsoftware is de toekomst voor elke professionele inkooporganisatie. Hierbij is een volledige adoptie gewenst omdat er sprake is van substantiële investerings- en onderhoudskosten; dan wil je ook een hoog rendement, toch?

Staat uw organisatie binnenkort voor de uitdaging om inkoopsoftware te implementeren? Of heeft u inkoopsoftware geïmplementeerd maar valt de adoptie tegen? Dan geeft deze blog relevante informatie om deze uitdaging voorbereid tegemoet te gaan.

Drivers van adoptie

Voorgaand onderzoek^1,2 heeft ons geleerd dat er meerdere drivers zijn die impact hebben op de adoptie van inkoopsoftware. Dat zijn de volgende zes drivers:

• Voorbeeldgedrag van leiders binnen de organisatie; wanneer leiders inkoopsoftware omarmen zal dit een positief effect hebben op de adoptie;
• De mate van intuïtiviteit van het gebruik van de inkoopsoftware;
• De relevantie van de inkoopsoftware met betrekking tot de werkzaamheden van de gebruiker;
• In hoeverre er binnen de organisatie positief over inkoopsoftware gesproken wordt (het imago);
• De gebruiker ervaart voordelen van de inkoopsoftware, hiervoor is een duidelijke terugkoppeling van de resultaten vereist;
• Gebruikers zijn goed getraind en zijn bekend met de functionaliteiten van de inkoopsoftware.

Het afstudeeronderzoek ‘The influence of procurement software adoption on the procurement department’s performance’  bevestigt dat bovenstaande drivers invloed hebben op de adoptie van inkoopsoftware. Daarnaast zijn er nog een drietal extra drivers gevonden:

• De situatie van de organisatie;
• De bereidheid van de gebruiker;
• De capaciteit van de gebruiker.

Situatie van de organisatie

De mate van adoptie van inkoopsoftware is sterk afhankelijk van de situatie vóór de implementatie. Organisaties die voor het implementeren van nieuwe inkoopsoftware reeds gebruik maakten van gelijksoortige inkoopsoftware ervaren duidelijk minder adoptieproblematiek. Organisaties die voor de implementatie werkten zonder inkoopsoftware, lopen tegen aanzienlijk meer problemen aan tijdens de implementatie. Hieronder staat een quote van een respondent uit het afstudeeeronderzoek die tot de verbeelding spreekt.

“het gaat vaak om het niet gebruiken van inkoopsoftware. Een RFP kan je bijvoorbeeld uitzetten via inkoopsoftware maar je zou hem ook kunnen uitzetten via e-mail, telefoon of een brief. Ik zie niet dat wij nu een competitie hebben van andere tools; nee, het is meer een competitie met de old way of working"

Het is daarom van belang om als organisatie helder te krijgen wat de huidige situatie is alvorens te starten met het implementeren van nieuwe inkoopsoftware.

Bereidheid

Tijdens de implementatie van inkoopsoftware heeft men over het algemeen te maken met weerstand tegen verandering. Hiervoor is het van belang om gebruikers met weerstand vooraf te identificeren en te weten hoe hierop correct kan worden geanticipeerd. Uit het afstudeeronderzoek volgt bijvoorbeeld dat mensen boven de vijftig vaker een uitdaging vormen bij het adopteren van nieuwe inkoopsoftware. Ze zijn minder gemotiveerd om nieuwe vaardigheden aan te leren, en dit geldt ook voor het gebruik van nieuwe inkoopsoftware.

Daarnaast valt de rol van leidinggevenden op; zij noemen tijdsgebrek vaak als oorzaak voor het niet gebruiken van inkoopsoftware. Dit staat haaks op de voorbeeldfunctie die een leidinggevende in een organisatie zou moeten vervullen. Het is dan ook belangrijk om hen te stimuleren in het gebruik van inkoopsoftware.

De sleutel tot het overtuigen van deze medewerkers ligt dan ook in de sociale variabelen, hiermee wordt gedoeld op het imago van de inkoopsoftware en het voorbeeldgedrag van leidinggevende. Volgens huidige theorieën³ worden sociale variabelen belangrijker naarmate de leeftijd stijgt.

Capaciteit

Indien mensen gestimuleerd worden om inkoopsoftware te gebruiken, is het ook van belang dat mensen de capaciteit hebben om ermee te werken. Inkoopsoftware wordt vaak bestempeld als complex en niet intuïtief, wat leidt tot een intensieve opleidingsprocedure met veel gebruikersuren die ervoor moeten zorgen dat mensen capabel worden in het hanteren van de inkoopsoftware. De volgende "probleemgroepen" kunnen worden geïdentificeerd:

• Mensen die na de implementatieperiode nieuw de organisatie zijn binnen gekomen;
• Mensen die niet op frequente basis in het systeem werken;
• Mensen in de leeftijdsgroep van vijftig jaar of ouder.

Mensen die na de implementatieperiode de organisatie binnenkomen, missen de kennis met betrekking tot de inkoopsoftware die op een eerder moment is opgedaan door de huidige medewerkers. Het is dan ook noodzakelijk om een training/ e-learning onderdeel te maken van het inwerkprogramma van een nieuwe medewerker.

Daarnaast zijn er medewerkers die niet frequent met de inkoopsoftware werken. Dit leidt tot een lagere leercurve waardoor men eerder geneigd is de inkoopsoftware niet of foutief te hanteren. Voor deze uitdaging zijn er twee mogelijke maatregelen: (1) het gebruik van de inkoopsoftware te centraliseren, dan is de noodzaak voor het leren van inkoopsoftware bij deze personen weggenomen; (2) deze mensen juist verantwoordelijk maken voor een correct gebruik van inkoopsoftware, in dit geval is wel een goede ondersteuning vereist.

Mensen boven de vijftig jaar hebben vaak meer tijd en aandacht nodig om de inkoopsoftware te leren gebruiken. Hiervoor wordt geadviseerd om persoonlijke leertrajecten aan te bieden, bijvoorbeeld training on the job. Deze manier van leren wordt als effectiever ervaren doordat de leerervaring dichter bij de praktijk ligt dan bij klassikale trainingen.

Kritieke succesfactoren voor de adoptie van inkoopsoftware

Om tot een zo hoog mogelijke adoptie te komen, is het belangrijk om de situatie goed te analyseren. Hierdoor kan de grootte en impact van het in het gebruik nemen van nieuwe inkoopsoftware beter in kaart worden gebracht, wat leidt tot een hogere kans op een succesvolle afronding van het verandertraject. Ook is het van belang om ervoor te zorgen dat iedere participant in het verandertraject bereid is om mee te werken aan de overgang naar de nieuwe inkoopsoftware. Hierbij dient extra aandacht te worden besteed aan leidinggevenden en werknemers in de leeftijdsgroep van 50 jaar en ouder. Als laatste is het van belang om al de mensen die bereid zijn om te veranderen voldoende begeleiding te geven zodat de verandering in goede banen kan worden geleid.

Het afstudeeronderzoek van Jasper leverde goede inzichten voor het Qando inkoopsoftware-onderzoek 2018. Wilt u hieraan mee doen? Het kost u ca. 15 minuten en als beloning krijgt u een benchmarkrapportage voor uw organisatie én u maakt zelf kans op een dinerbon van € 100.

¹ Technology acceptance model 2 (Davis & Venkatesh, 2000)
² UTAUT (Venkatesh, Morris, Davis, & Davis, 2003)
³ UTAUT (Venkatesh, Morris, Davis, & Davis, 2003)