Voldoet Purchase-to-Pay software bij u wel aan de verwachtingen?

juli 3, 2020

De huidige en komende generaties zijn opgegroeid als digital natives. Voor hen is het aanschaffen van goederen en/of diensten via het internet de normaalste zaak van de wereld. Ze zijn dan ook gewend aan de “bol.com ervaring” en verwachten dit ook van bedrijfssoftware. Wanneer gekeken wordt naar de huidige status van het aanvraag tot betalingsproces (ook wel Purchase-to-Pay, hierna P2P genoemd) en bijbehorende P2P software binnen bedrijven, blijkt dit niet te voldoen aan de verwachtingen van de eindgebruikers. Zo heeft men te maken met een verouderde user interface en is de software die ingezet wordt om dit proces te ondersteunen vaak niet intuïtief genoeg (AT Kearney, 2019)*, NITO (Qando, 2019). Dit is opvallend, gezien het P2P proces dwars door veel bedrijfsprocessen heen loopt en hierdoor veel gebruikers heeft binnen organisaties. Immers, bijna iedereen doet zaken met leveranciers en deze willen uiteindelijk uiteraard betaald worden voor door hen geleverde goederen en/of diensten.

Daarnaast worden binnen het P2P proces nog veel zaken handmatig uitgevoerd. Denk hierbij aan het handmatig omzetten van aanvragen naar inkooporders, het inscannen en per email versturen van orders naar de leverancier en handmatige matching van inkooporders. Dit zijn processtappen die in zijn geheel geautomatiseerd kunnen worden.

Nu vastgesteld is dat er veel verbeter potentieel is rondom het P2P proces en de ondersteunende software, is het geen verrassing dat investeren in inkooptechnologie en het automatiseren van inkoopprocessen hoog op de agenda van CPO’s staat. Dit wordt onderschreven in onderzoeksrapporten van o.a. McKinsey**, Gartner*** en Deloitte****.

Om over te gaan tot aanschaf van nieuwe software dient duidelijk te zijn wat P2P nu precies behelst, wat de uitdagingen zijn binnen dit proces, hoe je komt tot een goede keuze voor een P2P softwareprovider, waaraan gedacht moet worden bij de implementatie, wat de nieuwste ontwikkelingen zijn op het gebied van P2P en op welke KPI’s gestuurd zal moeten worden. Bovenstaande vraagstukken zullen we middels een reeks van artikelen beantwoorden. In een reeks van negen artikelen, nemen we u mee in de wereld van P2P. Dit zullen we doen op basis van de door ons opgedane kennis en ervaring middels implementaties aangevuld met bevindingen van toonaangevende onderzoeksbureaus.

  1. Wat levert een goed ingericht P2P proces en P2P systeem eigenlijk op?
  2. Purchase-to-Pay in een vogelvlucht
  3. Purchase-to-Pay | Uitdagingen & oplossingen
  4. Essentieel voor een goed werkend P2P-proces: de kanalenstrategie
  5. Geschikte Purchase-to-Pay oplossing voor uw organisatie
  6. Uitdagingen en learnings bij een Purchase-to-Pay implementatie
  7. Welke KPI’s gebruik ik om de P2P organisatie te (be)sturen
  8. P2P; the future is now
  9. NO PO – NO PAY


*source: the future of procurement technology: Mediocrity is no longer acceptable
**source: Digital procurement: For lasting value, go broad and deep
***source: Procure-to-Pay Software, Worldwide, 2017-2022
****source: CPO Deloitte CPO Study 2019

Chris Voorburg

Geschreven door Chris Voorburg

Qando | Senior Consultant